Open Bee

Découvrir Open Bee

Open Bee est une solution française de gestion électronique des documents (GED) sur-mesure et intuitive, qui vous permet de stocker en toute sécurité, de gérer et de partager facilement vos fichiers dématérialisés, à partir d’une même interface. Vous avez la possibilité de personnaliser la plateforme à l’image de votre entreprise, en fonction de vos besoins. L’objectif : automatiser vos processus métiers, digitaliser l’ensemble de vos documents (factures, contrats, RH…) pour accélérer la transformation digitale de votre activité.

Une solution tout-en-un pour gérer ses documents dématérialisés

De nombreuses fonctionnalités sont proposées pour vous aider à classer, partager et archiver l’ensemble de vos documents papier numérisés en toute sécurité. On retrouve notamment :

• La gestion facilitée des documents électroniques : pour centraliser au même endroit tous vos fichiers (PDF, Word, Excel, image ou vidéo). Vous gérez le rôle des utilisateurs qui ont accès à la plateforme (administrateur, utilisateur standard, utilisateur externe). Vous pouvez retrouver facilement tous vos contenus grâce à une barre de recherche intégrée, et vous les partagez avec vos contacts internes et externes en quelques clics.
• La dématérialisation des formulaires : pour créer et convertir vos formulaires papier au format numérique via une interface au design simple à utiliser, mais aussi pour insérer tous types de champs, et diffuser vos formulaires électroniques facilement.
• La capture multi-documents : pour intégrer vos documents à partir de n’importe quelle source : scanner, applications métiers, Microsoft Office, serveur de messagerie, etc. Les informations importantes qui figurent sur vos documents sont identifiées, en vue de procéder à un classement efficace et un renommage intelligent de vos fichiers.

Une gestion automatisée des processus métiers pour tous les secteurs d’activité

Open Bee permet de répondre à tous les enjeux de digitalisation des documents et des processus, quel que soit votre secteur d’activité (santé, banque et assurance, automobile et transport…) et la nature de votre métier (comptabilité, ressources humaines, secrétariat et administration…). Vous gérez simplement et efficacement tous vos contrats, grâce à la signature électronique intégrée, mais aussi les factures de vos clients et fournisseurs, ou encore votre courrier entrant.

Les fonctionnalités liées à l’automatisation de la validation et du traitement de vos documents vous permettent d’optimiser vos processus métiers, et ainsi gagner du temps dans la réalisation de vos tâches au quotidien. Vous évitez les erreurs de saisie, les retards dans l’approbation des fichiers et contrats, et vous réduisez le volume des tâches répétitives à faible valeur ajoutée pour vous concentrer sur le cœur de votre activité. Le plus : un module Analytics vous offre la possibilité de configurer l’analyse de vos actions, sur la base de vos documents indexés, pour un meilleur suivi.

À noter que la plateforme Open Bee, qui est traduite en 12 langues, propose de nombreuses intégrations à partir de l’API, pour connecter la solution aux applications et logiciels que vous utilisez au quotidien (CRM, ERP, RH…), comme par exemple : le Pack Office, Microsoft Outlook, Sage, Cegid, EBP, Quadratus…

Une plateforme sécurisée pour accéder à vos documents à tout moment

Véritable coffre-fort numérique, Open Bee simplifie l’accès à l’ensemble de vos documents, où que vous soyez, depuis l’ensemble de vos périphériques (ordinateur, smartphone, tablette). La plateforme vous permet de conserver vos documents en toute sécurité. Les données sont hébergées dans un datacenter français sécurisé, qui bénéficie d’une certification ISO/CEI 27001. Grâce au contrôle d’intégrité des documents offerts par Open Bee, vous pouvez distribuer les bulletins de paie au format électronique à destination des membres de votre organisation. La confidentialité des échanges avec vos collaborateurs, fournisseurs, clients et partenaires est renforcée.

Vous souhaitez intégrer Open Bee pour digitaliser votre activité et l’accès à vos documents ? Une démo de la plateforme est disponible sur demande.