Copilot dans Excel : que vaut l’IA de Microsoft dans un tableur ?

La maîtrise d’Excel, logiciel complet et polyvalent par excellence, est une compétence clé dans de nombreux métiers. Si certains professionnels sont de fervents adeptes du tableur, d’autres ont développé une véritable phobie et usent de tous les stratagèmes possibles pour éviter de l’utiliser. Mais le boom de l’IA générative pourrait bien inverser la tendance : il est désormais possible d’utiliser Excel sans connaître ses formules et ses options sur le bout des doigts. Une tendance accentuée par l’arrivée de Copilot dans la suite 365, qui permet aux utilisateurs de recourir à l’IA sans même quitter le logiciel.

Cet ajout sera-t-il suffisant pour réconcilier les réfractaires aux tableurs avec Excel ? Réponse ci-dessous.

Copilot dans Excel : comment ça marche

Copilot est intégré de la même manière dans l’ensemble des logiciels de la suite bureautique de Microsoft. Les utilisateurs peuvent y accéder via un bouton situé à droite du ruban. En cliquant dessus, ils ouvrent un menu latéral, qui occupe le côté droit de l’interface. Celui-ci présente Copilot sous la forme d’un chatbot. Au fil de ses réponses, l’assistant peut proposer des éléments à intégrer dans votre feuille de calcul, ou en créer une nouvelle.

Copilot peut ainsi vous aider dans plusieurs tâches :

• Analyse de données : Copilot aide à identifier des tendances à partir des données existantes. Il peut également concevoir des tableaux croisés dynamiques.
• Exploration approfondie : l’assistant permet d’explorer les données pour en faciliter la compréhension.
• Visualisation : l’IA propose des représentations visuelles sous forme de graphiques.
• Modification des données : Copilot suggère des ajustements ou des transformations sur les données existantes.
• Hiérarchisation de l’information : l’outil permet de trier, filtrer et mettre en évidence les éléments clés.
• Génération de formules : Copilot fournit des suggestions de formules adaptées aux calculs complexes.

Dans les cellules, un bouton Copilot permet également d’ouvrir des suggestions. Mais celles-ci ne sont pas des fonctionnalités à part entière : elles se contentent de saisir un prompt dans le chat.

Créer un tableau Excel à partir de zéro avec Copilot

Il est possible de solliciter Copilot pour créer votre tableau Excel à partir de zéro. Pour cela, formulez votre demande dans le chat. Plus celle-ci sera précise, plus vous gagnerez de temps, car cela évitera à Copilot d’inventer des données. Dans l’exemple ci-dessous, nous formulons la demande suivante :

« Crée un tableau avec exactement 15 lignes et les colonnes suivantes : Date de commande (au format JJ/MM/AAAA), Nom du produit (utilise seulement les produits suivants : Clavier, Souris, Écran, Ordinateur portable, Casque), Catégorie (accessoire ou matériel), Quantité vendue (nombre entier entre 1 et 10), Prix unitaire (entre 20 et 1500 euros), Région (choisie parmi : Nord, Sud, Est, Ouest). »

Copilot réalise ensuite ce tableau directement dans le chat.

Pour ajouter le tableau à Excel, cliquez sur Insérer dans une nouvelle feuille. Le tableau est alors directement intégré. Des filtres sont même appliqués automatiquement pour faciliter la navigation dans les données.

Enrichir son tableau Excel grâce à Copilot

Une fois le tableau créé, ou si vous partez d’un tableau déjà existant, vous pouvez demander à Copilot de l’enrichir. Ci-dessous, nous demandons à l’outil d’ajouter deux calculs, qui se traduiront par deux colonnes supplémentaires dans notre tableau :

« Ajoute une colonne ‘Montant total’ qui multiplie la Quantité vendue par le Prix unitaire, ligne par ligne. Puis ajoute une colonne ‘Remise’ : si le montant total est supérieur à 1000 €, applique une remise de 10 %, sinon laisse 0. »

Les deux colonnes apparaissent dans le chat. En cliquant sur Insérer des colonnes, elles seront ajoutées au tableau initial.

Jusqu’à présent, Copilot nous a aidés à ajouter des éléments. Mais peut-il modifier des éléments déjà existants dans le tableau ? Pour le savoir, nous lui adressons la demande suivante :

« Renomme la colonne ‘Prix unitaire’ en ‘Prix à l’unité (€)’ et mets en surbrillance les lignes où la quantité vendue est supérieure ou égale à 8. »

Une demande à laquelle Copilot ne sait pas répondre. L’assistant se contente de nous indiquer comment réaliser l’opération nous-mêmes. La modification d’un élément déjà présent dans la feuille semble donc impossible.

Excel : utiliser Copilot pour analyser des tableaux

En analysant un tableau Excel, Copilot peut permettre aux professionnels de gagner un temps considérable. Pour commencer, nous lui posons une question simple, à laquelle il peut répondre directement dans le chat :

« Quel est le montant total des ventes pour le produit ‘Ordinateur portable’ ? »

Copilot répond à la demande avec succès et propose même d’intégrer une ligne pour cette donnée.

Pour aller un peu plus loin, nous demandons à Copilot de « montrer les ventes totales par région dans un tableau clair ». Copilot propose alors un second tableau intégrant le nombre de ventes par région.

En revanche, ce nouveau tableau n’est pas dynamique : une modification apportée au tableau initial ne se répercute pas sur celui des ventes par région. Lorsque nous demandons à Copilot de le faire, il se contente à nouveau de nous indiquer comment le faire nous-mêmes.

Enfin, nous sollicitons Copilot pour booster nos performances. Pour cela, nous lui demandons d’indiquer les trois dates où les ventes sont les plus élevées. Sur ce point, Copilot n’a, à nouveau, aucune difficulté à répondre favorablement.

Excel : créer un graphique avec Copilot

Après avoir travaillé sur les données, voyons si Copilot peut nous accompagner dans la réalisation d’une mise en forme graphique. Voici notre sollicitation :

« Crée un graphique en courbes montrant l’évolution des ventes totales par date. »

Dans une nouvelle feuille, nous accédons à un graphique conforme à notre demande.

Le résultat est tout aussi convaincant pour un graphique circulaire, cette fois pour représenter la part des ventes totales par produit.

Bilan : que vaut Copilot dans Excel ?

L’apport de Copilot n’est pas convaincant dans tous les logiciels de la suite 365, mais il apporte une réelle plus-value dans Excel. Parmi les points positifs, on retient :

• Un gain de temps considérable : qu’il s’agisse de créer des tableaux, d’ajouter des colonnes de calcul, de générer des visualisations ou d’explorer les données, Copilot simplifie drastiquement les tâches.
• Une assistance à l’analyse : il est capable d’identifier des tendances, de répondre à des requêtes analytiques précises, voire de générer des synthèses chiffrées.
• Des visualisations efficaces : il peut créer rapidement des graphiques cohérents avec les données, sans que l’utilisateur ait besoin de naviguer dans des menus complexes.

Cependant, quelques bémols subsistent :

• Des limites dans la modification directe du tableau : certaines opérations liées à la mise en forme  (comme le renommage de colonnes ou la mise en forme conditionnelle) doivent encore être réalisées manuellement.
• Des tableaux statiques : les éléments ajoutés ne sont pas toujours dynamiques. Par exemple, un tableau de synthèse ne se mettra pas à jour automatiquement si les données sources changent.