5 conseils pour bien communiquer avant votre événement
Un événement réussi passe par une bonne campagne de communication, afin de le promouvoir sur des canaux adaptés et auprès de votre public cible.
Organiser un événement, en ligne comme en présentiel, est une opportunité de rassembler clients, prospects et collaborateurs. Mais la réussite d’un tel projet passe par un effort de communication multicanale afin d’accroître, en amont de sa tenue, sa visibilité et ainsi augmenter le nombre d’inscrits. Site web, réseaux sociaux, emailing, ambassadeurs sont autant d’atouts dont il vous est possible de profiter pour remplir vos objectifs. Découvrez nos conseils et des outils afin de réussir votre communication événementielle.
1. Créer et optimiser sa landing page et sa page d’inscription
La création d’un site ou d’une page web dédié à votre événement est un premier point essentiel à mettre en place. Il doit contenir toutes les informations essentielles : la nature de l’événement, ses thématiques principales, la date, le public cible, les intervenants, le programme, le lieu et éventuellement le coût. Il faudra également un moyen de comptabiliser les inscriptions, que celles-ci soient payantes ou non.
Pour cela, il est recommandé d’utiliser des outils de billetterie en ligne. D’ailleurs, certains d’entre eux proposent directement la création de pages d’inscription prêtes à l’emploi et personnalisables. Il vous sera également plus facile de gérer les réservations grâce à des processus automatisés. Et vous aurez la possibilité de proposer des tarifications, d’émettre des e-billets, d’envoyer des rappels par email ou obtenir des statistiques sur l’évolution des inscriptions.
Les meilleurs outils de billetterie en ligne
2. Lancer des campagnes d’emailing ciblées
La communication par email demeure l’une des méthodes les plus intéressantes pour promouvoir un événement. Mais pour en tirer le meilleur parti, il peut être judicieux d’appliquer ces quelques conseils. L’une des clés pour attirer l’attention de votre audience est de personnaliser vos messages. Pour cela, identifiez votre public cible en fonction de ses centres d’intérêt, afin de vous adresser directement à des personnes potentiellement intéressées par votre événement.
Puis, vous pouvez mettre en évidence dans vos emails les détails pertinents, comme une programmation qui sied au profil visé, des détails pratiques, etc. Expliquez les opportunités qui pourront se présenter, comme du networking, l’accès à des experts du secteur ou encore la possibilité de découvrir les dernières tendances. Et permettez à votre audience de rapidement s’inscrire avec des CTA à destination de votre landing page. Vous pouvez, pour cela, utiliser un langage persuasif sur vos boutons d’action, comme « Réservez votre place maintenant ».
Avec les bons outils, il vous sera également possible de mettre en place des relances automatiques tout au long de la période de réservation.
3. Exploiter pleinement le potentiel des réseaux sociaux
L’utilisation judicieuse des réseaux sociaux peut être un atout puissant pour la promotion de votre événement. Mais une simple présence en ligne ne suffit pas. Il vous faudra, quoi qu’il en soit, évaluer dans un premier temps les plateformes qui vous semblent les plus pertinentes pour diffuser votre message. Un événement destiné aux professionnels aura sans doute plus d’écho sur LinkedIn, un autre dédié à la Gen Z touchera peut-être une audience plus importante sur TikTok, etc.
Évidemment, pensez à renvoyer les utilisateurs vers votre landing page. Et pour susciter un plus grand intérêt, vous pouvez créer un contenu engageant, en pensant à la vidéo, à créer de l’interactivité en lançant des débats sur les thématiques de l’événement par exemple. Enfin, il peut être judicieux d’explorer la publicité payante. Sur les réseaux sociaux, les contenus sponsorisés sont de plus en plus mis en avant par les plateformes, à l’image de ce qui peut se faire actuellement sur X (anciennement Twitter).
4. Collaborer avec des ambassadeurs de l’événement
En vous associant à des personnalités influentes de votre secteur, il vous sera possible d’étendre la portée de votre événement. Figures reconnues et individus actifs de votre domaine ou spécialistes des thématiques de votre conférence sauront promouvoir votre projet auprès de leur audience, qui correspond à votre public cible. Soyez le plus transparent possible sur votre proposition de collaboration et aidez ces influenceurs à diffuser votre message en leur mettant à disposition toutes les ressources nécessaires, telles que des messages pré-rédigés, des images ou vidéos promotionnelles, afin de leur faciliter la tâche.
Il est recommandé de rester en contact avec vos ambassadeurs tout au long de votre campagne de communication et de les encourager à partager leur enthousiasme pour l’événement. Vous pouvez également leur proposer des places gratuites ou des offres promotionnelles pour eux et leur communauté. Une collaboration bien planifiée peut avoir un impact significatif sur la réussite de votre campagne de promotion.
5. Proposer des avantages et des promotions
Si vous prévoyez de créer un événement payant, certaines offres préférentielles peuvent être un argument de poids dans votre campagne de communication. Plusieurs stratégies peuvent être mises en place, comme les tarifs Early Bird. Il s’agit de prix réduits pour les inscrits de la première heure. Cette pratique peut se révéler efficace pour générer des inscriptions précoces et un certain engouement. Vous pouvez également proposer une tarification flexible, afin de répondre aux besoins ou aux moyens des différents participants avec, par exemple, un tarif de base, un tarif VIP avec des avantages exclusifs et un tarif pour les étudiants ou membres d’associations.
En outre, il vous est possible de proposer, en termes d’avantages exclusifs, des sessions de débats privés, des rencontres en tête-à-tête avec des intervenants ou la possibilité de poser des questions pendant les interventions ou conférences. D’autres méthodes peuvent vous permettre d’encourager les inscriptions et la diffusion de votre événement, comme des offres de parrainage, permettant aux participants de le recommander à leur entourage, comme leurs clients ou collaborateurs. Dans tous les cas, pensez à diffuser ces promotions et avantages sur les canaux que vous avez sélectionnés pour votre communication.
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