Déplacements professionnels : quelles sont les règles à respecter ?

Le déplacement professionnel, ou voyage d’affaires, est une mission effectuée par un collaborateur hors de son lieu de travail habituel. Que ce soit pour rencontrer un client, participer à une formation ou intervenir sur un autre site, ces déplacements sont encadrés par des règles précises. Comprendre ces règles est essentiel pour assurer une gestion efficace et conforme, tant pour les entreprises que pour les collaborateurs.

Quelles sont les obligations légales pour les déplacements professionnels ?

Les obligations légales pour un déplacement professionnel

Lorsqu’un collaborateur se déplace dans le cadre de ses fonctions, plusieurs obligations s’imposent à son entreprise afin d’assurer le bon déroulement de la mission :

• Prise en charge des frais : l’entreprise doit couvrir les dépenses liées aux déplacements, y compris les frais de transport, d’hébergement et de restauration. Les remboursements peuvent s’effectuer de deux manières : soit sur présentation des justificatifs, soit au forfait selon la politique interne de l’entreprise.
• Respect des horaires de travail : un collaborateur en déplacement reste soumis à la durée de travail prévue par son contrat. Les heures de mission sont comptabilisées comme des heures de travail. Cependant, le temps de trajet n’est pas toujours considéré comme tel, sauf s’il dépasse la durée habituelle du trajet domicile-travail. Cela peut entraîner une compensation ou une indemnisation.
• Santé et sécurité : l’entreprise doit garantir la sécurité de ses collaborateurs, surtout pour les déplacements à l’étranger, en prenant en compte les risques géopolitiques ou sanitaires spécifiques à la destination. Il est aussi recommandé de souscrire des assurances adaptées, comme une assurance voyage professionnelle, pour pallier tout incident.

De plus, il est important que les entreprises informent clairement leurs collaborateurs sur les modalités des déplacements. Une politique de déplacement bien définie et transparente facilite la communication et évite les malentendus.

Temps de trajet et temps de travail

Le temps consacré au trajet lors d’un déplacement professionnel n’est pas systématiquement considéré comme du temps de travail effectif. Cependant, certaines situations spécifiques méritent une attention particulière.

• Lorsque le temps de trajet dépasse le temps normal entre le domicile et le lieu de travail, une compensation (repos ou rémunération) peut être envisagée.
• Lors des voyages d’affaires à l’étranger, le temps passé dans les transports (train, avion…) peut être comptabilisé comme du temps de travail.

Comment optimiser la gestion des déplacements ?

Organiser et gérer les déplacements professionnels peut devenir complexe, en particulier pour les entreprises qui en gèrent régulièrement. Afin d’éviter les erreurs et d’optimiser cette gestion, il est judicieux de s’appuyer sur des outils numériques dédiés. Ces solutions permettent d’automatiser le suivi des dépenses, de simplifier le remboursement des frais et de centraliser les informations relatives aux déplacements, facilitant les opérations des entreprises comme celles de collaborateurs.

Les meilleurs outils pour gérer les déplacements professionnels

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Est-il possible de refuser un déplacement ?

Dans certaines situations, un collaborateur peut légitimement refuser un déplacement. Les raisons peuvent inclure des motifs personnels (comme des obligations familiales) ou des motifs liés à la santé. Par exemple, une personne qui doit rester auprès d’un proche malade, d’un enfant, ou qui a une incapacité temporaire de voyager peut refuser le déplacement, à condition de fournir un justificatif adéquat. L’entreprise doit veiller à bien communiquer sur les cas de refus acceptables afin d’éviter les conflits.

Remboursement et indemnisation des frais professionnels : comment fonctionnent-ils ?

Les frais engagés lors d’un déplacement professionnel doivent être remboursés par l’entreprise. Ils varient en fonction du type de déplacement.

Les petits déplacements

Les petits déplacements, généralement effectués sur une journée, impliquent des frais limités. L’entreprise couvre principalement :

• Les frais de transport : billet de train, avion, transport en commun, taxi ou location de véhicule, avec prise en charge des péages et des frais de stationnement.
• Les repas : en fonction de la durée du déplacement, les repas sont remboursés au réel ou au forfait.

Si un collaborateur utilise son véhicule personnel pour un déplacement professionnel, il perçoit une indemnité kilométrique destinée à couvrir les frais d’entretien, de carburant et d’assurance.

Les grands déplacements

Les grands déplacements, quant à eux, impliquent un hébergement et concernent souvent des voyages d’affaires de plusieurs jours. L’entreprise doit rembourser :

• Les frais de transport : billets de train, avion, transport en commun, taxi ou voiture de location.
• Les frais d’hébergement : nuitées en hôtel ou location temporaire.
• Les repas : pris en charge pour chaque jour de mission.

Pour faciliter la gestion et maîtriser les coûts, l’entreprise peut instaurer des plafonds de remboursement par type de dépense. Certains préfèrent opter pour une indemnisation forfaitaire, laissant ainsi au collaborateur la liberté d’organiser ses dépenses dans la limite de l’enveloppe budgétaire.