3 méthodes pour améliorer sa productivité et réduire son stress au travail

Du matin jusqu’au soir, vous ne chômez pas. Vous êtes plutôt organisé, votre liste de tâches bien en évidence sur votre bureau ou sur Trello. Vous les réalisez une à une en essayant d’ajuster au mieux la minutie et l’efficacité. Et pourtant : votre todolist s’allonge de jour en jour. De nouveaux projets arrivent et tout semble prioritaire. Bien souvent, le problème vient d’un mauvais classement des priorités : elles ne sont pas bien ordonnées. Dire à vos collègues ou vos supérieurs que vous suivez 42 priorités en parallèle ne fait pas de vous un génie – cela démontre plutôt un manque d’organisation, car vous n’avez pas su appliquer une hiérarchie à vos différents projets. Pour lutter contre ce phénomène qui peut rapidement vous épuiser, plusieurs méthodes existent.

Le focus fanatique ou la méthode des 2 listes de Warren Buffet

Celle des deux listes de Warren Buffet est une réponse intéressante. Plutôt que d’ordonner l’ensemble de vos projets sur une liste unifiée, elle consiste à créer deux listes bien distinctes. Commencez par lister tous vos projets ou objectifs. Puis entourer les 3 à 5 éléments qui vous semblent les plus importants. Placez-les dans une première liste : il s’agit de votre nouvelle todolist. Déplacez ensuite les éléments non-entourés dans une seconde liste : il s’agit des tâches à éviter à tout prix. Vous ne devez même pas y penser avant d’avoir atteint les objectifs ou réalisé les tâches de votre première liste.

On dégrade souvent notre productivité en jonglant de projet en projet : cette méthode éprouvée permet de beaucoup mieux se concentrer sur les projets les plus importants. Elle a également été validée par BlaBlaCar : pour aller plus loin, nous vous conseillons la première partie de ce compte-rendu de la conférence de Rémi Guyot, VP Product pour le spécialiste du co-voiturage.

Les 5 étapes de la méthode Ivy Lee

Cette méthodologie est centenaire mais son efficacité reste reconnue – malgré les mutations du monde professionnel et l’arrivée des outils numériques pour mieux s’organiser. La méthode Ivy lee est un cycle en 5 étapes, qui commence en fin de journée.

1. En fin de journée donc, listez les 6 tâches les plus importantes à accomplir le lendemain.
2. Priorisez ces tâches en fonction de leur importance – pas de leur simplicité.
3. Le lendemain matin, concentrez-vous uniquement sur la première tâche de votre liste. Vous ne devez pas penser à la seconde avant d’avoir accompli la première.
4. Le soir, listez à nouveau les 6 tâches les plus importantes à accomplir le lendemain. Vous pourrez inclure des tâches que n’avez pas pu accomplir ou terminer dans la journée.
5. Le lendemain, recommencez.

Cette méthode a au moins trois avantages. Le premier, c’est sa simplicité : pas besoin de configurer 15 colonnes sur Trello ou de paramétrer un workflow sur Jira pour l’appliquer.

La seconde, c’est la concentration qu’elle impose : on réalise un focus sur la tâche la plus importante sans penser à la suivante ; puis sur la seconde, et ainsi de suite. On gagne en efficacité car le multitasking réduit la productivité.

Le troisième avantage, et non des moindres, est la faculté qu’a cette méthode à réduire ce que nous pourrions appeler la « charge mentale professionnelle ». En fin de journée, vous listez les tâches que vous effectuerez le lendemain. Vous pouvez ensuite les oublier, partir l’esprit libre et profiter de vos amis, de votre famille ou tout simplement de votre soirée en laissant vos dossiers au travail – physiquement comme mentalement. Vous n’avez pas besoin d’y penser car vous savez que vous retrouverez vos priorités bien ordonnées sur votre bureau en arrivant demain matin. Un bon point pour réduire le stress en dehors des heures de bureau.

Des outils et des méthodes pour se concentrer et éviter les distractions

Insistons sur ce point : bien souvent, le manque de productivité et la sensation désagréable qu’on ne sera pas en mensure d’accomplir l’ensemble de nos missions vient d’un manque de hiérarchie entre les objectifs et d’un manque de focus sur les objectifs prioritaires. Déterminer les projets prioritaires n’est pas simple : mais l’établissement d’une vraie hiérarchie permet d’atteindre plus sereinement ses objectifs.

Une fois vos priorités bien ordonnées, vous pouvez utiliser des méthodes comme la technique Pomodoro – qui consiste, globalement, à alterner des sessions de 25 minutes de travail avec des pauses de 5 minutes, en se concentrant sur une tâche à la fois. Ce procédé peut bien évidemment être adapté pour mieux correspondre à votre quotidien et la nature de vos missions. Vous ne devriez pas voir votre productivité baisser en allongeant un peu les focus de travail ; mais ne sacrifiez pas les pauses, qui permettent de conserver un haut niveau de productivité tout au long de la journée.

Pour vous aider, n’hésitez pas à vous équiper : des outils comme Pomofocus existent. D’autres services vous seront utiles pour référencer et ordonner vos projets, tâches et objectifs, comme Todoist ou Trello, notre préféré. Vous pouvez d’ailleurs consulter nos conseils spécifiques pour organiser vos tâches sur Trello. Pensez également aux services dédiés au bien-être numérique, comme ActionDash ou l’application idoine de Google – intégrée à Android depuis la version 9 ou 10 en fonction des smartphones : elles permettent bien-souvent de réduire les distractions et d’augmenter son efficacité.

Pour aller plus loin : 25 principes à respecter pour améliorer sa productivité.