Comment créer un rétroplanning : étapes à suivre et outils

Vous devez gérer un projet ? Découvrez comment mettre en place un rétroplanning étape par étape, ainsi que différents outils pratiques pour vous aider.

Le rétroplanning se construit à partir de la date d'échéance d'un projet. © apinan - stock.adobe.com

Sommaire

Qu’est-ce qu’un rétroplanning ?

Le rétroplanning est un outil de gestion de projet qui permet de visualiser dans le temps et de façon schématique l’ensemble des étapes indispensables à la bonne réalisation d’un projet.

Contrairement à un planning classique, le rétroplanning se construit à partir d’une date de fin de projet. L’objectif est de découper le projet en tâches et sous tâches, et de le mener à bien en coordonnant le travail des équipes impliquées, dans le temps imparti.

Créer un rétroplanning offre plusieurs avantages, tels que :

Mieux comprendre les intérêts et objectifs du projet dans sa globalité,
Anticiper le temps nécessaire à l’exécution d’un projet complexe,
Gérer les échéances de manière plus efficace,
Prévoir les besoins et ressources à mobiliser tout au long du projet.

De manière globale, le rétroplanning permet d’encadrer plus efficacement un projet, et ainsi de maximiser ses chances de réussites !

Les 5 étapes pour mettre en place un rétroplanning

Pour créer un rétroplanning, on procède de la même manière qu’avec un planning classique. L’objectif est toujours de fixer des tâches dans le temps selon un ordre de priorité.

1. Définir la finalité du projet

Pour commencer, vous devez fixer la mission principale de votre projet, ainsi que sa date butoir. C’est de ce livrable que l’ensemble de votre rétroplanning découle.

Exemple : le site Internet du client doit être en ligne et fonctionnel le 1er mai 2023.

2. Découper le projet en tâches et en sous-tâches

Une fois l’objectif établi, il convient de le découper en tâches et en sous-tâches afin de structurer le travail à effectuer. Cette étape permet de dresser la liste exacte de toutes les étapes à franchir pour que le projet aboutisse convenablement.

Exemple : acheter un nom de domaine, créer la page d’accueil du site web, rédiger les contenus textuels du site, optimiser le SEO, créer le design des pages web…

3. Déterminer les ressources du projet

À cette étape, vous devez allouer les ressources humaines, matérielles et financières à chaque tâche et sous tâche, tout en définissant une date de début et de fin de chaque tâche.

Exemple : pour créer l’intégralité du design, il faut prévoir un budget de 3 500 euros. Justine et Léa travailleront en binôme sur cette tâche, du 1er février au 31 mars.

4. Classer les tâches par interdépendance avec le diagramme de PERT

Si votre projet est complexe, il est nécessaire d’établir un classement des différentes tâches selon leur ordre de priorité et leurs interdépendances. En effet, certaines tâches ne peuvent pas aboutir tant que d’autres ne sont pas terminées.

Exemple : les collaboratrices en charge du webdesign ne peuvent pas réaliser leur mission tant que le webmaster n’a pas établi la structure du site Internet souhaitée par le client.

De cette façon, certaines étapes du projet doivent forcément être terminées avant d’espérer en commencer d’autres. La méthode du diagramme de PERT peut vous aider à réaliser cette cinquième étape.

5. Organiser les tâches dans le temps avec le diagramme de Gantt

Enfin, la création d’un diagramme de Gantt vous permettra de formaliser votre rétroplanning sous la forme d’un schéma concret. Chaque tâche est alors classée dans le temps selon un ordre précis.

Pour créer un diagramme de Gantt, on commence toujours par la date de livraison finale du projet pour remonter le temps étape par étape, jusqu’à sa date de démarrage. À chaque étape, on note la date à laquelle la tâche doit être finalisée ainsi que la personne qui en a la responsabilité.

Les outils pour créer un rétroplanning

Si vous souhaitez mettre en place un rétroplanning pour un futur projet, vous avez plusieurs possibilités :

Opter pour la mise en place d’un rétroplanning simplifié, via un logiciel tableur tel qu’Excel ou Google Sheets,
Télécharger des modèles de diagrammes de PERT et Gantt, sur Canva ou Microsoft par exemple, puis les remplir,
Miser sur un outil de gestion de projet, plus complet, qui vous permettra notamment d’organiser les différentes tâches facilement, et de respecter les échéances. La plupart de ces outils offrent la possibilité de schématiser votre projet sous la forme d’un Gantt ou d’un PERT, de gérer les flux d’informations, et de fluidifier les échanges entre collaborateurs.

Les meilleurs outils de gestion de projet

Voir tous les outils Gestion de projet

Explorer les métiers de la gestion de projet

Les métiers de la gestion de projet sont indispensables pour assurer le développement et l’évolution de produits ou services digitaux (sites, applications, logiciels). Les rôles et missions de ces professionnels sont variés et diffèrent en fonction de leur niveau de responsabilité, de la conception d’un produit et de son pilotage jusqu’à une dimension plus stratégique et transversale, voire une spécialisation sur un logiciel du marché. Ils sont polyvalents, ont un excellent sens de la communication et font preuve de leadership pour transformer leurs projets en réussite commerciale. Voir tous les métiers de la gestion de projet