5 conseils pour réussir son événement en ligne
Découvrez plusieurs bonnes pratiques pour organiser un événement en ligne de qualité !
Depuis 2019 et la pandémie mondiale, les événements en ligne se sont largement démocratisés, et se sont inscrits dans les mœurs. Et pour cause ! Par rapport aux événements physiques, les événements en ligne présentent de nombreux avantages pour les marques : réduction des coûts, capacité d’accueil presque infinie, collecte des données plus facile, empreinte écologique plus faible…
En revanche, au même titre qu’un événement physique, réaliser un événement en ligne demande une préparation rigoureuse avant, pendant, après l’événement. Découvrez 5 conseils pour organiser votre événement digital dans les meilleures conditions !
1. Définir la thématique, le type et la date de l’événement
Lorsque l’on souhaite organiser un événement en ligne, la première étape est de définir une thématique, en rapport avec un domaine ou une expertise. Les futurs participants doivent pouvoir identifier facilement ce que vous proposez : c’est en définissant clairement votre thématique et les sujets qui seront abordés que vous saurez à quelle audience vous adresser.
Ensuite, il est important d’identifier le type d’événement adéquat selon vos besoins : conférence en ligne, salon virtuel, workshop, formation… Et de choisir entre une diffusion en direct live ou une session préenregistrée.
Enfin, le choix de la date et de l’heure de l’événement est primordial. Avant de fixer une date, vérifiez qu’aucun autre événement important n’est organisé sur le même créneau, et identifiez le moment de la semaine et l’horaire les plus propices pour votre audience.
2. Définir et posséder les ressources nécessaires
Autre facteur clé de succès : la gestion des ressources nécessaires au bon déroulement de votre événement digital.
Les ressources humaines
Pour un événement réussi, il vous faudra prêter une attention particulière à deux types de ressources humaines :
- Les intervenants : qui vont apporter leur expertise lors d’une session, dans le cadre de votre événement (animation d’un webinar, prise de parole lors d’un workshop, etc.)
- Les collaborateurs : selon le type d’événement, il est particulièrement important de monter une équipe de collaborateurs (internes ou externes à l’entreprise) qui pourra gérer l’animation de l’événement, mais également la modération des espaces d’échange ou encore la maintenance des serveurs en cas de souci de connexion.
Les ressources matérielles
La réussite de votre événement passe également par de bonnes ressources matérielles. En ce sens, veillez tout d’abord à choisir un lieu adéquat (en termes de cadre et de son notamment), mais également du matériel de qualité pour la vidéo et le son (micros, caméras, éclairages, etc.). Il est aussi important de choisir la plateforme de visioconférence ou de webinar la plus adaptée. Pensez à effectuer des tests en amont de l’événement, pour vérifier que l’ensemble de vos outils sont opérationnels.
Autre aspect important en termes de ressource matérielle : la mise en place d’une billetterie en ligne, qui favorise l’accès à toutes les informations sur l’événement, et facilite nettement l’inscription pour les participants !
Les meilleurs outils Billetterie en ligne
Les ressources financières
Bien sûr, il vous faudra établir un budget et définir les coûts liés à l’organisation et la gestion de votre événement en ligne.
3. Promouvoir votre événement
À cette étape, votre événement en ligne est planifié, et le programme de celui-ci est clairement défini : c’est désormais le moment d’en faire sa promotion !
N’hésitez pas à promouvoir votre événement digital sur l’ensemble de vos canaux de communication : réseaux sociaux, mailing, site web, relations presse.. Il est aussi possible de trouver des ambassadeurs qui pourront relayer l’information auprès de leur propre audience.
Vous pouvez également faire du teasing pour susciter l’intérêt de votre audience, en réalisant par exemple une vidéo de l’édition précédente (en cas d’événement récurrent), ou en expliquant le programme de l’événement à venir.
Bonne pratique : si votre événement est payant, il peut être intéressant de mettre en place un tarif Early Bird, c’est-à-dire un tarif préférentiel pour les participants qui achèteront leur billet plus en avance. Cela vous permettra de créer un sentiment d’urgence, et de générer vos premières ventes rapidement !
4. Proposer des interactions de qualité le jour J
Il est important de nommer un animateur qui, le jour J, pourra non seulement guider les participants, mais également créer de l’interaction, en proposant des moments d’échange, des questions-réponses, des quiz, des activités ludiques…
À savoir : certains outils de billetterie en ligne, comme par exemple Imagina, font également office de plateformes événementielles, en proposant des fonctions interactives (questions, votes, sondages, jeux, rendez-vous networking, messagerie en ligne…) accessibles depuis le mobile ou l’ordinateur. Cela permet de faciliter les échanges entre les intervenants et les participants, mais également entre les participants eux-mêmes.
Une autre bonne pratique consiste à mettre en place une équipe support, capable de résoudre les problèmes techniques des participants, et ainsi d’améliorer leur expérience utilisateur.
5. Récolter des feedbacks et analyser vos performances
Après l’événement, pensez tout d’abord à remercier l’ensemble des intervenants et des participants, afin d’entretenir vos relations. Si vous avez enregistré votre événement, vous pouvez proposer un replay des conférences (en libre accès sur votre site, ou envoyé par mail aux participants par exemple).
Il est également important d’envoyer une enquête de satisfaction (aux participants et aux intervenants) afin de récolter des feedbacks et d’analyser ce qui a fonctionné ou non, pour optimiser vos prochains événements !
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