Le format est celui des conférences TED, appliqué à un seul sujet. Cette édition européenne vise les décideurs, les développeurs, les chercheurs et les voix critiques du secteur, avec un public annoncé à plus de 1 100 personnes, venues de 65 pays et de 820 organisations, dont un tiers de dirigeants. L’organisation est assurée par une équipe TEDx locale, en collaboration avec TED, dans l’enceinte de la Hofburg, l’ancienne résidence des Habsbourg devenue palais présidentiel.
Les trois journées ont chacune leur fonction. La première s’ouvre sur un gala en tenue de soirée, inspiré des bals viennois. La deuxième, baptisée Discovery Day, enchaîne sessions de découverte, panels, ateliers et sorties hors les murs, avant des dîners thématiques répartis dans les restaurants de la ville. La dernière réunit une vingtaine de prises de parole sur la scène principale, autour de la sécurité des modèles, du travail intellectuel, des agents, de la santé mentale ou de l’économie politique du secteur, et se termine par une afterparty. Une traduction simultanée par IA est proposée sur plusieurs scènes.
