Comptabilité

Choisir un logiciel Comptabilité

Qu’est-ce qu’un logiciel de comptabilité ?

Les outils de comptabilité sont des progiciels qui traitent toutes les tâches comptables d’une entreprise et sa gestion dans sa globalité : plan comptable, comptabilité générale, saisie des écritures, déclaration de TVA, déclarations fiscales, gestion de trésorerie, devis et factures, impayés, paie, rapprochement bancaire, saisies des notes de frais…

Certains logiciels permettent d’automatiser vos processus pour gagner du temps et accroître votre productivité, mais également de maîtriser votre activité en assurant un contrôle budgétaire. Ces logiciels de gestion génèrent aussi des reportings détaillés (compte de résultat, balances, grand-livre et autres éditions légales, cubes décisionnels d’analyse du CA et des marges, tableaux de bord de suivi des charges, éditions des postes clients et fournisseurs, suivi de trésorerie…).

Comptabilité : quelles contraintes pour les entreprises ?

Pour les entreprises, la tenue de la comptabilité est obligatoire. Celle-ci se doit d’être « de bonne foi », et respecter certaines règles. Pour les sociétés commerciales, ces règles sont les suivantes :

• Établir des factures : à partir d’un devis ou non,
• Tenir des livres comptables : ils sont composés du journal comptable et du grand livre comptable, qui répertorient les flux financiers quotidiens de l’entreprise,
• Tenir des comptes annuels : ces comptes sont fournis à l’administration fiscale à la fin de chaque exercice. Ils englobent le bilan comptable, le compte de résultat et l’annexe explicative,
• Rassembler les pièces justificatives : elles prouvent les informations présentes dans les comptes (factures de vente ou d’achat par exemple),
• Réaliser un inventaire : celui-ci doit être produit une fois par an et répertorier les éléments actifs et passifs de l’entreprise, ainsi que leur valeur,
• Archiver les documents comptables et leurs justificatifs pendant 10 ans.

Pour certaines entreprises, la comptabilité est simplifiée. Par exemple, les micro-entreprises peuvent se contenter d’un enregistrement chronologique des recettes et des achats. D’autres types d’entreprises (comme celles relevant des bénéfices industriels et commerciaux ou celles imposées à l’impôt sur les sociétés) bénéficient également d’un régime simplifié. Les entrepreneurs peuvent réaliser leur comptabilité seuls, avec ou sans logiciel spécialisé, ou faire appel à un expert comptable.

Quel logiciel pour quel type d’entreprise ?

Les entreprises peuvent acheter une solution comptable auprès d’un éditeur de logiciels. Les TPE (très petites entreprises) et PME (petites et moyennes entreprises) ainsi que les auto-entrepreneurs, utilisent fréquemment des logiciels SAAS tels que Indy, Je pilote mon entreprise, ou Zefyr qui peuvent s’intégrer à un logiciel de gestion commerciale ou CRM.

Les grandes entreprises privilégient davantage les progiciels de gestion intégré (PGI ou ERP) qui comportent un module réservé à la comptabilité. Cela leur permet de gérer tous leurs comptes-clients plus facilement, et leur offre un réel gain de temps. Un logiciel de comptabilité peut être aussi développé en interne par une entreprise. Dans ce cas, la société devra solliciter un ou plusieurs experts-comptables pour attester de la cohérence et vraisemblance des comptes annuels et des données comptables dans leur ensemble.

Dans la majorité des cas, les outils comptables sont payants, mais une version gratuite est fréquemment proposée. Pour un logiciel 100 % gratuit, il faudra se tourner vers une solution open source.

Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de comptabilité ?

Des logiciels de comptabilité en mode SAAS tels que Indy, Je pilote mon entreprise, MaCompta.fr, EBP, Cegid, proposent des fonctionnalités qui prennent notamment en charge :

• La gestion comptable : un paramétrage vous permet d’automatiser votre tenue comptable afin de rapprocher et traduire en écritures comptables les opérations de vente et d’achat. Vous pouvez également gérer parfois automatiquement les envois de factures par mail mais aussi effectuer un export de vos documents comptables.
• La gestion de la trésorerie : vous suivez en temps réel les entrées et sorties d’argent, vous accédez à un prévisionnel de trésorerie et vos tableaux de bord vous permettent de réaliser un suivi commercial, comptable, analytique et financier.
• Création de rapports : certains sont personnalisables à partir d’un tableau de bord dédié. Ces reportings vous offrent une vue globale sur la tenue de votre comptabilité.
• La facturation : avec un logiciel comptable, vous pouvez créer et personnaliser vos factures, vos devis, avoirs, reçus ou bons de commande, avec votre logo, votre mise en page, vos mentions légales, et les attributs particuliers. Il est également possible de paramétrer des relances pour vos clients.
• Le calcul de la TVA : l’outil peut appliquer automatiquement le taux de TVA à chaque transaction, et ainsi automatiser la déclaration de la TVA.
• La Réalisation de déclaration fiscale : les plateformes comptables peuvent vous accompagner dans vos déclarations fiscales, grâce à l’auto-remplissage des déclarations.
• Numérisation des justificatifs : la plupart des logiciels de comptabilité vous permettent de numériser vos factures ou tickets de caisse en quelques secondes, en les prenant en photo avec votre smartphone. La plateforme sauvegarde ensuite les justificatifs dans votre espace.