10 méthodes pour organiser sa todolist

Pour gérer ses tâches au quotidien, il existe plusieurs supports. Certains préfèrent la todolist sur papier, d’autres la todolist numérique. Mais au-delà du support, il existe plusieurs façons d’organiser sa liste de tâches. À vous de tester ces méthodes pour choisir celle qui vous correspond le mieux !

La méthode la plus simple est parfois la meilleure

Parfois, on perd plus de temps à organiser ses tâches qu’à les accomplir. Si vous aimez les choses simples, optez pour une simple todolist sur papier. Ecrivez les tâches à effectuer une à une. Ne les organisez pas trop. Vous pouvez simplement déterminer une couleur différente pour les tâches urgentes et/ou pour les tâches importantes pour ne pas les oublier. Mais oubliez les fioritures, il est parfois inutile de trop organiser ses tâches.

Les Post-Its

Une méthode assez proche de celle-ci consiste à utiliser des post-Its pour organises ses tâches. Là encore, le but est d’aller vite : inutile de trop organiser la gestion de vos post-Its sur le mur ou le support de votre choix. Vous pouvez cependant utiliser plusieurs couleurs de Post-Its pour différencier les projets ou faire ressortir les tâches à ne pas oublier.

La todolist chronologique

Classer ses tâches selon leur date d’échéance est une méthode plutôt classique. Elle permet de commencer par effectuer les tâches les plus urgentes en premier. Cette méthode peut être utile, mais on a tendance à éluder les tâches importantes ou qui prennent plus de temps à être effectué. Si vous optez pour la todolist chronologique, il faut bien découper ses projets en petites tâches et réaliser un rétroplanning pour maximiser les chances de voir ses tâches être accomplies au bon moment. De nombreux outils permettent d’affecter une date d’échéances aux tâches pour les visualiser dans l’ordre chronologique. Vous pouvez notamment utiliser Todoist.

La matrice d’Eisenhower

Différencier ses tâches urgentes de ses tâches importantes, cela permet d’être plus efficace en réalisant les bonnes tâches au bon moment. La matrice d’Eisenhower permet de classer ses tâches selon leur importante et leur urgence pour déterminer quand et comment elles doivent être effectuées. Un peu déroutant au début, mais c’est vraiment efficace. Plus d’infos sur la matrice d’Eisenhower.

Le planning hebdomadaire ou mensuel

Pour bien visualiser les tâches à effectuer durant la semaine ou ce mois-ci, on peut bien évidemment découper sa todolist en 7 ou 30. On peut dans ce cas utiliser un carnet, un tableau blanc ou un agenda. Si vous optez pour un tableau blanc, privilégiez les post-Its : vous pourrez ainsi modifier la date d’échéance des tâches plus facilement. Mais si vous passez votre temps à repousser vos tâches, optez pour un marqueur, ce sera plus efficace !

Les tâches les plus désagréables en premier

C’est la méthode la moins sympa mais peut-être la plus efficace. Plutôt que de placer les tâches les plus importantes ou les plus urgentes tout en haut de votre todolist, placez-y les tâches que vous détestez le plus. C’est sans doute la meilleure méthode pour lutter contre la procrastination. C’est un peu dur au début, mais vous pourrez très vite vous concentrer sur vos tâches préférées.

La méthode Kanban : organiser ses tâches en colonnes

La méthode Kanban a été inventée chez Toyota dans les années 40. L’objectif était d’améliorer la fluidité du processus de production en flux tendu en signalant les tâches effectuées / à effectuer sur un tableau. Aujourd’hui, cette méthode est plébiscitée dans l’informatique pour gérer les projets. Les différentes colonnes du tableau peuvent être « à faire », « en cours », « effectué », mais vous pouvez détailler davantage le processus ou l’adapter au fonctionnement de votre équipe. Nous avons récemment présenté l’outil Trello qui permet de gérer ses tâches selon la méthode Kanban.

Organiser ses tâches en projets

Plutôt que catégoriser ses tâches selon leur importance, leur date d’échéance ou leur position dans le processus, on peut les organiser en projets. Vous pouvez également utiliser des colonnes pour les organiser ainsi. Déterminer les différents projets sur lesquels vous travaillez et ajoutez une carte pour chaque tâche à effectuer dans la colonne de chaque projet. L’avantage de cette méthode est qu’elle convient à tout type de support : papier, numérique ou via Post-Its.

Classer les tâches de ses subordonnés

Si vous managez une équipe, il peut être utile de classer les tâches à effectuer par son équipe selon le collaborateur en charge de cette tâche. Cette méthode facilite le contrôle et permet de mesurer la quantité de tâches assignée à une personne en particulier. Là encore, tous les supports sont adaptés : todolist sur papier, todolist numérique, Post-Its…

La todolist de la journée

Quelle que soit la méthode utilisée, il peut être utile de mettre au point, chaque matin ou chaque soir, la liste des tâches à effectuer dans la journée. Pendant que votre PC démarre ou qu’il s’éteint, regardez les tâches prévues dans votre liste et choisissez celles que vous devez réaliser dans les 24h selon leur priorité, leur importance et leur date d’échéance. Si vous utilisez une todolist chronologique, n’hésitez pas à regarder suffisamment loin pour repérer les projets chronophages.