Comment créer un cahier des charges : étapes à suivre et modèles à télécharger

Qu’est-ce qu’un cahier des charges ?

Le cahier des charges (souvent abrégé CDC) est un document ou dossier indispensable dans le cadre du développement d’un projet, notamment sur Internet. Il représente un outil de pilotage primordial en entreprise pour définir les besoins et les spécifications (éléments et règles) liés à un projet. Les objectifs du cahier des charges : rendre compréhensible à tous les tenants et aboutissants d’un projet, son périmètre, sa gestion, et encadrer sa réalisation. Il est ainsi amené à être partagé en interne et en externe, auprès de toutes les parties prenantes. Il fait souvent office de contrat dans la relation d’un client et d’un fournisseur.

Un cahier des charges peut prendre différentes formes selon le type d’activité d’une entreprise (production, service ou encore projet ponctuel), mais aussi selon le secteur d’activité et l’idéologie de l’entreprise. Il arrive que l’on distingue le cahier des charges technique (qui s’intéresse aux exigences et contraintes d’un produit) et le cahier des charges fonctionnel (qui énumère les exigences fonctionnelles auxquels le projet doit répondre). Au-delà des aspects techniques et fonctionnels, il convient de spécifier, d’expliquer, de définir les limites, de préciser les conditions de sa conception et de sa réalisation.

Comment faire un cahier des charges ?

Un cahier des charges est composé de plusieurs parties qu’il convient de garder synthétiques et lisibles par tous, sans pour autant être approximatif. Vous avez la possibilité d’opter pour une version simplifiée d’un cahier des charges, en utilisant des listes à puces dans votre document par exemple, présentant chaque étape.

1. Présentation et contexte du projet

Cette partie correspond à la genèse du projet. Cette étape doit :

• présenter l’entreprise et l’équipe à l’initiative du CDC, et les rôles associés,
• expliquer votre démarche, la définition du projet, les ressources,
• préciser les objectifs et les attentes de votre projet, c’est-à-dire à quelles problématiques il souhaite répondre et donc sa cible,
• mentionner un historique s’il s’inscrit dans la continuité d’un autre projet.

À noter que pour établir vos objectifs, vous pouvez vous appuyer sur la méthode SMART, qui vous permet de les rendre mesurables à partir d’indicateurs précis.

2. Besoins et contraintes du projet

Cette section d’un CDC doit aborder de manière exhaustive les besoins liés à votre projet de produit ou de prestation. Elle doit présenter les contraintes, les intervenants, les normes du projet, les processus à suivre, les ressources et délais, et toutes les informations pertinentes liées. Vous pouvez également y aborder les impératifs de charte graphique (dans le cadre d’un projet web par exemple) ou encore de ton à adopter, selon la nature du projet.

3. Prestations attendues

Cette étape sert à répertorier les résultats attendus pour le projet. Cela comprend les prestations, les fonctions ou les produits qui sont attendus à l’issue du projet et les exigences particulières des commanditaires qui conditionnent leur acceptation.

4. Budget

Si vous disposez d’un budget pour votre projet, il est important de l’intégrer à votre cahier des charges. Préciser une estimation du budget global peut ainsi permettre d’aiguiller les potentiels prestataires dans la réalisation de leurs devis. Veillez à ne pas sous-estimer l’enveloppe budgétaire mentionnée et les ressources nécessaire. Pour cela, il est recommandé d’envisager les éléments qui impacteront le projet sur le long terme.

5. Délais à respecter

Au sein de votre cahier des charges, il convient de mentionner de manière précise la date de réalisation du projet, soit la date à laquelle le livrable final sera fourni. Pour certains projets, ce délai peut être seulement indicatif, surtout en ce qui concerne les projets très techniques. Il convient de rester réaliste dans le CDC sur les délais, sous peine de se retrouver à ne pas respecter les deadlines ou avec un projet bâclé.

Modèles de cahier des charges à télécharger

Il existe des modèles prêts à l’emploi pour construire un cahier des charges. France Num propose une liste de modèles téléchargeables de cahiers des charges axés sur la création ou refonte de sites web. L’outil de tableau blanc virtuel, Miro, propose également un template de cahier des charges plus généraliste.

D’autres logiciels de conception graphique, comme Canva, proposent des modèles et des exemples de CDC à utiliser, modifier, exporter si nécessaire en plusieurs formats, et notamment en PDF. Enfin, des outils d’IA comme ChatGPT peuvent produire de bons conseils pour la création d’un cahier des charges, sa complétion ou sa relecture, car il s’agit également d’un travail de rédaction.