Les avantages de la facturation électronique pour les entreprises

Bientôt obligatoire pour toutes les entreprises, la facturation électronique est un excellent moyen de gagner du temps, et de limiter les erreurs humaines. Les avantages sont nombreux : productivité, délais de paiement raccourcis, meilleure gestion, sécurité…

Pour faire le tour du sujet, nous avons interrogé Corentin Allemand, co-fondateur et CPO d’Abby, une plateforme française complète de gestion de l’activité.

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Pouvez-vous nous préciser ce qu’est la facturation électronique ?

La facturation électronique consiste à recevoir et à émettre des factures normées et structurées en version numérique. Aujourd’hui, quand on utilise un logiciel de facturation pour transmettre nos factures PDF par email, on utilise qu’une version dématérialisée. La facture électronique est différente, elle intègre une structure standardisée des données permettant un traitement automatique et électronique.

Là où les factures transitent en direct entre le client et le fournisseur, les factures devront obligatoirement passer par un organisme certifié (acteur public ou privé) pour arriver à destination. Les factures électroniques devront être transmises et reçues via le Portail Public de Facturation (PPF) ou par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP).

Cette réforme concerne toutes les entreprises assujetties à la TVA. Sa mise en place interviendra de manière progressive et s’échelonne entre 2024 et 2026.
Certains cas ne sont pas concernés par cette obligation : les ventes avec les particuliers, les transactions sectorielles (santé, immobilier, formation, assurance…) ou les opérations réalisées en dehors du territoire français. Ils devront faire l’objet d’un transfert d’information vers l’administration fiscale qu’on appellera l’e-reporting.

Pourquoi la facturation électronique représente-t-elle un gain de temps et de productivité important ?

Il s’agit d’une opportunité importante pour toutes les entreprises. Nous n’avons jamais été aussi proches d’automatiser complètement notre facturation et notre comptabilité.

La facturation simplifie le processus de création, d’envoi et de suivi des factures. Elle réduit la saisie manuelle des données, sécurise les échanges entre l’entreprise et son client, évite les retards liés au traitement papier ou PDF via OCR, et offre une vision en temps réel des paiements et factures impayées.

Est-ce que cela permet aussi de réduire les délais de paiement et de faciliter la gestion de la trésorerie ?

Elle contribue à réduire considérablement les délais de paiement en simplifiant le
processus de facturation et en permettant un suivi plus efficace des factures. Les
notifications automatisées de facturation rappellent aux clients leurs obligations de paiement, favorisant une réponse plus rapide. De plus, une gestion plus précise des flux de trésorerie est possible grâce à une visibilité en temps réel sur les factures en attente de paiement, aidant ainsi à anticiper les besoins en liquidités et à prendre des décisions financières plus éclairées.

Concrètement, qu’est-ce qu’elle simplifie pour les entreprises ?

La facturation électronique offre de nombreux avantages, et notamment :

• Plus de sécurité : les logiciels de dématérialisation par lesquels transitent les
  factures électroniques sont conçus pour sécuriser le processus de bout en bout. Ils sont immatriculés par l’administration fiscale d’après l’article 290 B du code
  général des impôts. Les données sont cryptées, ce qui réduit les risques de fraude et de divulgation non autorisée d’informations sensibles.
• Moins d’erreurs : avec l’automatisation, les erreurs de saisie manuelle sont
  minimisées, garantissant que les données sur les factures sont précises. Cela
  réduit les litiges et les retards de paiement liés à des erreurs.
• Efficacité accrue : la gestion électronique des factures simplifie le suivi, la
  gestion des comptes clients et le suivi des paiements, ce qui améliore l’efficacité
  opérationnelle globale de l’entreprise.

Comment digitaliser sa facturation ? Quelle solution utiliser et comment choisir la bonne ?

Pour correctement anticiper le passage à la facturation électronique, je recommande fortement de prendre de l’avance sur la dématérialisation. Maîtriser un outil qui permet de faire des factures numériques est indispensable. La plupart des logiciels de facturation ont cette réforme bien en tête.

Chez Abby, on a comme souhait que la transition se fasse de la manière la plus simple possible. D’abord, il faut tester plusieurs outils. Comparez les fonctionnalités et mesurez le temps que celui-ci pourrait vous faire gagner. Regardez s’il est compatible avec votre activité et si l’ergonomie vous plait. Le prix doit être relatif à l’investissement que vous comptez faire pour le temps que ce logiciel va vous faire gagner. Dernière étape, choisissez celui qui vous a procuré un effet waow !

Quels avantages offre Abby ?

En plus de mobiliser une équipe complète sur les sujets de facturation électronique pour la rendre la plus indolore possible, Abby propose bien plus qu’un simple logiciel de facturation, il rassemble tous les outils nécessaires pour gérer sa boîte et réussir.

Nous proposons aux professionnels un outil simple et complet pour la facturation avec des factures 100 % conformes en quelques clics. Abby, c’est aussi l’assurance d’être payé dans les temps avec le paiement en ligne, la signature en ligne et les relances automatiques. Et, comme nous l’avons évoqué, c’est un très bon outil pour se préparer à la facturation électronique en toute sérénité

Abby permet aussi de gagner du temps dans sa comptabilité grâce à plusieurs fonctionnalités clés. Notre solution est connectée à l’Urssaf via un partenariat certifié, il est possible de déclarer son chiffre d’affaires et de payer ses cotisations sociales sans même sortir du logiciel. Nous envoyons aussi des rappels automatiques pour l’Urssaf, la CFE, les impôts, etc., afin de ne pas oublier ces échéances importantes. Le petit plus pour ceux qui sont à la TVA : Abby vous accompagne pour effectuer vos déclarations sur le site des Impôts.

Abby est aussi pensé comme une véritable solution de pilotage de l’activité et permet notamment d’analyser ses postes de dépenses et de recettes, retrouver des indicateurs clés comme les plafonds et le seuil de TVA, ou encore de gérer ses clients avec un tableau de suivi et un gestionnaire de tâches conçu pour
les indépendants.

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Quelles sont les difficultés ou les points de friction pour mettre en place la facturation électronique, particulièrement pour les TPE/PME ?

Même si les solutions de digitalisation de la facturation proposées sont relativement faciles à déployer et à prendre en main, nous constatons tout de même quelques freins de la part des entreprises. Nous en identifions principalement 3 :

• Difficulté à l’adaptation technologique : souvent, les entreprises doivent investir beaucoup de temps et d’argent dans de nouveaux systèmes ou logiciels. Cet investissement peut être difficile à appréhender, mais sera nécessaire et très bénéfique.
• Formation des équipes : les dirigeants et membres des équipes doivent être formés à l’utilisation de ce nouveau processus de facturation. Généralement, les outils de facturation électronique fournissent également d’autres fonctionnalités qu’il est peut-être nécessaire de mettre en œuvre pour digitaliser davantage l’entreprise.
• Résistance au changement : certains dirigeants ou collaborateurs peuvent être réticents à abandonner les méthodes de facturation traditionnelles. Cela peut représenter un défi managérial et un coût supplémentaire.

Abby vise à résoudre ces problèmes en simplifiant la transition vers la facturation
électronique et en offrant des fonctionnalités intégrées pour faciliter le processus.

Il y a un flou législatif sur la date de mise en application de l’obligation, pourquoi est-ce important de sauter le pas dès maintenant ?

À l’origine, la date d’entrée en vigueur de la facturation était fixée au 1ᵉʳ juillet 2024. Elle a malheureusement été repoussée afin de garantir la réussite de la mise en œuvre de la réforme. Le report vise à accorder aux 4 millions d’entreprises concernées le temps nécessaire pour se préparer à la facturation électronique dans les meilleures conditions.

La date précise du report sera définie lors de l’adoption de la loi de finances pour 2024. En attendant, sauter le pas dès à présent vous permettra de commencer à profiter des avantages de la dématérialisation, en réduisant votre charge administrative, améliorer votre compétitivité et simplifier vos démarches déclaratives. Il y a donc tout à gagner à entamer cette transition au plus vite.

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