Dématérialisation des documents : GED vs SAE, quelles différences ?

Les outils GED et SAE sont souvent confondus. Ils répondent pourtant à des besoins spécifiques. Voici en quoi ils consistent !

Les GED servent au stockage quotidien des documents, tandis que les SAE visent à conserver les archives sur le long terme, de manière sécurisée. © Golden Sikorka - stock.adobe.com

La dématérialisation des documents en entreprise est devenue un enjeu majeur. Selon une étude réalisée par le cabinet de recrutement Hays, les métiers du cloud et de la data connaissent, en 2024, un essor significatif dans le secteur tech, principalement en raison du retard des entreprises en matière de digitalisation. Le mouvement vers la dématérialisation est rendu urgent par la législation, et en particulier par l’obligation d’adopter la facturation électronique à partir de 2026. À cet égard, une multitude d’outils sont disponibles, parfois proches, mais disposant de spécificités propres. Dans cet article, nous vous présentons deux outils fréquemment confondus : les GED et les SAE. Voici leurs avantages et ce qui les différencie.

La GED : pour gérer vos documents au quotidien

Les solutions de Gestion Électronique des Documents (GED) permettent aux entreprises de numériser l’ensemble de leurs documents. Ils sont conçus pour l’organisation quotidienne de la documentation. Généralement, les GED offrent les fonctionnalités suivantes :

Numérisation et dépôt de documents : les GED permettent de numériser des documents physiques et de capturer des données à partir de diverses sources : emails, scanners, applications tierces, etc.
Gestion des versions : ces solutions offrent la possibilité de suivre et de gérer les différentes versions des documents, avec la traçabilité des modifications apportées.
Fonctionnalités collaboratives : les logiciels de gestion documentaire favorisent la collaboration en offrant des outils pour la révision, le commentaire et la validation des documents en temps réel. Ces fonctionnalités permettent un partage efficace des documents ainsi que des notifications pour synchroniser les équipes.
Indexation et recherche : une fois les documents numérisés, les systèmes GED permettent l’extraction et l’indexation automatique des informations, facilitant la recherche de documents grâce à des mots clés, des filtres ou des fonctions de recherches complexes. Certaines solutions de GED proposent une indexation automatique grâce à l’intelligence artificielle.

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Le SAE : pour archiver vos documents et assurer leur valeur probante

Les Systèmes d’Archivage Électronique (SAE) sont conçus pour la conservation à long terme des documents numériques, afin d’assurer leur confidentialité et leur accessibilité sur de longues périodes. Contrairement aux GED, qui sont orientés vers la gestion quotidienne et l’efficacité opérationnelle, les logiciels d’archivage électronique se focalisent sur la pérennité des archives et le respect des exigences légales relatives à la conservation des données. Ainsi, ces deux plateformes ne peuvent se substituer l’une à l’autre. Elles fonctionnent en complémentarité. Voici les fonctionnalités typiques d’un SAE :

Coffre-fort numérique : les SAE servent de dépôts sécurisés dans lesquels les documents sont stockés de manière cryptée, pour garantir leur intégrité et confidentialité. Une fois versés dans un logiciel d’archivage, les données et fichiers ne peuvent plus faire l’objet de modifications. Dès lors, chaque fichier est protégé contre les altérations et les accès non autorisés, afin de conserver sa valeur probante sur de longues périodes.
Gestion des accès : les systèmes d’archivage électronique permettent une gestion avancée des droits d’accès. Les administrateurs peuvent configurer des profils d’accès selon les rôles des utilisateurs, garantissant que seules les personnes autorisées peuvent consulter ou gérer les documents. Cette gestion des accès contribue à la protection des informations sensibles et au respect des politiques de confidentialité de l’entreprise.
Contrôle de la conformité : les SAE intègrent des fonctionnalités dédiées au respect des réglementations en vigueur. Les plateformes sont en mesure d’automatiser la gestion de la conformité en assurant la traçabilité des actions effectuées sur chaque document, de l’archivage à la destruction, conformément aux lois et normes applicables. Les contrôles de conformité incluent notamment la conservation des logs, la génération de rapports d’audit et la mise en œuvre de politiques de rétention adaptées à chaque type de document.
Indexation : tout comme les GED, les SAE utilisent des systèmes d’indexation afin d’organiser les documents. L’indexation automatique grâce aux métadonnées et tags est essentielle pour simplifier la recherche dans des archives parfois denses.