Comment traiter vos notes de frais : les étapes à suivre

Classifier les différents types de notes de frais

Une entreprise est tenue de rembourser certains frais à ses employés, sous réserve que ceux-ci fournissent un justificatif. Parmi les frais remboursables, on trouve les :

• frais de déplacement : cela désigne le remboursement de frais de transports engagés par un salarié lors d’un déplacement professionnel. Cela s’applique pour un lieu de déplacement se trouvant à plus de 50 km du domicile du salarié et si le trajet ne peut être effectué en moins d’une heure et demi en transports en commun. Dès lors les billets de train, frais de carburant ou péage sont pris en charge par l’entreprise.
• frais d’hébergement : de la même façon que pour les frais de transports et avec les mêmes conditions précédemment citées, l’entreprise est tenue de rembourser les frais de logement et d’hôtel d’un salarié en déplacement.
• frais de repas : il s’agit du remboursement de petits déjeuners, déjeuners ou dîners réalisés dans le cadre professionnel ou lors d’un déplacement, sous réserve d’une note détaillée pour en attester.
• autres frais professionnels : l’achat de matériel et autres abonnements liés à l’activité professionnelle peuvent faire l’objet de remboursements, notamment dans le cadre du télétravail.

Les notes de frais sont soumis à un barème spécifique et il existe des montants maximums qu’une entreprise est en droit de rembourser à ses salariés. C’est pourquoi il est indispensable de définir une politique de dépenses claires et précises.

Définir une date butoir chaque mois pour transmettre les notes de frais

Pour traiter correctement les notes de frais, il est indispensable de définir un délai de transmission des notes de frais par les salariés aux équipes administratives et financières. Définir une date butoir chaque mois facilite la gestion mais aussi le traitement des notes de frais. Cette date limite doit être fixée dans l’objectif de réaliser le remboursement dans un délai d’un mois.

Les notes de frais peuvent être fournies au format papier, le salarié devra alors transmettre un duplicata de la note de frais et signer une fiche de déclaration. Elles peuvent également être rendues de façon dématérialisée.

Opter pour la dématérialisation des notes de frais grâce à un outil dédié

Les outils de gestion des notes de frais possèdent de nombreux avantages pour faciliter leur traitement. En effet, elles disposent de fonctionnalités qui permettent :

• la dématérialisation des notes de frais : ce type d’outil bénéficie d’un scan intelligent permettant de numériser les reçus papiers en prenant une simple photo.
• le suivi des dépenses en temps réel : chaque salarié peut indiquer ses dépenses en précisant leur nature. Les notes de frais sont ensuite catégorisées par l’outil automatiquement.
• le suivi du kilométrage : une fonction GPS permet de suivre les informations de trajet pour les transformer en frais kilométriques.
• le remboursement des collaborateurs : certains outils permettent de générer des virements SEPA afin de rembourser les salariés, avec la prise en compte des avances de frais.

Les meilleurs outils de gestion des notes de frais

Neo

Notes de frais

Vertical Expense

Notes de frais

Spendesk

Notes de frais

Expensya

Notes de frais

Voir tous les outils Notes de frais

Vérifier la validité des notes de frais

Pour pouvoir être prises en charge par l’entreprise, les notes de frais doivent contenir certaines informations, notamment :

• la date complète ou la période (du/au),
• le motif ou la nature,
• le lieu,
• le nom du collaborateur (pour les frais de repas),
• la description des frais.

Procéder au remboursement

Le remboursement d’une note de frais peut être généré de deux manières :

• le remboursement des frais réels : l’entreprise rembourse la totalité des dépenses engagées par les salariés dans le cadre de leur travail. Ce système implique de fournir obligatoirement des justificatifs pour être remboursé.
• le remboursement des frais forfaitaires : l’entreprise décide de fixer un montant forfaitaire pour les différents frais professionnels. Dans ce cadre, l’employeur indemnise le salarié de la même somme chaque mois, en se fiant au barème déterminé par l’URSSAF. Ce mode de remboursement ne nécessite pas de justificatifs.

Un remboursement s’effectue souvent à date fixe par l’entreprise et via un virement bancaire SEPA. Il peut également apparaître en crédit sur la fiche de paie d’un salarié.