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Assistant.to, un outil qui facilite la planification des réunions

Thomas Coëffé, le 25 août 2014

Planifier une réunion, c’est compliqué. En entreprise, les calendriers sont souvent partagés, et certains outils permettent de faciliter la planification des réunions. Les systèmes Google Apps et Outlook intègrent des systèmes de planification intelligente. Ils permettent de trouver le créneau idéal selon les plannings des participants invités. Cependant, les rendez-vous doivent être partagés entre les collaborateurs pour que ces outils remplissent leur rôle. Si vous ne partagez pas vos agendas avec vos collègues ou si vous souhaitez planifier une réunion avec un collaborateur extérieur à votre entreprise, nous vous proposons de découvrir un outil bien pratique : Assistant.to.

 

Techniquement, il s’agit d’une extension Chrome. Une fois votre calendrier Google Agenda partagé avec l’application, il suffit d’écrire un nouvel email pour planifier une réunion. Indiquez simplement l’adresse email de votre interlocuteur, et cliquez sur le logo d’Assistant.to en bas à droite. Vous n’avez qu’à indiquer la durée de la réunion et son lieu pour lancer l’outil de planification. Un aperçu de vos rendez-vous s’affiche alors, vous n’avez qu’à sélectionner les zones qui vous conviennent.

assistant-to

Vous n’avez plus qu’à cliquer sur « Insert times into email ». Vos disponibilités seront alors indiquées au sein de l’email à envoyer. Votre interlocuteur n’a qu’à cliquer sur le créneau qui lui convient le mieux. En cliquant sur ce créneau, un rendez-vous est automatiquement créé dans votre propre calendrier. Votre interlocuteur reçoit quand à lui une invitation par email pour générer ce même rendez-vous.

Actuellement, Assistant.to ne fonctionne qu’avec les comptes Google (binôme Gmail / Google Agenda). Cela signifie que la personne qui planifie une réunion doit obligatoirement utiliser son compte Google, mais cela n’affecte pas l’interlocuteur : il peut utiliser Outlook ou un autre système de calendrier. Les équipes d’Assitant.to développement actuellement un équivalent de leur outil pour Outlook et Mac Mail.

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