25 astuces pour maîtriser PowerPoint

PowerPoint, c’est le logiciel de Microsoft permettant de créer des présentations. Il fait partie du Pack Office depuis le début des années 90. Bien qu’il existe aujourd’hui des alternatives à PowerPoint pour créer une présentation en ligne, le logiciel reste l’outil le plus utilisé, notamment au travail et dans les facultés. Comme la plupart des outils de la suite Microsoft Office, PowerPoint est facile à prendre en main mais regorge de fonctionnalités plus ou moins dissimulées. Nous avons donc rassemblé ici 25 astuces à connaître pour maîtriser le logiciel. Vous saurez ainsi comment présenter un diaporama à distance, conserver vos polices personnalisées, compresser les images, inclure une vidéo YouTube et convertir un PowerPoint en document Word ou PDF.

Si vous souhaitez vous perfectionner sur ce logiciel, vous pouvez également suivre des formations dédiées à PowerPoint : création d’une présentation, utilisation des transitions et des animations, création de masques de diapositives…

Les raccourcis clavier pour contrôler un diaporama PowerPoint

Sur PowerPoint, on peut distinguer deux étapes : le mode « création » et le mode « diaporama ». Le premier correspond à la création du diaporama, le second à sa présentation. Pour lancer un diaporama, il suffit d’appuyer sur la touche F5. Ensuite, pour passer d’un slide à un autre,  il suffit d’utiliser les flèches directionnelles, les touches Espace, Enter ou sa souris. Vous pouvez également :

• Atteindre une diapositive précise : 42 + ENTER pour atteindre le slide 42.
• Mettre en pause une présentation automatique : S
• Arrêter une présentation : ECHAP
• Revenir au début de la présentation : clics gauche et droit simultanés pendant 2 secondes
• Afficher le curseur : A ou =
• Modifier le curseur : CTRL+P, A ou E.
• Afficher la liste des diapositives : CTRL+S

Comment lire un diaporama sans acheter PowerPoint ?

PowerPoint est un outil payant. Si vous possédez le logiciel, vous pouvez créer de belles présentations. Mais comment faire, si votre interlocuteur ne possède pas PowerPoint ? Ne vous inquiétez pas, vos spectateurs n’ont pas besoin d’acheter le logiciel : il suffit de se rendre sur le site de Windows pour télécharger la visionneuse PowerPoint. C’est totalement gratuit, et ça permet de visionner tous les diaporamas créés avec Microsoft PowerPoint 97 et les versions ultérieures. Pratique !

Personnaliser les slides avec les masques de diapositives

Sur PowerPoint, au sein de l’onglet Accueil du ruban, vous pouvez ajouter une nouvelle diapositive. Plusieurs modèles sont disponibles : diapositive de titre, titre et contenu, titre de section, deux contenus, comparaison etc. N’hésitez pas à utiliser ces modèles pour rapidement mettre en forme votre présentation ! Autre avantage : si vous le souhaitez, vous pouvez modifier les modèles a posteriori. En clair, une fois que votre présentation est créée, cliquez sur l’onglet Affichage, puis Masque des diapositives : vous pourrez alors modifier l’ensemble des slides en quelques clics.

Insérer un graphique ou un organigramme sur PowerPoint

Insérer un graphique, c’est très facile : si vous savez le faire sur Word ou Excel, vous ne devriez pas avoir de souci. Cliquez sur l’onglet Insertion, puis sur l’une des illustrations de votre choix :

• Les formes : un carré, un rectangle, une flèche, une étoile… Bref, des formes simples pour illustrer votre document PowerPoint
• SmartArt : des graphiques plus complexes, permettant de représenter une liste, un organigramme, une hiérarchie, une pyramide ou un cycle.
• Graphique : un histogramme, une courbe, ou un graphique en barre… PowerPoint permet même d’utiliser des données Excel pour mettre en forme une série de données !

Ajouter une zone de texte sur PowerPoint

Si le modèle utilisé ne convient pas totalement, vous pouvez ajouter une zone de texte. Utilisez simplement l’onglet Insertion, puis Zone de texte. Vous pouvez personnaliser la taille de cette zone, ajouter une en-tête ou un pied de page.

Insérer la date du jour ou l’heure sur une présentation

Dater une présentation PowerPoint, c’est très facile. Rendez-vous dans l’onglet Insertion, puis Date et heure. Plusieurs options sont disponibles. Vous pouvez :

• Inclure la date du jour (fixe ou mise à jour automatique)
• Inclure l’heure (fixe ou mise à jour automatique)
• Ajouter le numéro de diapositive
• Ajouter une note en pied de page

Vous pouvez appliquer ces paramètres à l’ensemble des slides ou à la diapositive active.

Personnaliser sa présentation PowerPoint grâce aux thèmes

L’onglet Création du ruban permet de personnaliser l’apparence de sa présentation. De nombreux thèmes sont disponibles et permettent d’adapter le style d’une présentation au contexte et à son public. Pour aller plus loin, vous pouvez aussi modifier les couleurs, les polices et les effets utilisés. Si vous le souhaitez, vous pouvez également enregistrer le thème actif pour l’utiliser comme modèle ultérieurement. Pratique lorsque votre entreprise réalise régulièrement des présentations !

Paramétrer le diaporama PowerPoint

De nombreux options permettent de paramétrer un diaporama sur PowerPoint. Il suffit d’utiliser l’onglet Panorama pour afficher les options disponibles. Vous pouvez notamment lancer un diaporama à partir de la diapositive actuelle, créer un panorama personnalisé (qui n’affiche pas tous les slides), configurer le diaporama (pas de transition, plein écran ou mode fenêtré, moniteur principal ou secondaire etc.).

Présenter un diaporama PowerPoint à distance

Si vous souhaitez présenter un diaporama PowerPoint à distance, plusieurs solutions existent. Via le logiciel directement, il existe deux moyens. Vous pouvez utiliser l’onglet Diaporama, puis Diffuser le diaporama, ou via l’onglet Fichier, Enregistrer et envoyer, puis Diffuser le diaporama. Une fonctionnalité pratique pour diffuser un diaporama à distance !

Insérer une impression écran de l’outil Capture dans Powerpoint

L’outil Capture, c’est une fonctionnalité très pratique de Windows, intégré aux systèmes Windows depuis Seven. Disponible via le menu démarrer, puis « Tous les programmes », l’outil Capture permet de réaliser des captures d’écran ciblées. Pour utiliser ces imprim’ écran sur PowerPoint, rendez-vous sur l’onglet Insertion, puis Capture. Les captures d’écran effectuées depuis le démarrage de votre PC y sont répertoriées. Vous pouvez également créer une nouvelle capture d’écran.

Les transitions sur PowerPoint

L’onglet Transitions permet de spécifier le rendu de votre diaporama entre deux diapositives. De très nombreuses transitions sont disponibles, de l’effet fondu à la rotation en passant par les alvéoles. Vous pouvez aussi paramétrer la durée des transitions et appliquer le même effet à l’ensemble des slides.

Les animations sur PowerPoint

Dans la même veine, vous pouvez choisir des animations pour chaque élément de chaque slide. Il suffit de se rendre sur l’onglet Animations, sélectionner l’élément et se laisser guider. De nombreuses animations sont disponibles et vous pouvez choisir comment apparaissent les éléments (options d’effet) : comme un seul objet, tout à la fois ou par paragraphe. Pensez à afficher le volet Animation : il permet de réorganiser l’ordre d’apparition des éléments et visualiser un aperçu.

Transformer un diaporama PowerPoint en présentation vidéo

Vous préférez transmettre une vidéo plutôt qu’un diaporama PowerPoint ? C’est tout à fait possible ! Sur PowerPoint, une fois que votre présentation est prête, rendez-vous sur l’onglet Fichier, Enregistrer et Envoyer, puis Créer une vidéo. Plusieurs formats et qualités sont disponibles (HD : 960×720 à appareils mobiles : 320×240). Vous pouvez choisir le temps passé sur chaque diapositive et choisir d’enregistrer ou non le minutage et les narrations enregistrées.

Compresser les images pour réduire la taille d’un PowerPoint

Souvent, de nombreuses images sont incluses aux présentations PowerPoint. C’est bien, mais ces fichiers sont très volumineux. Pour pallier à ce problème, PowerPoint propose une solution : sélectionnez n’importe quelle image de votre document et cliquez sur l’onglet Format, alors affiché à droite du ruban. Sur votre gauche, cliquez sur « Compresser les images ». Vous pouvez choisir les paramètres liés à la taille du fichier (impression 220 ppp, écran 150 ppp ou messagerie électronique 96 ppp). La compression peut concerner une image ou l’ensemble des images présentes dans le document, et vous pouvez supprimer les zones de rognage pour aller plus loin.

Utiliser le slide d’une autre présentation

Réutiliser un slide d’une ancienne présentation, c’est parfois utile. Il suffit d’ouvrir vos deux fichiers (nouvelle et ancienne présentation), cliquer sur l’onglet Affichage de l’une des deux présentations, puis sur « Réorganiser tout ». Vos deux fenêtres vont alors apparaître côte à côte (pratique pour comparer deux fichiers). Ensuite, un simple « cliquer glisser » entre les deux fenêtres (via le volet de gauche) vous permet de transférer vos slides. Vous pouvez aussi les sélectionner avant de faire un copier coller.

Enregistrer un son et l’intégrer à sa présentation

Si vous souhaitez commenter une présentation avec le son de votre voix, vous pouvez inclure un fichier audio grâce à l’onglet Insertion. Vous pouvez également enregistrer directement votre voix, ou ajouter un effet sonore de la bibliothèque de sons.

Insérer une vidéo YouTube dans une présentation Powerpoint

PowerPoint permet donc d’insérer un fichier audio. Mais vous pouvez également insérer une vidéo, même si celle-ci est hébergée sur YouTube. Il suffit d’utiliser l’onglet Insertion, puis Vidéo. Cliquez ensuite sur Vidéo à partir d’un site web (cette fonctionnalité n’est pas disponible sur toutes les versions de PowerPoint). Inscrivez l’URL de votre vidéo YouTube, et le tour est joué.

Convertir un fichier PowerPoint en document Word

Pour convertir un fichier PowerPoint en document Word, cliquez sur l’onglet Fichier, Enregistrer et envoyer, puis Créer des documents (tout en bas). Vous pouvez alors convertir votre document en fichier Word de plusieurs façons : uniquement le plan, les commentaires à côté des diapositives, des lignes à côté des diapositives… Pratique pour les étudiants !

Convertir un PowerPoint en document PDF

On peut donc, très facilement, convertir une présentation PowerPoint en document Word. Mais si vous le souhaitez, vous pouvez aussi convertir votre fichier en document PDF. Tout dépend de la version :

• Microsoft PowerPoint 2010 et 2013 : cliquez sur l’onglet Fichier, puis Enregistrer sous. Choisissez alors PDF comme type de fichier pour enregistrer votre présentation en PDF.
• Microsoft PowerPoint 2007 : vous devez ajouter ce complément pour PowerPoint au préalable : Enregistrement en PDF ou XPS dans Microsoft et suivre la même procédure.

Utiliser des polices exotiques sur un autre PC

Pour personnaliser un PowerPoint, on utilise parfois des polices exotiques : elles ne sont pas présentes par défaut sur l’ordinateur. Mais si vous partagez votre présentation avec un autre ordinateur, votre interlocuteur ne verra pas ces polices, si lui même n’a pas installé ces polices. Heureusement, PowerPoint permet d’embarquer ces polices. Lorsque vous enregistrez votre fichier, cliquez sur « Outils », puis « Options d’enregistrement ». Tout en bas, cochez la case permettant d’incorporer les polices dans le fichier. Vous pouvez choisir de n’inclure que les caractères utilisés ou la font en entier, pour permettre à vos collaborateurs de modifier les fichiers. Pratique !

Convertir un texte en image sur PowerPoint

Vous ne souhaitez pas inclure la police exotique dans votre fichier PowerPoint ? Si vous le souhaitez, vous pouvez aussi convertir les textes correspondant en image. Ainsi, tout le monde pourra visionner vos diaporamas, quel que soit le PC ou le Mac de votre collaborateur. Pour ce faire, il suffit de copier coller les zones à transformer. Mais n’utilisez pas le collage classique ; optez pour « coller en tant qu’image », disponible via le menu contextuel (clic droit).

Créer un modèle PowerPoint

Si vous créer régulièrement des présentations pour le compte de votre entreprise par exemple, vous pouvez créer un modèle. Il suffit de personnaliser votre PowerPoint (thème, polices, couleurs etc.). Ensuite, rendez-vous sur l’onglet Fichier, puis Enregistrez-sous. Changer alors le type de fichier, et choisissez « Modèle Powerpoint ». Si les fichiers Powerpoint utilisent l’extension PPT ou PPTX (depuis Powerpoint 2007), les modèles utilisent quant à eux les extensions de fichier POT ou POTX.

Créer un album photo avec Powerpoint

Ce n’est pas la fonction première de PowerPoint : mais après tout, les outils sont faits pour être utilisés comme bon nous semble. Si vous souhaitez créer un album photo, il y a une fonctionnalité pour ça. Au sein de l’onglet Insertion, cliquez tout simplement sur Album photo. Vous pouvez choisir l’emplacement de vos images, ajouter une zone de texte ou une légende. Vous pouvez ajuster les images aux diapositives ou insérer plusieurs images par slide. Vous pouvez également retoucher vos photos avant que celles-ci soient insérer dans votre fichier Powerpoint.

Configurer l’impression d’un document PowerPoint

Imprimer un slide par page, ce n’est pas très esthétique. Pour configurer l’impression d’une présentation PowerPoint, vous pouvez suivre ces deux étapes :

1. Rendez-vous sur l’onglet Affichage, puis Masque du document. Paramétrer ensuite l’affichage selon l’impression souhaitée (orientation de page, des diapositives, nombre de diapositives par page, en-tête, pied de page, date, numéro de page etc.).
2. Deuxième étape : désactivez le mode masque, cliquez sur l’onglet Fichier puis Imprimer. Choisissez le nombre de diapositives par page et configurez les autres options si nécessaire.

Les options sur PowerPoint : enregistrement automatique…

Comme sur tous les logiciels de la suite Microsoft Office, les paramètres de PowerPoint se situent dans l’onglet Fichier, puis Options. Vous pouvez notamment configurer l’aperçu instantané, votre nom d’utilisateur, la correction automatique, l’enregistrement automatique… Vous pouvez aussi personnaliser le ruban, la barre d’outils Accès rapide et ajouter des compléments.