Écrans en entreprise : usages et bonnes pratiques pour la communication interne

Dans beaucoup d’entreprises, la communication interne passe surtout par l’email, l’intranet et les messageries collaboratives. Ces outils conviennent aux salariés qui travaillent devant un ordinateur. Ils touchent beaucoup moins les opérateurs de production, les préparateurs de commandes, les agents d’accueil ou les équipes en magasin et en agence, qui passent leur journée sans poste informatique. Pour informer ces salariés, de plus en plus d’entreprises installent des écrans dans leurs locaux et les intègrent à leur communication interne. Des éditeurs comme Cenareo, entreprise française basée près de Toulouse, proposent des plateformes pour gérer ces écrans à distance et adapter les messages à chaque site. Voici comment en tirer parti.

Actualités, RH, sécurité, accueil… ce que diffusent les écrans en entreprise

Un écran placé dans un lieu de passage touche tous ceux qui s’y arrêtent, sans connexion ni application à ouvrir. Hall d’entrée, cafétéria, salle de pause, entrée d’atelier ou zone d’attente, les emplacements varient selon les sites. Ils s’adaptent à de nombreux types de communications :

• Actualités internes : l’écran présente en quelques lignes une nomination, l’arrivée d’un nouveau client ou l’ouverture d’un site. Il renvoie vers l’intranet pour le détail.
• Informations RH : l’entreprise rappelle les échéances qui concernent tous les salariés, comme la campagne d’entretiens annuels, la date limite de pose des congés ou les élections du CSE. Elle peut aussi y annoncer les offres de mobilité interne.
• Indicateurs : l’écran affiche des chiffres liés à l’activité du site. Un atelier suit par exemple le volume produit dans la journée ou le nombre de jours sans accident, tandis qu’un centre d’appels affiche le temps d’attente des clients.
• Sécurité : l’écran diffuse les consignes de sécurité, comme le port des équipements de protection. Après un incident, l’entreprise peut afficher un rappel de procédure sur tous les écrans d’un site dans les minutes qui suivent.
• Événements : l’écran annonce les événements internes, comme un séminaire ou une collecte solidaire, et rappelle la date la veille. Il peut ensuite diffuser les photos de l’événement.
• Accueil des visiteurs : l’écran du hall affiche un message de bienvenue pour un client ou un candidat attendu. Il présente aussi les consignes à respecter sur le site et l’emplacement des salles de réunion.
• Valorisation des collaborateurs : l’entreprise met en avant les initiatives de ses équipes, comme l’amélioration d’un process ou l’engagement d’un salarié dans une association. Ces contenus donnent de la visibilité aux équipes de terrain.

Un même outil pour piloter tous les écrans et adapter les messages

Pour rester utile, le dispositif doit suivre le rythme de l’information. La gestion centralisée répond à ce besoin. L’équipe de communication interne pilote l’ensemble des écrans, sur tous les sites, depuis une seule interface et sans se déplacer. En cas d’urgence, elle remplace en quelques minutes les contenus en cours de diffusion.

Centraliser n’implique pas d’afficher le même message partout. Le siège programme un socle commun, que chaque site complète avec ses propres informations. Les contenus s’adaptent aussi à plusieurs critères :

• Le lieu : l’entreprise adapte les contenus à l’emplacement de chaque écran. Dans un atelier, l’écran diffuse des informations de production, alors que dans les bureaux, il présente plutôt l’actualité commerciale.
• Le public : les messages varient selon les personnes qui passent devant l’écran. Les salariés, les intérimaires et les visiteurs n’ont pas besoin des mêmes informations.
• Le moment de la journée : l’entreprise programme les contenus selon les horaires. L’écran peut ainsi diffuser les consignes au changement d’équipe, le menu du restaurant d’entreprise avant midi et le bilan de l’activité en fin de journée.

Ces fonctions reposent sur des logiciels d’affichage. Des acteurs comme Cenareo, spécialiste de l’affichage dynamique, proposent des plateformes en ligne pour piloter un parc d’écrans à distance, programmer les contenus selon les lieux et les horaires, et les relier aux outils déjà utilisés en interne, comme Microsoft Teams, Slack ou Google Workspace. Certains contenus s’alimentent automatiquement, qu’il s’agisse d’indicateurs, de la météo ou d’actualités, ce qui évite toute ressaisie.

Cinq règles pour que les écrans soient lus

Un écran mal pensé devient vite un élément du décor. Quelques règles rendent les contenus plus lisibles et plus utiles :

• Des messages courts : les salariés lisent un écran en passant, en quelques secondes. Chaque visuel porte donc une seule idée, formulée en une phrase. Un renvoi vers l’intranet ou un QR code donne accès au détail.
• Une hiérarchie visible : les messages prioritaires disposent d’une zone de l’écran ou d’un code couleur qui leur est réservé. En cas d’urgence, un message peut aussi interrompre la boucle habituelle.
• Une lisibilité pensée pour la distance : les salariés lisent souvent l’écran à plusieurs mètres. Les contenus demandent des caractères de grande taille, un contraste marqué et peu d’éléments par page. L’entreprise peut les tester depuis l’endroit où se tiennent les salariés.
• Un renouvellement régulier : les salariés finissent par ne plus regarder un écran dont les contenus ne changent pas. Le rythme dépend du lieu, car un hall d’accueil supporte des contenus plus stables qu’une salle de pause fréquentée chaque jour par les mêmes équipes.
• Une place claire parmi les autres canaux : l’écran complète l’email et l’intranet sans les remplacer. Une campagne interne peut associer une version courte à l’écran, un article sur l’intranet et un relais dans la messagerie. Une information critique doit aussi passer par un autre canal que l’écran.