Factures impayées : tout savoir sur les délais et relances

Découvrez l’ensemble des informations utiles concernant les factures impayées, ainsi que les meilleurs outils pour vous aider à gérer les relances.

Certains outils vous permettent de gérer automatiquement vos relances de factures impayées. © ijeab - stock.adobe.com

L’art de la relance, dans le cadre de factures impayées, nécessite d’être à la fois méthodique et diplomate. Pour vous aider à préserver vos bonnes relations client, tout en limitant le délai des impayés, nous avons listé l’ensemble des informations principales sur les délais et les relances.

Quand relancer une facture impayée ?

Selon l’article L.441-6 du code du commerce, le délai maximum de paiement entre 2 entreprises, à compter de la date de réception des marchandises ou de la réalisation de la prestation, est de 30 jours. Néanmoins, certains cas spécifiques sont prévus par l’article :

Les parties peuvent se mettre d’accord et pousser le délai à 60 jours au maximum, à compter de la date d’émission de la facture,
Les parties peuvent se mettre d’accord et pousser le délai à 45 jours au maximum, à compter de la fin du mois d’émission de la facture,
Pour les factures périodiques, le délai est de 45 jours à compter de la date d’émission,
Si la deadline tombe sur un week-end ou un jour férié, le paiement doit être anticipé pour arriver en temps et en heure (fermeture des banques, pas de courrier…),
Les établissements publics de santé (hôpitaux) disposent d’un délai de 50 jours maximum pour procéder au règlement de leurs factures.

À noter que c’est le contrat liant le client au prestataire qui détermine les délais et les modes de paiement négociés. Il précise également les éventuelles conditions (versement d’un acompte, paiement d’une partie de la somme à une date précise…) et pénalités en cas de retard de paiement injustifié. Passé ces délais, vous pouvez entamer les démarches pour relancer vos factures impayées.

Les étapes pour relancer une facture impayée

Dans un premier temps, la meilleure solution en cas de facture impayée reste d’essayer de trouver une solution à l’amiable, en contactant le client par téléphone par exemple. Il s’agit parfois d’un simple oubli de la part du client.

La lettre de relance

Si toutefois cette relance amiable n’aboutit pas, vous pouvez envisager l’envoi d’une lettre de relance de facture impayée à votre client. Elle a pour but de rappeler à votre client qu’il doit vous payer au plus vite, et qu’à défaut de règlement, une procédure de mise en demeure, puis une procédure judiciaire pourront être mises en œuvre. À noter que cette lettre n’est pas obligatoire pour pouvoir agir en justice. Néanmoins, il est important de tenter de maintenir de bonnes relations d’affaires avec votre client, et cette lettre peut parfois suffire à obtenir le paiement attendu.

Il existe des logiciels de facturation qui permettent de faciliter la gestion des factures impayées. Ces derniers proposent des fonctionnalités d’envoi de factures, de rappel de paiement ou encore de calendrier de versement.

Les meilleurs outils de facturation

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Dans le cas où les relances ne suffiraient pas, il est possible de mettre en place des actions plus poussées comme une mise en demeure pour facture impayée, voire une procédure de recouvrement de créances. Attention, pour obtenir gain de cause, il est obligatoire de pouvoir prouver :

L’engagement du débiteur (avec un bon de commande, un devis ou un contrat par exemple),
La livraison conforme ou la réalisation de l’ensemble des prestations,
La créance exigible.

La mise en demeure

Il s’agit de la dernière étape avant les actions judiciaires. La mise en demeure pour facture impayée consiste à envoyer une lettre recommandée qui notifie officiellement à votre client un dernier délai pour régler sa facture. Elle permet de constater l’état d’impayé et le retard de paiement. N’oubliez pas que cette lettre doit respecter des règles de formes précises, et comporte certaines mentions obligatoires. Sachez également que vous êtes en droit d’exiger des indemnités de retard dès le premier jour de retard après l’échéance de la facture.

Il est possible de faire rédiger votre mise en demeure par des professionnels du droit (cabinets de recouvrement, avocats ou encore huissiers de justice) pour y inclure des notions juridiques et exprimer pleinement votre détermination.

Les actions judiciaires

Si malgré toutes les relances précédentes, vous n’arrivez pas à obtenir le paiement de la part de votre client, voici la liste des recours judiciaires possibles :

Le recouvrement judiciaire : le but de cette procédure est d’obtenir un titre exécutoire, qui va vous permettre de forcer votre client à rembourser la somme qu’il vous doit. Vous pouvez passer par un huissier de justice pour faire saisir les biens de votre client et obtenir le paiement, mais attention, face à une personne insolvable, vous risquez de payer des frais de justice. Pour éviter cette situation, demandez au juge de l’exécution du tribunal de grande instance une mesure conservatoire pour obtenir gain de cause.
La requête d’injonction de payer : il s’agit d’une méthode rapide et relativement peu coûteuse, prévue pour les impayés d’un faible montant. Elle a pour but de demander au juge de forcer votre client à vous payer.
Le référé-provision : prévue pour percevoir rapidement une partie des sommes que votre client vous doit, cette procédure vous permet d’obtenir une « provision ». Le client sera ainsi convoqué au tribunal dans le mois, et vous devrez prouver qu’il vous doit bien la somme réclamée.
L’assignation en paiement : cette méthode est un procès classique, relativement long et coûteux, qui peut intervenir après l’injonction de payer et le référé-position, lorsque le client conteste les décisions et la facture. Vous êtes en droit de demander des dommages et intérêts lors de l’assignation en paiement. Attention, il est conseillé d’être accompagné par un avocat pour ce type de procédure.
L’intervention d’un huissier de justice : l’huissier de justice est celui qui fait exécuter les décisions. Il pourra ainsi effectuer des saisies (de biens, de salaire, sur le compte bancaire…).