DocuWare

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DocuWare est une solution GED (gestion électronique de documents) à destination des entreprises : PME, ETI et des grands groupes, ainsi que des collectivités. Cet outil propose de dématérialiser tous types de documents d’entreprise et d’automatiser des workflows pour gagner en productivité. Il s’adresse notamment à des secteurs et services tels que : la comptabilité et les finances, les ressources humaines, les ventes et le marketing, la qualité et le juridique.

Numériser et centraliser tous vos documents

DocuWare permet d’accompagner les entreprises dans leur transformation digitale via la dématérialisation de différents types de papiers, tels que les contrats ou les factures. La solution propose ainsi de collecter vos différents documents, et de les centraliser sur sa plateforme.

La solution met à la disposition des utilisateurs les fonctionnalités suivantes :

• Numérisation et classification : vous avez la possibilité de connecter DocuWare à n’importe quel scanner pour numériser des documents papier, tels que des factures ou des bons de commande.
• Indexation intelligente : grâce à une technologie basée sur l’IA, la solution a la capacité d’identifier les éléments clés et de les extraire pour faciliter leur indexation.
• Importation de fichiers et dossiers : vous pouvez importer et indexer des documents Windows, PDF ou encore des emails. Déplacez des documents uniques ou des dossiers entiers depuis le système de fichiers vers la solution afin de partager et protéger les informations.

La plateforme offre la possibilité de visualiser vos documents sur tous les supports, et depuis n’importe quel navigateur web.

Collaborer facilement pour le traitement et l’organisation de vos documents

DocuWare permet de trier, distribuer et relier les informations, mais aussi de bénéficier de workflows rapides et de faciliter la collaboration.

Parmi les principales fonctionnalités proposées :

• Collaboration : définissez les autorisations d’accès des éditeurs et groupes d’utilisateurs. Définissez des dates d’échéances pour l’exécution de tâches et attribuez celles-ci à des collaborateurs.
• Gestion des documents : il est possible d’appliquer des annotations et corrections sans modifier les documents originaux, et d’ouvrir le contenu archivé pour le modifier dans son programme d’origine. La solution permet d’enregistrer automatiquement les documents modifiés comme nouvelle version et de consulter leur historique. Vous avez la possibilité de supprimer automatiquement des documents en fonction de critères prédéfinis. Faites signer vos contrats et factures à l’aide de signatures électroniques. DocuWare vous permet de saisir des termes ou de sélectionner des mots clés, afin d’effectuer des recherches dans le contenu d’un document ou dans les données de l’index. Les documents peuvent être partagés par le biais de liens.
• Gestion des workflows : automatisez les tâches manuelles et organisationnelles récurrentes qu’il s’agisse de simples notifications et approbations ou de processus. L’outil dispose de workflows prêts à l’emploi pour automatiser des processus clés tels que le traitement des factures ou l’intégration de nouveaux employés. Un tableau de bord permet de suivre la progression des workflows mis en place.
• Intégrations multiples : DocuWare permet l’intégration de logiciels CRM, ERP, SIRH, et vous pouvez également relier la plateforme à une messagerie électronique.

Par ailleurs, DocuWare est immatriculé en tant que Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) agréée par l’État. Ainsi, elle accompagne les entreprises dans leur mise en conformité avec la réforme de la facturation électronique obligatoire dès septembre 2026. La solution permettra d’émettre, transmettre et recevoir des factures électroniques, d’en extraire les données pour l’administration, ainsi que de gérer la transmission des données de transaction et de paiement.

Archiver numériquement et de manière sécurisée vos documents

DocuWare est une solution cloud qui protège les documents importants et informations sensibles contre les accès non-autorisés, la perte de données ou encore les défaillances système. Toutes les données sont transférées via protocole HTTPS, avec un chiffrement TLS. Chaque document stocké bénéficie d’un chiffrement AES. DocuWare Cloud offre ainsi un niveau élevé de protection pour vos documents contre les logiciels d’extorsion tels que les ransomwares et autres logiciels malveillants.

DocuWare est également certifiée NF203 CCFN sur le coffre-fort numérique et ISO 27001, garantissant un niveau de sécurité et une confidentialités maximales à tous vos documents.

Découvrir l’outil à l’aide d’une démo personnalisée

DocuWare propose une démonstration gratuite et personnalisée sur demande. Il faudra également contacter l’organisme pour connaître les tarifs.