Signature mail

Choisir un outil Signature mail

Comment créer une signature mail professionnelle

Pour créer une signature mail, vous pouvez passer directement par votre messagerie : Outlook, Gmail, Apple Mail, Yahoo Mail, Mozilla Thunderbird, etc. Vous devrez paramétrer manuellement votre signature par défaut pour qu’elle soit ajoutée automatiquement lorsque vous souhaitez écrire un nouvel e-mail (courriel). Pour la signature Outlook par exemple, il suffit d’ouvrir un nouveau courrier, de cliquer sur l’onglet Message, puis sur l’option Une signature. Vous avez la plupart du temps la possibilité d’ajouter plusieurs signatures mails, et de choisir à chaque nouveau mail celle que vous souhaitez afficher selon vos préférences ou vos objectifs marketing. Attention à ne pas confondre signature mail et signature électronique (signature numérique).

Autre solution intéressante : vous pouvez vous appuyer sur un outil spécialisé qui permet de gérer plusieurs signatures simultanément. Des outils tels que Letsgnit, Signitic, Email Impact, Boost My Mail et Sigilium permettent d’insérer une signature automatique à tous vos collaborateurs. Deux avantages : cela vous fait gagner du temps et les signatures HTML au sein de votre entreprise sont uniformisées, ce qui valorise votre image de marque auprès des destinataires des emails (prospects, clients, fournisseurs, etc.). Ces solutions de gestion de signature mail se connectent facilement aux principales messageries.

Les éléments à ne pas oublier pour ajouter une signature : votre nom, prénom, numéro de téléphone, adresse mail, adresse postale, site web, principaux réseaux sociaux. Ainsi lorsque vous envoyez un nouveau message à vos contacts, ils ont vos coordonnées accessibles facilement, ils peuvent notamment rapidement les copier-coller (à condition que vos informations soient bien sous format texte).

Les fonctionnalités des outils de signature email

Avec un outil de signature mail, vous pouvez :

• Créer des signatures mail à partir de modèles : vous retrouvez des templates de signatures mails que vous pouvez personnaliser (polices, couleurs, tailles, etc.) pour la création de signature. Aucune compétence technique n’est requise grâce aux éditeurs drag & drop qui gère le code HTML. Vous avez la possibilité d’ajouter une image (bannière) pour mettre en avant des actions marketing sur une nouvelle signature : promotion d’un service, produit, événement, etc. ainsi qu’un ou plusieurs liens (site web, réseaux sociaux…).
• Diffuser automatiquement les signatures mails : une fois votre création finalisée, vous cliquez pour enregistrer les modifications et valider l’opération, les nouvelles signatures s’affichent en bas des mails de vos collaborateurs. Aucune action manuelle n’est nécessaire sur les postes informatiques de vos équipes, tout se fait automatiquement.
• Planifier les signatures mails : il est possible de programmer une signature mail pour un lancement de campagne marketing ou pour l’annonce d’un événement spécial (anniversaire d’entreprise, portes ouvertes, salon commercial, etc.)
• Segmenter la diffusion des signatures : vous pouvez regrouper les collaborateurs par service (commercial, comptable, ressources humaines, etc.), agence ou marque, ce qui permet ensuite de diffuser une bannière marketing différente selon les groupes prédéfinis (segmentation). L’avantage : chaque expéditeur diffuse les bons messages à la bonne audience.
• Analyser les clics dans les signatures : vous analysez les performances de vos campagnes marketing (clics vers votre landing page ou vers vos réseaux sociaux). Vous pouvez trier et filtrer vos résultats par utilisateur, template ou campagne. Vous avez même l’opportunité de les exporter sous document pdf.

Les outils gratuits pour les signatures mails

Des générateurs gratuits existent pour créer une signature mail et faciliter la mise-en-forme, comme par exemple : Gimm.io ou encore Assistance.email. Il existe aussi un générateur nommé HubSpot Email Signature Generator qui n’est pas payant et qui permet de créer une signature personnalisée. Ainsi, vous pouvez concevoir une signature mail gratuitement, un outil idéal pour un usage ponctuel. Vous avez ensuite la possibilité de l’ajouter à votre compte de messagerie.

Pour un usage professionnel, vous pouvez vous tourner vers Signitic, Letsignit ou encore Boost My Mail qui disposent d’une version d’essai gratuite pour tester toutes leurs fonctionnalités. Ces outils permettent de créer des signatures mails professionnelles avec des bannières marketing, et ils facilitent aussi l’insertion des nouvelles signatures dans les emails des collaborateurs de l’entreprise.