Comment gérer efficacement les contrats en entreprise : 5 étapes clés

La gestion des contrats désigne l’ensemble des processus et des activités visant à gérer efficacement la création, la négociation, l’exécution, la modification et la résiliation de contrats entre différentes parties, qu’elles soient des entreprises, des organisations de tous types ou des particuliers.

À grande échelle, cette gestion peut nécessiter des outils pour être facilitée, ainsi que dans une optique de dématérialisation et de conservation, qu’on appelle notamment CLM pour Contract Lifecycle Management. Mais quels sont les principes de base de cette gestion si importante en entreprise ?

Qu’est-ce que la gestion des contrats ?

La gestion des contrats a plusieurs objectifs pour les entreprises et revêt une importance particulière. En effet, un contrat a une valeur juridique et ne peut être contesté : il sert de pièce justificative pour prouver l’existence d’un accord ou d’une action. Afin d’optimiser le rendement opérationnel et financier d’une entreprise, il convient donc de les gérer avec une grande rigueur et ce, tout au long de leur cycle de vie. Depuis leur élaboration jusqu’à leur archivage, en passant par la négociation, la rédaction, l’accord et le respect des clauses.

Mais la gestion des contrats concerne aussi la révision ou la mise à jour des documents juridiques internes à l’entreprise, tout comme celle des contrats existants. C’est donc une tâche chronophage mais particulièrement importante, qui peut notamment être facilitée par des outils et logiciels de gestion aussi appelés CLM.

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5 étapes clés pour la gestion des contrats

1. L’élaboration des documents et des contrats

Tout contrat passe par une phase d’élaboration qui va, dans un premier temps, consister à l’identification du type de contrat et des documents juridiques potentiellement liés à sa rédaction. Au sein d’un CLM, des modèles de contrat sont souvent proposés pour vous permettre de passer rapidement à la phase de rédaction des documents. Les différents textes de loi devant absolument figurer sur tel ou tel contrat sont également mis à disposition des utilisateurs de logiciels de gestion de contrats, ce qui permet de réduire drastiquement les risques.

2. La collaboration et la négociation

La négociation intervient entre les différentes parties qui seront ensuite invitées à signer les documents si l’accord est trouvé. Les clauses seront observées et discutées, l’opération peut donc prendre du temps. Néanmoins, certains CLM permettent, grâce à des fonctionnalités d’automatisation, de mettre en évidence les éventuels points de friction, ce qui peut faciliter le processus de négociation et vous faire gagner un temps précieux. En proposant l’utilisation commune d’un même outil de gestion, les comparaisons et modifications à apporter avant signature seront plus simples à effectuer, et il participera à rationaliser les parcours de vos documents entre vos différents services.

3. La signature des contrats

La signature est un moment crucial dans la vie d’un contrat, car c’est sur elle que repose la légalité d’un tel document. Les CLM présentent un fort enjeu de dématérialisation des processus et des documents d’entreprise. C’est pourquoi ces outils offrent souvent des fonctionnalités permettant la signature électronique des documents, donnant la possibilité à tous les collaborateurs de signer à distance et quel que soit leur lieu de travail. Là encore, ces outils disposent d’un suivi précis qui vous aide à gérer de façon optimale le cycle de vie de vos documents.

4. L’intégration d’un outil de gestion des contrats

En intégrant vos documents contractuels à un outil de gestion dédié, il vous sera bien plus facile de les surveiller et les suivre. En effet, le suivi permanent de la conformité d’un contrat atténue les risques d’une sortie d’accord ou du cadre légal d’exécution. De même, si des modifications doivent être apportées à certaines clauses ou modalités d’application du contrat, un CLM sera un grand avantage pour gagner en temps et en efficacité. Il en va de même pour le respect des obligations en cas de résiliation ou à la fin de la période de mise en œuvre du contrat.

5. La centralisation et l’archivage des contrats

Avec leur forte valeur juridique, les contrats sont évidemment des documents à ne surtout pas égarer. Il est donc nécessaire de pouvoir accéder à toute votre base de données, anciens documents comme contrats récents, au sein d’un même espace. Au-delà de la problématique de l’archivage, facilitée par la dématérialisation et la centralisation de la base documentaire, les CLM offrent de larges possibilités d’analyses et d’audits des contrats, avec la mise à jour constante des normes en vigueur.