Outlook : 10 astuces pour maîtriser la boîte email de Microsoft

Largement utilisée, la messagerie Outlook dispose de nombreuses fonctionnalités, mais il n’est pas toujours facile de s’y retrouver. Dans cet article, nous vous proposons 10 astuces utiles et pertinentes pour gérer votre boîte email, sur les versions web, mobile et sur le nouvel Outlook pour Windows et Mac.

Sommaire :

1. Comment programmer un email ?
2. Comment rappeler un email ou annuler son envoi ?
3. Comment planifier un message d’absence ?
4. Comment bloquer une adresse email ?
5. Comment créer une signature email ?
6. Comment créer un groupe ?
7. Comment partager un calendrier ?
8. Comment changer de mot de passe ?
9. Comment se déconnecter ?
10. Comment supprimer un compte ?

1. Comment programmer un email sur Outlook

Voici la procédure pour programmer un email sur Outlook dans sa version navigateur web :

1. Accédez à Outlook.com et connectez-vous à votre compte,
2. Composez un nouvel email en cliquant sur le bouton Nouveau message,
3. Rédigez votre email en remplissant les champs nécessaires,
4. Cliquez ensuite sur la flèche à côté du bouton Envoyer, et choisissez Planifier l’envoi. Sélectionnez la date et l’heure souhaitées de votre envoi, puis cliquez sur Envoyer.

Voici la marche à suivre pour programmer un email sur la version desktop du nouvel Outlook :

1. Composez un nouvel email en cliquant sur Nouveau message en haut à gauche de l’écran,
2. Rédigez votre email en remplissant les champs nécessaires,
3. Cliquez sur la flèche à droite du bouton Envoyer, puis choisissez Planifier l’envoi.
4. Sélectionnez la date et l’heure souhaitées de votre envoi, puis cliquez sur Envoyer.

Voici comment programmer un email via l’application mobile Outlook :

1. Composez un nouvel email en appuyant sur le bouton Nouveau message électronique,
2. Rédigez votre email en remplissant les champs nécessaires,
3. Appuyez sur le bouton + en bas à gauche de votre écran et choisissez Planifier l’envoi. Précisez la date et l’heure de l’envoi, puis appuyez sur Planification.

2. Comment rappeler un email envoyé ou annuler son envoi avec Outlook

Vous pouvez, sur la version web d’Outlook, programmer un délai d’annulation de l’envoi d’un email. Voici la marche à suivre :

1. Accédez à Outlook.com et connectez-vous à votre compte,
2. Accédez aux paramètres en cliquant sur l’icône représentant une roue crantée en haut à droite de l’écran,
3. Sélectionnez l’onglet Courrier à gauche, puis Composer et répondre,
4. Scrollez jusqu’à l’option Annuler l’envoi : vous pouvez mettre en place un délai de 0 à 10 secondes qui vous permettra d’annuler un envoi. Cliquez sur Enregistrer pour valider vos choix.
5. Lors de l’envoi d’un message, vous aurez jusqu’à 10 secondes, si vous avez paramétré l’option ainsi, pour cliquer sur le bouton Annuler qui apparaît à côté du pop-up d’expédition en bas de votre écran.

Voici comment faire pour rappeler un email envoyé avec le nouvel Outlook pour desktop. Attention, cette fonctionnalité n’est pas disponible pour Mac :

1. Sur PC, ouvrez le dossier des messages envoyés, puis double-cliquez sur un message envoyé pour l’ouvrir dans une nouvelle fenêtre,
2. Cliquez sur ⸱⸱⸱ en haut à droite, puis choisissez l’option Message de rappel qui apparaît sous la forme d’une enveloppe avec deux flèches vers la gauche,
3. Cliquez sur OK dans la boîte de dialogue de confirmation,
4. Vous recevrez un rapport de rappel de message dans votre boîte de réception.

L’option de rappel ou d’annulation d’email envoyé n’est pas disponible pour l’application mobile.

3. Comment programmer un message d’absence sur Outlook

Pour programmer un message d’absence sur la version navigateur web d’Outlook, voici comment faire :

1. Accédez à Outlook.com et connectez-vous à votre compte,
2. Accédez aux paramètres en cliquant sur l’icône représentant une roue crantée en haut à droite de l’écran,
3. Sélectionnez l’onglet Courrier à gauche, puis Réponses automatiques,
4. Activez les réponses automatiques en cliquant sur le bouton dédié,
5. Choisissez les paramètres d’envoi du message et rédigez son contenu, puis cliquez sur Enregistrer pour valider.

Voici la procédure pour programmer un message d’absence en passant par la version desktop du nouvel Outlook :

1. Sur Mac, cliquez sur l’onglet Outils dans le menu supérieur tout en haut de l’écran et choisissez Réponses automatiques ; sur PC, sous l’onglet Afficher, cliquez sur la roue crantée pour accéder aux paramètres, puis choisissez Comptes et Réponses automatiques.
2. Sur Mac, activez les réponses automatiques en cliquant sur le bouton dédié,
3. Choisissez les paramètres d’envoi du message et rédigez son contenu, puis cliquez sur OK ou Enregistrer pour valider.

Voici comment programmer un message d’absence sur l’application mobile Outlook :

1. Appuyez sur l’icône de votre profil en haut à gauche, puis sur l’icône représentant une roue crantée en bas à gauche pour accéder aux paramètres,
2. Choisissez l’option Réponses automatiques,
3. Activez les réponses automatiques en cliquant sur le bouton dédié,
4. Choisissez les paramètres d’envoi du message et rédigez son contenu, puis appuyez sur la coche en haut à droite de l’écran pour valider.

4. Comment bloquer une adresse email sur Outlook

Voici les étapes à suivre pour bloquer une adresse email sur Outlook, dans sa version navigateur web :

1. Accédez à Outlook.com et connectez-vous à votre compte,
2. Accédez aux paramètres en cliquant sur l’icône représentant une roue crantée en haut à droite de l’écran,
3. Sélectionnez l’onglet Courrier à gauche, puis Courrier indésirable,
4. Trouvez le menu Expéditeurs, puis cliquez sur Domaines et expéditeurs bloqués,
5. Précisez l’adresse ou le domaine à bloquer en cliquant sur Ajouter un expéditeur bloqué,
6. Entrez l’adresse ou le domaine à bloquer et cliquez sur OK.

Pour bloquer un expéditeur sur le nouvel Outlook dans sa version desktop, voici comment faire :

1. Sur Mac, cliquez sur le menu Outils dans la barre supérieure de navigation et choisissez Préférences de courrier indésirable ; sur PC, cliquez sur la roue crantée pour accéder aux paramètres, puis choisissez Courrier et Courrier indésirable,
2. Sur Mac, dans l’onglet Expéditeurs bloqués, cliquez sur le + pour ajouter une adresse à bloquer,
3. Entrez l’adresse ou le domaine à bloquer et validez avec la touche Entrée sur Mac, ou avec le bouton Ajouter sur PC,
4. Cliquez sur Enregistrer pour valider vos choix.

Pour empêcher une adresse ou un domaine de vous écrire, voici la procédure depuis l’application mobile :

1. Sur l’application mobile, ouvrez un email de l’adresse que vous souhaitez bloquer,
2. Appuyez sur le menu sous forme de trois points en haut à droite de l’écran,
3. Choisissez Signaler du courrier indésirable,
4. Trois options s’offrent à vous : Courrier indésirable, Hameçonnage ou Bloquer l’utilisateur.

5. Comment créer une signature email sur Outlook

Pour créer une signature email depuis la version navigateur web d’Outlook, voici la marche à suivre :

1. Accédez à Outlook.com et connectez-vous à votre compte,
2. Accédez aux paramètres en cliquant sur l’icône représentant une roue crantée en haut à droite de l’écran,
3. Sélectionnez l’onglet Courrier à gauche, puis Composer et répondre,
4. Dans la section Signature électronique, cliquez sur le bouton + Nouvelle signature,
5. Donnez un nom et composez votre signature, et cochez les cases appropriées correspondant pour l’ajouter aux nouveaux messages,
6. Cliquez enfin sur Enregistrer pour valider les modifications.

Voici la procédure pour créer une signature électronique depuis le nouvel Outlook pour desktop :

1. Sur Mac, cliquez sur le menu Outlook dans le menu supérieur tout en haut de l’écran et choisissez Réglages…, puis Signatures dans l’onglet Courrier ; sur PC, sous l’onglet Affichage, cliquez sur la roue crantée pour accéder aux paramètres, puis choisissez Comptes et Signatures.
2. Sur Mac, ajoutez une signature en cliquant sur le bouton + ; sur PC, faites de même avec le bouton + Nouvelle signature,
3. Composez votre signature email en lui donnant un nom et en personnalisant son format, puis sélectionnez-la par défaut et précisez sa fréquence d’ajout aux messages,
4. Validez en cliquant sur Enregistrer.

Pour créer une signature email sur l’application mobile Outlook, voici comment faire :

1. Appuyez sur l’icône de votre profil en haut à gauche, puis sur l’icône représentant une roue crantée en bas à gauche pour accéder aux paramètres,
2. Choisissez l’option Signatures, et sélectionnez votre compte,
3. Composez votre signature en vous appuyant sur l’aperçu,
4. Appuyez sur la coche en haut à droite de l’écran pour valider vos modifications.

6. Comment créer un groupe ?

Voici les étapes pour créer un groupe de membres avec une adresse email unique, sur la version desktop du nouvel Outlook pour Windows (la version Mac ne bénéficie pas de cette option) :

• Dans la barre de navigation supérieure, repérez la section “Découvrez des Groupes”,
• Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, cliquez sur Nouveau Groupe,
• Donnez un nom à votre groupe de contacts, cela génèrera l’adresse email commune du groupe, que vous pourrez modifier. Vous pourrez également ajouter une description, décider si le groupe est public ou privé et configurer la réception des emails de groupe,
• Validez en cliquant sur Créer,
• Dans la boîte de dialogue suivante, vous pouvez ajouter des membres au groupe, réalisez votre sélection puis cliquez sur Ajouter des membres.

Votre groupe de contacts Outlook est maintenant créé. À cette étape, vous devez autoriser des contacts extérieurs au groupe à lui envoyer des emails. Pour cela :

1. Cliquez sur Courrier, en bas à gauche du volet de navigation,
2. Dans ce volet, sélectionnez votre groupe,
3. Dans la barre de navigation supérieure, sélectionnez Paramètres du groupe, puis cliquez sur Modifier le groupe,
4. En bas à droite de la fenêtre qui vient de s’ouvrir, cochez la case permettant à des utilisateurs non membres d’envoyer des emails au groupe et cliquez sur OK.

Voici comment créer un groupe collaboratif sur la version navigateur web d’Outlook :

1. Accédez à Outlook.com et connectez-vous à votre compte,
2. Dans le volet de navigation situé à gauche de la fenêtre, cliquez sur Contacts, symbolisé par deux silhouettes,
3. Dans la barre des menus supérieure, sous Accueil, cliquez sur la flèche pour ouvrir le menu déroulant, puis choisissez Nouveau groupe,
4. Donnez un nom à votre groupe, cela génèrera une adresse email commune que vous pouvez modifier,
5. Dans la fenêtre suivante, vous pouvez ajouter des membres à votre groupe. Vous pouvez aussi le faire manuellement à partir de la barre des menus en haut de la fenêtre de votre navigateur,
6. Votre groupe et votre adresse commune ainsi créés, vous pouvez recevoir et envoyer des emails depuis cette nouvelle adresse. Vous retrouverez votre groupe en bas du volet de gauche.

Voici désormais comment créer un groupe Outlook sur l’application mobile :

1. Sur l’écran principal de l’application, appuyez en haut à gauche sur votre photo de profil (ou le logo Outlook affiché par défaut),
2. Dans le volet de navigation qui s’ouvre à gauche, choisissez Groupes,
3. Appuyez en bas à droite sur le bouton Nouveau groupe,
4. Donnez un nom à votre groupe, ajoutez-y des membres et une photo de profil et appuyez sur Créer,
5. Votre groupe est désormais créé avec une adresse email Outlook qui lui est propre,
6. Vous pouvez y accéder depuis l’onglet Groupes dans le volet de navigation,
7. Pour modifier les réglages, ajouter, supprimer des membres ou quitter le groupe, appuyez sur le bouton Informations, symbolisé par un “i” entouré, sur la page de votre groupe.

7. Comment partager un calendrier via Outlook

Voici comment faire si vous souhaitez partager un calendrier avec certains de vos contacts depuis l’interface web d’Outlook :

1. Accédez à Outlook.com et connectez-vous à votre compte,
2. Cliquez sur l’icône de calendrier dans le volet de navigation à gauche de l’écran,
3. Choisissez l’un de vos calendriers dans le volet de gauche, et cliquez sur le menu sous forme de trois points qui s’affiche au survol, puis sélectionnez Partage et autorisations,
4. Dans la fenêtre qui s’ouvre, ajoutez les adresses email ou les noms des contacts auxquels vous souhaitez partager votre calendrier, et définissez les autorisations,
5. Cliquez enfin sur Partager.

Pour partager un de vos calendriers depuis l’application desktop du nouvel Outlook, voici la procédure :

1. Cliquez sur l’icône de calendrier dans le volet de navigation à gauche de l’écran,
2. Choisissez l’un de vos calendriers dans le volet de gauche, et cliquez sur le menu sous forme de trois points qui s’affiche au survol, puis sélectionnez Autorisations de partage… sur Mac ou Partage et autorisations sur PC,
3. Dans la fenêtre qui s’ouvre, ajoutez les adresses email ou les noms des contacts auxquels vous souhaitez partager votre calendrier, et définissez les autorisations,
4. Cliquez sur Terminé sur Mac ou sur Enregistrer sur PC.

Sur l’application mobile Outlook, voici la marche à suivre pour partager un calendrier :

1. Appuyez sur l’icône de calendrier nommée Agenda dans la barre inférieure de navigation,
2. Appuyez maintenant sur l’icône de calendrier en haut à gauche de votre écran pour ouvrir un volet latéral de navigation,
3. À côté du calendier que vous souhaitez partager, appuyez sur l’icône en forme de roue crantée,
4. Choisissez ensuite le bouton +Ajouter des personnes,
5. Ajoutez des contacts, puis appuyez sur la flèche en haut à droite de l’écran,
6. Enfin, appuyez sur la coche en haut à droite de l’écran pour valider vos partages.

8. Comment changer de mot de passe Outlook ?

Votre mot de passe Outlook est le même que celui de votre compte Microsoft. Pour changer votre mot de passe Outlook depuis un navigateur web, voici comment procéder :

1. Accédez à Outlook.com et connectez-vous à votre compte,
2. Cliquez sur votre photo de profil ou vos initiales en haut à droite de l’écran et sélectionnez Mon profil Microsoft 365,
3. Cliquez ensuite sur l’icône de roue crantée en haut à droite de l’écran,
4. Choisissez Mot de passe, puis Modifier votre mot de passe,
5. Vous serez alors redirigé vers une page vous permettant de réinitialiser votre mot de passe Outlook.

Si vous souhaitez modifier votre mot de passe Outlook depuis la nouvelle application desktop, ou à partir de l’application mobile, les choses se compliquent. Mais pour faire simple, passez simplement par l’interface prévue à cet effet sur votre profil Microsoft, que vous pouvez retrouver en cliquant sur ce lien, et suivez les instructions.

9. Comment se déconnecter d’Outlook ?

Pour se déconnecter d’Outlook depuis l’interface web, voici comment vous y prendre :

1. Accédez à Outlook.com et connectez-vous à votre compte,
2. Cliquez sur votre photo de profil ou vos initiales en haut à droite de l’écran,
3. Cliquez ensuite sur Se déconnecter.

Sur le nouvel Outlook pour desktop, voici comment faire pour vous déconnecter :

• Sur Mac, cliquez sur le menu Outlook situé dans la barre de navigation supérieure tout en haut de l’écran, puis choisissez l’onglet Comptes ; sur PC, accédez aux paramètres en cliquant sur la roue crantée, puis choisissez Comptes et Comptes de messagerie,
• Sur Mac, sélectionnez le compte que vous souhaitez déconnecter dans le volet de gauche et cliquez sur le bouton – en bas du volet, puis validez en cliquant sur Se déconnecter ; sur PC, dans la partie Comptes de messagerie, choisissez le compte à déconnecter et cliquez sur Gérer, puis optez pour l’option Supprimer.

Pour déconnecter votre compte Outlook de l’application mobile, voici la marche à suivre :

1. Appuyez sur votre photo de profil en haut à gauche de l’écran, puis sur la roue crantée en bas à gauche pour accéder aux paramètres,
2. Choisissez ensuite le menu Comptes, puis sélectionnez le compte que vous souhaitez déconnecter,
3. Tout en bas, optez pour l’option Supprimer le compte, qui ne supprimera pas définitivement et intégralement votre compte Outlook, mais le déconnectera juste de l’application mobile.

10. Comment supprimer un compte Outlook ?

Pour supprimer définitivement un compte Outlook, il faut impérativement passer par la fermeture de votre compte Microsoft. Pour cela, vous pouvez trouver la procédure en cliquant à suivre en vous connectant depuis ce lien.

Sur les versions desktop et mobile d’Outlook, il n’est pas possible de supprimer directement votre compte, vous pouvez uniquement le déconnecter de l’application. Pour supprimer définitivement votre compte Outlook, il vous faudra également passer par l’espace dédié de votre compte Microsoft, que vous pouvez retrouver en cliquant sur ce lien, puis suivre les instructions.

Quoi qu’il en soit, vous devrez confirmer votre identité pour supprimer votre compte Microsoft. Cela supprimera votre profil Outlook mais également tous ceux présents dans la suite Microsoft 365. Un délai de grâce de 30 jours vous est accordé si vous souhaitez remettre votre compte en ligne, avant qu’il ne soit définitivement supprimé.