Doxtreem by Numen

Découvrir Doxtreem by Numen

Doxtreem est une plateforme de gestion électronique des documents (GED) développée par Numen. Prête à l’emploi, elle aide les organisations à structurer et optimiser leur base documentaire afin de faciliter l’accès à l’information, d’enrichir les résultats de recherche par leur contexte et de répondre aux exigences réglementaires. La solution cible principalement les équipes commerciales, achats, finances et ressources humaines, au sein d’entreprises issues de secteurs variés comme l’immobilier, la culture, l’industrie, les services, le retail, ainsi que la banque et l’assurance. Doxtreem est une plateforme web accessible depuis tous les navigateurs, et compatible avec le RGPD.

Une solution pour collecter et intégrer tous les documents de l’entreprise

La solution rassemble tous les documents dans un même espace. Les documents papier sont numérisés et les fichiers numériques sont importés depuis les applications métiers, les formulaires ou les flux automatisés. Pour ce faire, les connecteurs et API assurent la communication avec les ERP, CRM et outils RH. Dès l’import, la plateforme applique des mécanismes de reconnaissance automatique afin de qualifier les documents. Les technologies de reconnaissance de texte (OCR, LAD et RAD) identifient les types documentaires et extraient les informations clés pour alimenter les métadonnées. Les contenus deviennent ainsi immédiatement exploitables.

Centralisation et gestion documentaire

Doxtreem organise les documents à l’aide d’un plan de classement paramétrable, adapté aux métiers, aux services et aux contraintes réglementaires. L’arborescence, les règles de nommage et les droits d’accès structurent les contenus de manière cohérente et contrôlée. La plateforme conserve l’historique des versions et trace les actions effectuées sur chaque document.

La recherche documentaire permet de retrouver rapidement les informations utiles. Les métadonnées, les propriétés métier et le contenu textuel extrait par OCR alimentent le moteur de recherche afin de traiter des requêtes simples ou avancées, sans dépendre uniquement du plan de classement.

Des fonctionnalités pour automatiser les processus documentaires métiers

Doxtreem permet d’automatiser les processus métiers liés aux documents. Les équipes définissent des circuits de validation, de contrôle, de signature ou d’archivage, organisés en étapes successives avec des rôles clairement identifiés.

Les métadonnées pilotent le déroulement des processus. Elles déclenchent certaines étapes, orientent les décisions et assurent la complétude des dossiers. Les informations extraites lors de l’acquisition alimentent directement ces mécanismes, sans ressaisie.

Chaque action effectuée au cours d’un processus est tracée. Les utilisateurs visualisent les tâches à traiter selon leur périmètre, tandis que les administrateurs suivent l’avancement global des dossiers et les décisions prises.

Des outils pour diffuser et partager les documents de manière sécurisée

Doxtreem organise la diffusion des documents selon des modalités adaptées aux échanges internes et externes. Les datarooms facilitent le partage temporaire de documents avec des tiers dans un cadre sécurisé et maîtrisé. La plateforme prend aussi en charge l’envoi de documents par recommandé électronique conforme au règlement eIDAS, ainsi que le partage par lien sécurisé sans recourir aux pièces jointes. Les droits utilisateurs encadrent les accès et les téléchargements, tandis que les journaux d’audit tracent l’ensemble des transmissions afin d’assurer la maîtrise des échanges et la traçabilité des documents.

Tarifs

Les tarifs de Doxtreem dépendent de votre structure et de ses besoins. Pour bénéficier d’un devis sur-mesure, nous vous invitons à contacter le service client.