Conservation des documents d’entreprise : les règles à connaître
La loi exige que les entreprises conservent certains documents pendant une période déterminée. Découvrez les règles applicables selon le type de document.
Au quotidien, les entreprises doivent gérer de nombreux documents, tels que les contrats commerciaux, les documents bancaires, les registres comptables ou les bulletins de paie des salariés. La loi impose une durée de conservation spécifique pour chacun de ces documents. Dans cet article, nous vous proposons d’accéder aux règles de conservation appropriées pour chaque type de document, ainsi que des outils pour le faire efficacement.
Conservation des documents professionnels : quels outils utiliser ?
Les documents conservés ne doivent pas nécessairement être des originaux. La loi indique en effet que « la copie fiable a la même force probante que l’original », la fiabilité étant laissée à l’appréciation du juge. Il en est de même pour l’écrit électronique, « sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité ».
Dès lors, afin d’éviter les désagréments associés à la conservation des documents en format papier, tels que l’encombrement et les risques de perte ou de destruction, il est recommandé d’adopter une plateforme fiable qui assure une classification rigoureuse de la documentation et une conformité vis-à-vis de la loi. Pour ce faire, vous pourriez envisager une solution de gestion électronique des documents (GED). Ces logiciels, hébergés dans le cloud, proposent des fonctionnalités avancées de numérisation et de classification, ainsi qu’une sécurité renforcée. Ils peuvent aussi offrir des options complémentaires, telles que la signature électronique certifiée ou des options de travail collaboratif.
Les meilleurs outils pour conserver les documents professionnels
Entreprise : les règles de conservation des documents
Le Gouvernement, via son portail Entreprendre.Service-Public.fr, distingue cinq catégories de documents : les documents civils et commerciaux, les pièces comptables, les documents fiscaux, les documents sociaux et les documents liés à la gestion du personnel. Retrouvez ci-dessous les détails relatifs à la conservation pour chaque type de document.
À noter : il est possible de conserver les documents plus longtemps que la période indiquée, à condition que ces derniers ne contiennent pas de données personnelles.
Documents civils et commerciaux
Ci-dessous, vous trouverez le tableau récapitulatif des différents types de documents civils et commerciaux ainsi que leurs durées légales de conservation.
| Type de document | Durée de conservation |
|---|---|
| Convention ou contrat conclu dans le cadre d’une relation commerciale, correspondance commerciale (papier ou électronique) | 5 ans |
| Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur | 2 ans |
| Contrat conclu par voie électronique avec un consommateur (à partir de 120 €) | 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation |
| Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers | 30 ans |
| Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire, etc.) | 5 ans |
| Document de transport de marchandises | 5 ans |
| Déclaration en douane | 3 ans |
| Police d’assurance | 2 ans à partir de la résiliation du contrat |
| Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle) | 5 ans à partir de la fin de la protection |
| Dossier d’un avocat | 5 ans à partir de la fin du mandat |
Pièces comptables
Consultez ci-après les types de pièces comptables et la durée de leur conservation, conformément aux exigences légales.
| Type de document | Durée de conservation |
|---|---|
| Livre et registre comptable | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
| Pièce justificative (bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc.) | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
Documents fiscaux
Voici un aperçu des différents documents fiscaux et des durées pendant lesquelles ils doivent être conservés.
| Type d’impôt | Durée de conservation |
|---|---|
| Impôt sur le revenu et sur les sociétés | 6 ans |
| Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel | 6 ans |
| Impôts sur les sociétés pour les entreprises individuelles, les sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d’exercice libéral) | 6 ans |
| Impôts directs locaux (les taxes foncières, par exemple) | 6 ans |
| Cotisation foncière des entreprises (CFE) et CVAE | 6 ans |
| Taxes sur le chiffre d’affaires (TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d’assurance, etc.) | 6 ans |
Documents sociaux (pour les sociétés commerciales)
La liste ci-dessous présente les documents sociaux essentiels et les délais de conservation légaux associés.
| Type de document | Durée de conservation |
|---|---|
| Statuts d’une société, d’un GIE ou d’une association (si nécessaire, pièce modificative de statuts) | 5 ans à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS) |
| Compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe, etc.) | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
| Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société (ainsi que les documents de la société absorbée) | 5 ans |
| Registre de titres nominatifs, registre des mouvements de titres, ordre de mouvement, registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration | 5 ans à partir de la fin de leur utilisation |
| Feuille de présence et pouvoirs | 3 derniers exercices |
| Rapport du gérant ou du conseil d’administration | 3 derniers exercices |
| Rapport des commissaires aux comptes | 3 derniers exercices |
Documents de gestion du personnel
Découvrez dans le tableau ci-dessous les divers documents de gestion du personnel et leur période de conservation légale.
| Type de document | Durée de conservation |
|---|---|
| Bulletin de paie (double papier ou électronique) | 5 ans |
| Registre unique du personnel | 5 ans à partir du départ du salarié |
| Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite | 5 ans |
| Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires | 3 ans |
| Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait | 3 ans |
| Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation | 1 an |
| Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail Vérification et contrôle du comité social et économique (CSE) |
5 ans |
| Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie | 5 ans |
En cas de doute sur la durée de conservation légale d’un document, vous pouvez également utiliser le simulateur proposé par Entreprendre.Service-Public.fr.
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