Les 8 points clés pour une bonne gestion du temps et piloter la rentabilité de vos projets

Le suivi de projets est un exercice primordial pour de nombreuses entreprises, notamment les acteurs du service et du conseil, car c’est la base du pilotage de leur rentabilité. Gryzzly est un outil français qui facilite le suivi du temps de travail, la gestion budgétaire, et optimise la gestion et la rentabilité de tous vos projets. Voici 8 conseils indispensables offerts par Gryzzly pour améliorer le pilotage de vos projets et maximiser leur rentabilité.

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Bien cadrer son avant-projet avec votre client

Gryzzly rappelle que la base d’une bonne gestion du temps et de la rentabilité d’un projet se passe dès les premiers échanges avec le client, avant la vente. Vous devrez être attentif à 3 points clés :

1 . Définir correctement le périmètre projet avec votre client

Cette phase cruciale établit clairement le cadre, et aligne les attentes pour l’ensemble du projet pour tous les acteurs. Ces discussions facilitent une estimation précise de l’effort requis, du temps de travail associé et du budget. Vous pourrez ainsi identifier facilement les demandes qui sortent du cadre prévu qui nécessitent un financement supplémentaire. Elles pourraient nuire à la rentabilité du projet ou à la tenue des délais de livraison.

2.  Bien chiffrer et quantifier l’effort requis pour réaliser le projet

Un projet dont le temps est mal quantifié sera un vrai problème au niveau du pilotage de votre rentabilité. Vous devez estimer finement le temps indispensable à la réalisation de chaque étape, si possible avec les personnes qui réaliseront ces tâches. Cela passe par une définition précise des étapes et livrables du projet, un chiffrage du temps requis pour toutes les étapes, et associer vos coûts. Si l’estimation des taux journaliers des métiers mobilisés est juste, et si le temps nécessaire pour chaque étape est correctement défini, vous pourrez facilement piloter votre marge.

Gryzzly rappelle qu’il est important de pouvoir se baser sur les expériences avec des prospects précédents pour une estimation plus précise. Un projet bien cadré permet de mieux vendre auprès de vos clients, d’anticiper vos coûts, et de calculer votre marge prévisionnelle.

3. Bien calculer votre taux journalier moyen

Autre étape primordiale dans le cycle de votre projet : la bonne définition de votre TJM. Vous devrez proposer un prix compétitif, mais qui assure une bonne rentabilité. Un exercice complexe, car un TJM trop bas dévalorisera votre service et rognera sur votre marge, et un prix trop élevé fera fuir vos prospects.

Le calcul d’un TJM est relativement simple :

Et pour vous aider à la fixer, Gryzzly met à votre disposition un calculateur gratuit qui vous aide à calculer vos salaires chargés et vos TJM. Une ressource très pratique !

Calculer vos TJM avec Gryzzly

Vos TJM devront être fréquemment réévalués pour s’adapter aux évolutions de vos coûts, et de vos charges. Vous devrez aussi comparer vos TJM à ceux de vos concurrents et aux attentes du marché, grâce notamment aux retours de vos clients et prospects.

Une exécution et un suivi irréprochable

Une fois le projet cadré, il est indispensable de mettre en place une exécution rigoureuse du projet, et un excellent suivi pour éviter les déconvenues. Gryzzly nous rappelle les principaux points à surveiller.

1. Suivre le temps passé sur chaque étape du projet

Gryzzly permet à tous les collaborateurs de facilement déclarer leur temps de travail via un chatbot Slack ou Teams. Ce suivi précis du temps passé sur chaque étape du projet permet de constater les dérives qui peuvent survenir, et de prendre de potentielles actions correctrices : révision du planning projet, meilleur partage des tâches, recrutement nécessaire, renégociation du budget…

Un logiciel de suivi du temps est un indispensable pour garder une vision claire de votre projet et être plus réactif dans votre suivi humain et financier.

Pour vous permettre d’aller plus loin, Gryzzly propose un récapitulatif des saisies de temps de vos équipes directement dans Slack et Microsoft Teams. Plus besoin de compiler l’information ou de la chercher dans un tableau de bord, c’est elle qui vient à vous ! Idéal pour anticiper les problèmes de surcharge de travail avant qu’ils arrivent

2. Maintenir une bonne communication entre le client et les équipes

Autre point clé à avoir en tête pour une bonne gestion de son projet et de sa rentabilité : une communication fluide et régulière avec le client final. Même si cela peut paraître évident, c’est un prérequis pour qu’il accepte plus facilement un décalage de planning ou de budget en cours de projet. En cas de problème, un client avec qui les échanges sont fréquents sera plus à même de comprendre la situation et de réagir avec souplesse.

Il est également important de savoir dire « Non » ou « Oui mais… » à vos clients.
Parfois une demande imprévue peut entraîner des effets négatifs en cascade, que ce soit sur le budget de votre client, la date de livraison de son projet ou le moral des équipes. Faire prendre conscience de cet impact à votre client est essentiel, et libre à vous de refuser une demande ou l’intégrer dans une seconde version du projet pour ne pas mettre à risque ce dernier.

3. Garder un œil sur le budget et la rentabilité tout au long du projet

Pour assurer la rentabilité, il est important de suivre la consommation du budget vendu, vos coûts, et notamment vos coûts humains avec le temps-homme passé par projets.

Ce suivi permet de savoir quand facturer le client, mais aussi quand lui rappeler qu’il consomme plus de temps et de budget qu’initialement prévu, et qu’il faut donc revoir le périmètre du projet. Le risque de mesurer le budget et la rentabilité seulement à la fin du projet est de ne plus pouvoir mettre en place de correctifs, et de communiquer avec votre client quand c’est déjà trop tard. Vous devez anticiper les coûts et suivre la rentabilité en temps réel pour réagir au bon moment.

Pas simple ? Gryzzly a la solution : les temps passés sont associés à vos taux journaliers et au coût horaire de chaque salarié pour suivre en temps réel la rentabilité à chaque étape de votre projet.

De plus, un système d’alertes intelligentes permet de prévenir les problèmes potentiels. Définissez vos seuils d’alerte sur le temps passé, les deadlines, le temps consommé ou votre marge pour être très vite au courant quand le projet présente des risques. Un outil très pratique pour être alerté automatiquement lorsqu’un de vos projets sort du cadre.

L’importance de bien gérer l’après-projet

Chaque phase d’un projet a son importance, et il en est de même pour l’après-projet qui doit vous permettre d’évaluer vos actions, mais aussi de profiter de cette expérience pour l’intégrer à vos futures actions.

1. Évaluer le succès de votre projet

Une fois votre projet terminé et livré au client, il est primordial d’évaluer le succès de celui-ci. Gryzzly suggère de le comparer à d’autres projets réalisés par le passé afin d’avoir des éléments de comparaison objectifs, et de pouvoir mesurer votre performance.

Il est aussi indispensable de se pencher sur les KPI : budget consommé par rapport au budget vendu, taux de marge, taux journalier réalisé… Cette analyse doit vous permettre de réaliser si des éléments du projet ne sont pas vendus assez cher, et si vous devez réfléchir à un changement de tarification.

Pour vous aider à avoir une vue claire sur n’importe quel projet en cours ou terminé, Gryzzly propose une synthèse avec tous les points clés à suivre : temps passé, budget consommé, coûts, marge…

2. Tirer profit de votre expérience

Dernier rendez-vous important avant de clôturer définitivement un projet : réaliser un post-mortem. Cette réunion qui marque la fin d’un projet réunit les différents membres de l’équipe pour échanger sur ce qui s’est bien passé, mais aussi sur les points de friction.

Cela permet de garder une trace du projet et de bien mettre en avant les blocages afin de pouvoir y remédier. Il vous permettra de voir si vos pratiques doivent évoluer, si votre organisation doit changer et aussi de chiffrer différemment vos futurs projets.

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