Devis micro-entreprise : modèle et mentions légales

Nécessaires pour tenir une comptabilité précise, mais aussi pour se protéger en cas de litige, les devis font partie intégrante du quotidien des micro-entrepreneurs. Mais sont-ils systématiquement obligatoires ? Quelles sont les mentions légales qui doivent figurer sur les devis des micro-entreprises ? Que se passe-t-il une fois le devis signé ? Nous avons listé pour vous l’ensemble des informations utiles qui concernent les devis dans le cadre de la micro-entreprise.

Les devis sont-ils obligatoires pour les auto-entrepreneurs ?

Depuis la loi Hamon du 17 mars 2014 relative à la consommation, les devis doivent pouvoir être établis à la demande du client, « lorsque le prix ne peut pas être raisonnablement calculé à l’avance du fait de la nature du bien ou du service ». Les auto-entrepreneurs sont concernés par cette obligation, et doivent établir des devis en cas de besoin.

La création d’un devis est obligatoire dans les cas suivants :

• Si le client en fait la demande,
• Pour toute prestation estimée à plus de 1 500 €,
• Pour toute prestation qui concerne des travaux, une réparation ou un dépannage et estimée à plus de 150 €,
• Pour toute prestation de service à la personne qui est estimée à 100 € TTC ou plus,
• Pour toutes les prestations de déménagement.

Attention, en cas d’erreur ou de manque d’information relative au prix de la prestation dans le devis, vous vous exposez à une amende administrative. Cette dernière peut aller jusqu’à 3 000 € pour une personne physique, et grimper jusqu’à 15 000 € pour une personne morale.

Vous ne pouvez pas facturer les devis dans les cas où ils sont imposés par la loi. Si vous estimez que votre devis ne peut pas être gratuit (déplacement, étude approfondie…), vous devez obligatoirement prévenir votre client, et lui indiquer le prix de cette prestation.

Les mentions légales qui doivent figurer sur les devis

Les mentions légales obligatoires pour les devis des micro-entreprises sont assez similaires à celles imposées pour les factures. Voici la liste des informations à ne pas oublier sur vos devis :

Les informations qui concernent la micro-entreprise et le client

• Nom et prénom du micro-entrepreneur,
• Adresse de la micro-entreprise,
• Adresse de facturation,
• Numéro de SIRET ou de SIREN de la micro-entreprise (ou mention « SIREN en cours d’attribution »  si l’entreprise vient d’être créée),
• Numéro RCS pour les commerçants, numéro RM pour les artisans ou mention « dispensé d’immatriculation au RCS et au RM » pour les professions libérales,
• Raison sociale de l’entreprise ou nom du client,
• Adresse du client (sauf si contre indication de la part du client),
• Numéro de SIRET ou de SIREN de l’entreprise du client.

Le devis en lui-même

• Mention « Devis » ou « Proposition de prix »,
• Numéro unique du devis,
• Date d’émission du devis,

Le descriptif des biens ou services évalués

• Description précise de l’ensemble des biens ou prestations de services proposées,
• Quantité précise pour chaque bien ou service,
• Prix unitaire,
• Somme totale à payer HT, et éventuels acomptes,
• Frais de déplacements si besoin,
• Modalités de paiement, de livraison et d’exécution de la prestation,
• Modalités relatives aux éventuelles réclamations,
• Conditions du service après-vente.

Les autres mentions obligatoires

• Mention « Devis gratuit » ou prix du devis,
• Durée de validité de l’offre,
• Indication manuscrite « Bon pour accord. Devis reçu avant l’exécution de la prestation, lu et accepté« , datée et signée par le client,
• Indication manuscrite « Lu et approuvé », datée et signée par le micro-entrepreneur.

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Devis signé : quels sont les engagements ?

Il est important de savoir qu’un devis est juridiquement considéré comme un contrat. Il engage votre auto-entreprise, et vous oblige à effectuer l’ensemble des prestations détaillées si il est accepté. Néanmoins, le client n’a aucune obligation de le signer, et l’engagement ne prend forme qu’au moment où le « bon pour accord » est officiellement signé par les deux parties. Si vous avez besoin de modifier le devis après son envoi, vous devrez rédiger un avenant au devis.

À noter qu’un devis ne remplace pas une facture. En effet, vous devez tout de même réaliser votre facture une fois la prestation effectuée, en indiquant le numéro du devis correspondant.

Une fois signé, le devis fait office de contrat, et peut servir de preuve en cas de litige pour factures impayées. Les tarifs ne peuvent plus être contestés une fois le devis établi. Comme pour les factures, il est nécessaire d’éditer deux exemplaires pour chaque devis : l’un pour vous et l’autre pour le client. Ils doivent être conservés au minimum 5 ans (car ils sont considérés comme des contrats).

Un modèle gratuit proposé par l’URSSAF

Pour n’oublier aucune mention obligatoire, l’URSSAF propose un modèle gratuit de devis destiné aux auto-entrepreneurs. Il est personnalisable, et chaque champ indique l’information nécessaire. Disponible au format XLSX (Microsoft Excel), il est possible de l’ouvrir ou de le modifier à partir de n’importe quel logiciel tableur : LibreOffice Calc, OpenOffice Calc, Google Sheets…

Vous pouvez le télécharger directement depuis le site officiel de l’URSSAF. Attention, le téléchargement se lance automatiquement lorsque vous cliquez sur le lien. Le fichier que vous obtenez est nommé Modèle devis.