Dématérialisation des documents : 5 bonnes raisons d’utiliser une GED

La GED, facteur clé de la transformation digitale des entreprises

À l’ère du tout numérique, la gestion électronique des documents (GED) est plus que jamais un sujet clé pour les entreprises. En effet, ce système de gestion permet de dématérialiser, de stocker, et d’archiver l’ensemble des documents de l’organisation, au sein d’un même référentiel. À titre d’exemple, cela peut concerner des devis, factures, bons de commande, bulletins de salaire… Ensuite, les différentes parties prenantes bénéficient d’un accès direct aux documents, organisés et indexés de sorte que les collaborateurs puissent y accéder facilement.

La mise en place d’une GED est donc une avancée décisive dans la transformation digitale d’une organisation, quel que soit sa taille ou son secteur d’activité.

Pourquoi mettre en place une solution de gestion électronique des documents ?

La gestion électronique des documents peut répondre aux besoins de nombreux services au sein d’une organisation : finances, comptabilité, ressources humaines, commerce, marketing… Ci-dessous, vous découvrirez 5 bonnes raisons d’adopter une solution GED pour votre entreprise !

1. Améliorer la collaboration et la productivité des équipes

Tout d’abord, la mise en place d’une plateforme de gestion électronique des documents a pour effet de maximiser la productivité des collaborateurs. En effet, la centralisation des fichiers permet d’obtenir un référentiel unique, accessible à l’ensemble des salariés, à tout moment. Autre conséquence directe : une communication interne améliorée, avec des échanges nettement plus fluides !

De plus, la plupart des solutions GED offrent la possibilité d’intégrer des annotations et de modifier les documents numérisés, avec une vue d’ensemble des différentes versions éditées. Vous bénéficiez donc d’une traçabilité fiable pour l’ensemble des documents.

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2. Optimiser le service client

Outre l’amélioration de la communication interne, les logiciels GED permettent d’améliorer les échanges avec les parties prenantes externes à l’organisation (fournisseurs, clients, etc.), en leur proposant un accès libre à différentes informations. À titre d’exemple, il est intéressant de permettre à un fournisseur d’accéder librement aux différents bons de commande le concernant.

Aussi, les solutions GED offrent la possibilité de mettre en place des workflows automatisés pour gagner du temps dans les échanges, et ainsi optimiser le service client.

3. Réduire les coûts de l’entreprise

La dématérialisation des documents implique également une réduction des charges liées à la gestion du papier, ainsi qu’à l’impression (imprimante, encre, entretien des machines…).

Les entreprises peuvent également constater une réduction des frais liés au stockage, car les nombreux dossiers et les documents papier associés peuvent rapidement prendre de la place dans les bureaux !

4. Améliorer la sécurité des documents

Imaginez : vous avez en votre possession un document original, dont aucune copie n’a encore été réalisée. Malheureusement, vous renversez l’intégralité de votre tasse de café sur le précieux document,  et vous vous retrouvez dans une bien mauvaise posture…

En adoptant un outil GED, fini les documents endommagés ou perdus ! Tous les fichiers sont stockés sur la plateforme, et accessibles à chaque instant. Bien sûr, il est possible de gérer les accès et d’administrer différents droits selon les collaborateurs (lecteur, éditeur, etc.), pour assurer la confidentialité des informations.

5. Effectuer un geste pour l’environnement

« Last but not least », l’adoption d’une gestion électronique des documents réduit votre consommation de papier. Un premier pas vers une entreprise plus verte, qui s’intègre tout à fait dans une démarche RSE.