Comment digitaliser ses RH pour gagner en productivité

Pour de nombreuses entreprises, la gestion des ressources humaines comporte encore de nombreuses tâches manuelles et prend beaucoup de temps. Il existe pourtant des solutions pour digitaliser ses RH, et gagner en productivité, mais aussi en qualité de vie au travail pour les collaborateurs et les équipes. KiwiHR est un spécialiste français de la digitalisation des RH pour les PME. Ils nous donnent leurs conseils et bonnes pratiques pour simplifier votre gestion RH au quotidien grâce à la digitalisation.

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Comment un logiciel RH peut-il faire gagner du temps ?

Pour digitaliser ses processus RH, il faudra nécessairement passer par l’implémentation d’un logiciel RH dédié comme kiwiHR, qui est une plateforme qui vous permet de gérer et de centraliser une grande partie de vos problématiques RH. Concrètement, l’outil vous permet une automatisation de nombreux processus, et donc moins de travail manuel. Vous gagnez du temps, et vous évitez les tâches à faible valeur ajoutée. Par exemple, vous pouvez vous concentrer sur le recrutement plutôt que sur la saisie des congés.

Autre point fort d’un outil de digitalisation RH : une plus grande implication des collaborateurs. En utilisant la plateforme, ils se retrouvent en position de « self-service RH », et gèrent eux-mêmes leurs besoins RH : poser des congés, des RTT, gérer ses absences, consulter ses fiches de paie ou son contrat de travail… Les collaborateurs sont donc plus impliqués, et effectuent eux-mêmes une grande partie des tâches qui les concernent, sans se reposer uniquement sur l’équipe RH.

Digitaliser ses processus RH permet aussi d’éviter de nombreuses erreurs, et donc de ne plus perdre de temps à les chercher et à les corriger.

Concrètement, quels processus RH peut-on digitaliser et « automatiser » ?

Selon la taille de l’entreprise, et en fonction du logiciel utilisé, il est possible de digitaliser la plupart des missions RH. Les besoins les plus importants concernent notamment :

• Le recrutement,
• La gestion des absences,
• Le suivi du temps de travail,
• La gestion de la paie,
• La gestion des notes de frais,
• La gestion des entretiens annuels.

La plupart des processus et tâches RH gérés manuellement, et source de nombreux échanges chronophages, sont donc automatisables avec les bons outils.

Quels sont vos conseils pour des processus RH plus fluides, et pour optimiser le gain de temps ?

Nous constatons que, trop souvent encore, les processus RH font perdre un temps important aux professionnels des ressources humaines ou aux collaborateurs. Sur un sujet avec une très faible valeur ajoutée comme l’envoi de notes de frais, ou la saisie du temps de travail, le temps perdu peut être énorme. Il est donc primordial de digitaliser tous ces processus, et il n’y a plus de temps à perdre.

Concrètement, cela passe tout d’abord par l’adoption d’un outil intuitif et facile à utiliser pour toute l’entreprise, et pas uniquement pour les RH. C’est un point important : l’outil doit pouvoir être pris en main par tous les collaborateurs, et devenir une aide et un réflexe au quotidien. S’il est utilisé seulement par les RH, la digitalisation est alors un échec.

Quels sont les avantages pour l’entreprise ?

Digitaliser ses processus RH présente de nombreux avantages. Le premier est évidemment un gain de temps au quotidien, que nous estimons à environ 30 %. Ce gain de temps est aussi un gain de productivité : les collaborateurs peuvent se concentrer sur des tâches avec une plus grande valeur ajoutée, plutôt que sur des tâches purement administratives, comme la saisie de notes de frais.

Un autre point important est le fait de disposer d’informations mises à jour en temps réel et accessibles à tous les utilisateurs. Avec un seul outil qui centralise toutes les données, il n’y a donc plus besoin de chercher dans des dossiers, dans ses mails, sur un tableur hébergé en ligne… C’est bien sûr un gain de temps, et une expérience bien plus agréable au quotidien.

Enfin, un avantage de taille concerne aussi la réduction des risques d’erreur, notamment pour les variables de paie, car toutes les données sont directement exportables ou automatiquement transmises. Ces erreurs, quand elles sont découvertes par le salarié, prennent bien sûr beaucoup de temps à corriger par les équipes RH.

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Et pour les collaborateurs ? Quels sont les avantages en termes de productivité et de QVT ?

La digitalisation des processus RH est bénéfique pour les professionnels des RH, mais aussi pour les salariés. En effet, cela conduit à une bien meilleure communication interne et à un meilleur partage d’informations entre le service RH et les salariés : visibilité sur le planning des absences, vacances des équipes, fiche de paie dématérialisée, transparence sur les heures supplémentaires…

Cela crée aussi une plus grande autonomie chez les salariés et une gestion RH en « self service » qui est bien plus agréable. C’est en effet toujours plus simple de poser une absence en ligne, et de gérer soi-même son planning, plutôt que devoir envoyer un mail à ses RH pour simplement poser un RTT.

La communication entre les équipes et entre les salariés est donc plus fluide, et bien meilleure. Et, les échanges sans valeur ajoutée, mais très chronophages entre les salariés et les équipes RH, tendent à disparaître, ce qui permet de se concentrer sur de sujets plus importants.

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Quelles données et quels KPI peuvent faire remonter un outil comme kiwiHR ?

Les outils de digitalisation des RH permettent aux équipes RH de disposer d’informations claires sur les salariés et les projets en cours. KiwiHR permet ainsi de connaître le temps passé par projet. C’est une fonctionnalité très appréciée par les agences, pour lesquelles il s’agit d’une donnée essentielle dans leurs processus de facturation.

L’outil est aussi un excellent moyen de centraliser toutes les informations dont ont besoin les équipes RH au quotidien : ancienneté des salariés, effectifs de l’entreprise, niveau de séniorité, nombre de nouveaux recrutements par mois, etc.

Plus globalement, être équipé d’un logiciel RH de qualité peut aussi être un atout en termes de marque employeur. Cela montre que l’entreprise met à disposition de ses collaborateurs les meilleurs outils du marché.

Quels sont les freins et difficultés à implémenter un outil spécialisé, ou plus généralement à digitaliser ses processus RH ?

Il faut tout d’abord préciser que les logiciels de digitalisation des RH s’adressent à toutes les entreprises, y compris les PME ou les startups, ils ne sont pas réservés aux grands groupes, bien au contraire.

Mais, malgré cela, il existe encore de nombreux freins à la digitalisation des processus RH. Trop souvent, les dirigeants ou RH pensent que ce sont des solutions coûteuses. Un outil comme kiwiHR a pourtant des tarifs très accessibles, à partir de 3,5 € par salarié. Le retour sur investissement est par ailleurs très vite positif au regard du gain de temps et de productivité qui en découle.

Certaines entreprises rechignent aussi à avoir des données sensibles dans le cloud et préfèrent des processus manuels. Il est cependant beaucoup plus efficace de centraliser ses données sur une solution sécurisée plutôt que de multiplier les échanges de documents ou tableurs par email par exemple, et les solutions de stockage.

Enfin, certaines entreprises ont aussi la crainte de la complexité de la mise en place et du temps nécessaire à l’implémentation de la solution. Il est vrai qu’avec certains systèmes SIRH particulièrement lourds, l’implémentation peut être complexe, mais avec un outil adapté et bien conçu, c’est facile et rapide. Tout est fait pour simplifier la démarche au maximum, et rendre la prise en main immédiate.

Pour en savoir plus sur kiwiHR et vous faire une idée sur la puissance de l’outil, vous pouvez l’essayer gratuitement pendant 14 jours sur le lien ci-dessous, ou demander une démo gratuite.

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