Community manager : 5 conseils pour mieux gérer votre activité
Abby nous donne 5 conseils pour mieux gérer son activité de community manager en freelance.
La vie de freelance n’est pas toujours facile. Il faut évidemment se concentrer sur son cœur de métier, mais aussi prendre en main toutes les tâches annexes liées à la gestion d’une micro-entreprise : devis, facturation, relance des clients, mauvais payeurs, prospection… Pour ne pas impacter la santé financière de l’entreprise, il est important de gagner en productivité sur toutes les tâches très chronophages, mais avec peu de valeur ajoutée. Abby, une plateforme française complète de gestion de l’activité, nous donne ses conseils et bonnes pratiques pour être plus efficace au quotidien, et rester focus sur les tâches qui ont vraiment de l’importance.
Une bonne gestion du temps
Le salaire d’un community manager est intrinsèquement lié à sa (bonne) gestion du temps. Il faut réussir à être organisé, efficace, productif, et à bien anticiper les délais nécessaires pour les différentes missions vendues auprès de vos clients. Cela passera par une organisation stricte. Certes, vous pouvez gérer votre journée comme bon vous semble, mais il est indispensable de fixer des jours et des créneaux de travail, et de les affecter à telle ou telle tâche : facturation, programmation des posts, création des visuels, lancement des campagnes publicitaires… Vos prospects et clients seront généralement séduits à l’idée d’avoir un prestataire organisé, capable de tenir les délais et réactif dans ses missions.
Pour valoriser le plus justement vos missions, il est aussi très important de savoir précisément quel temps vous passez sur chaque tâche. Il est très facile (et fréquent) de sous-estimer le temps passé sur chaque action, et de sous-facturer à votre client votre temps de travail effectif. Pour avoir une vision précise sur vos actions, il est important d’utiliser un bon outil de gestion. Abby intègre par exemple une fonctionnalité de time tracking qui permet d’enclencher un chronomètre pour chaque client et/ou tâche. Cela permet d’avoir une vision très claire du temps passé sur chaque projet. Bien sûr, le temps écoulé permet de générer une facture automatiquement à la fin de la mission.
Bien gérer ses opportunités et sa gestion de prospects
Autre point à ne pas négliger pour bien gérer son activité de community manager freelance : la bonne gestion de sa prospection. Là encore, il faut faire preuve d’une certaine rigueur pour ne pas « oublier » des propositions en cours, ou laisser des briefs client en attente. La prospection sera d’autant plus importante pour les CM qui commencent leur activité de freelance, et n’ont pas encore de base clients. Idéalement, votre prospection passera par différents canaux : veille social media, présence sur les sites dédiés au freelancing, emailing à vos prospects, prise de contacts avec les entreprises qui vous intéressent… Vous devrez construire une stratégie marketing efficace, et travailler votre prospection régulièrement.
Pas toujours facile de rester vigilant sur cet aspect de l’activité qui est pourtant primordial : vos prospects actuels sont vos futurs clients. Pour vous assurer un maximum d’organisation, et gagner du temps dans le suivi de vos échanges et propositions en cours, vous devrez là encore vous appuyer sur les bons outils. Abby permet notamment un suivi de toutes ces opportunités de façon centralisée. Un excellent moyen de suivre de près vos prospects et de les convertir plus facilement en clients.
Bien gérer ses devis et sa facturation
Les devis et factures sont rarement une tâche très appréciée par les freelances. Il est cependant indispensable pour les professionnels du social media de bien gérer cet aspect de leur activité.
Abby nous rappelle tout d’abord qu’il est important de réfléchir à son modèle de facturation (et donc aux devis qui seront émis) : au temps passé ou au forfait. C’est un choix fort qui impactera fortement votre tarif et votre modèle d’organisation. Un choix difficile pour les community managers, qui peuvent fréquemment devoir gérer des publications ou des réponses clients sur les réseaux sociaux sur des temps initialement non prévus.
Le devis sera aussi un élément crucial de votre activité, car il sert à clarifier et encadrer vos tarifs. Il fait donc partie des négociations, et vous pouvez faire plusieurs propositions de devis à vos clients jusqu’à arriver à une solution qui convienne aux deux parties. Il est donc important d’utiliser une solution comme Abby qui vous permet de générer facilement des devis à partir de templates à vos couleurs et de les transformer en factures pour les envoyer automatiquement au client.
Un bon workflow de gestion devis – facturation vous fera gagner beaucoup de temps, et limitera les erreurs, ainsi que les délais de paiement.
Relancer automatiquement les clients en cas d’impayés
Un des grands classiques de la vie de freelance est malheureusement la relance par email ou par téléphone aux clients en cas d’impayés. Trop souvent les clients « oublient » de régler leurs factures dans les temps. Les relances sont un exercice désagréable pour la plupart des community managers freelances, et cela prend énormément de temps.
Sur Abby, les utilisateurs ont la possibilité de créer des mails de relance qui sont envoyés automatiquement avec un lien de paiement en ligne en cas de facture en retard. Plus besoin donc de courir après les clients. Cela peut sembler un gain de productivité anecdotique, mais sur une échelle annuelle, le temps économisé est énorme.
Avoir un suivi clair de vos projets en cours
Pour les freelances, encore plus que pour les salariés, il est important de hiérarchiser son travail pour avoir une très bonne productivité. Un community manager freelance devra par exemple être capable de prioriser le suivi d’une importante campagne de social ads à certaines tâches administratives. Il faut réussir à avoir une vue de tous les projets en cours, et de toutes les missions et tâches en attente.
Pour aider les freelances à mieux suivre leurs missions, Abby propose un board de suivi sur le même modèle que Trello. Les utilisateurs ont la possibilité de suivre chaque étape de leur projet. Ils peuvent lier n’importe quel document à ce projet/client pour retrouver tout ce dont ils ont besoin pour travailler dans un seul et même endroit. Un excellent outil pour ne pas s’éparpiller, et avoir une vue claire et synthétique sur toutes les missions, projets, et tâches en cours.
