Étude : état des lieux de l’organisation du travail et solutions pour gagner en efficacité

La pandémie a généré des changements notoires au sein de l’organisation de travail. Asana, spécialiste de la gestion de projet, dévoile une étude sur l’anatomie du travail en 2022 et la nécessité de passer à une organisation agile. Pour identifier et évaluer les changements qui se sont opérés, une analyse du comportement de plus de 10 000 travailleurs de la connaissance a été effectuée, dans le monde entier, dont 1501 en France.

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Optimiser la productivité annuelle

En 2022, les employés consacrent 15 % de temps en plus au travail qualifié, mais près de 7 % de temps en moins à la stratégie. Pour les entreprises agiles, l’un des principaux défis est : la gestion efficace des tâches d’organisation. Elles doivent ainsi se concentrer sur :

• La clarification des processus : les employés passent à côté de 25 % des échéances (contre 30 % en 2021). 22 % d’entre eux pointent du doigt le manque de clarté des processus, tandis que 21% soulignent l’excès de réunions superflues.
• La réduction des réunions peu productives : sur une année, l’étude estime que 141 heures sont consacrées aux réunions superflues (contre 160 heures en 2020). Les employés français sont ceux qui perdent le plus de temps en réunions et appels superflus, à hauteur de 2,9 heures par semaine. 50 % des répondants affirment faire plusieurs choses à la fois pendant une réunion en ligne et donc passer à côté d’actions clés.

Cadrer le travail hybride

La gestion du travail hybride est un défi de taille pour les entreprises agiles. Tandis que 58 % des employés français affirment préférer un mode de travail mêlant présentiel et distanciel, 37 % déplorent ne pas savoir quand commencent et terminent leurs journées de travail, surtout lorsqu’ils sont en télétravail. D’autre part, 44 % des employés déclarent se sentir plus isolés lorsqu’ils travaillent à distance.

Pour Sahar Yousef, chercheuse en neurosciences cognitives, le travail hybride doit être bien encadré par les managers et les entreprises. Pour cela, il convient de :

• Établir des règles pour l’organisation des réunions et définir quand celles-ci sont préférables à d’autres formes de communication,
• Encourager les équipes à désactiver les notifications pour réduire les distractions et leur permettre de travailler sur une tâche à la fois,
• Donner des heures de travail précises à vos employés,
• Synchroniser les journées de travail au bureau et en distanciel en tirant parti de chaque environnement,
• Organiser des événements virtuels pour créer du lien entre les employés.

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Limiter la distraction

En 2022, les employés utilisent en moyenne 9 applications au quotidien (contre 10 en 2021). Cette configuration entraîne un nombre plus élevé de tâches d’organisation pour les managers et employés qui ont tendance à passer de l’une à l’autre tout au long de leur journée.

Afin de limiter les changements d’environnement, les entreprises agiles doivent :

• S’appuyer sur des intégrations conçues pour fluidifier le fonctionnement des écosystèmes techniques d’entreprise,
• Permettre aux employés de bloquer des créneaux dans leur emploi du temps pour se concentrer sur leur travail,
• Opter pour une plateforme de gestion du travail qui permet de relier applications et outils professionnels,
• Mettre en place des équipes transverses qui pourront collaborer sans être ralenties par des tâches d’organisation.

Réconcilier bien-être et travail

Selon l’étude, 40 % des employés sont victimes à la fois de burnout et du syndrome de l’imposteur. Ces états ont pour effet de créer un manque de visibilité sur leur travail, ils se sentent assaillis par les notifications et croulent sous le poids des heures de réunion. Pour lutter contre ces phénomènes, il incombe aux entreprises d’opérer un changement structurel afin de permettre aux équipes de collaborer à la création de processus globaux. Ainsi, 23 % des employés ayant souffert du syndrome de l’imposteur, affirment que des processus plus clairs contribueraient à atténuer les effets, et 21 % estiment que plus de clarté sur les objectifs organisationnels est nécessaire.

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