Cleemy Notes de frais

Découvrir Cleemy Notes de frais

Cleemy Notes de frais est un logiciel de gestion des notes de frais édité par Lucca. La solution, qui s’adapte aux entreprises de toutes tailles et de tous secteurs, simplifie la gestion de divers types de frais en entreprise : hôtel, transport, restauration, etc.

La plateforme est accessible en ligne via un navigateur ou par son application mobile iOS et Android. À noter : deux autres offres Cleemy sont proposées par Lucca : Cleemy Achats, pour la gestion des factures fournisseurs, et Cleemy Paiement, qui donne accès à des moyens de paiement intégrés.

Une intégration simple des dépenses

Depuis l’interface, les collaborateurs ont la possibilité d’intégrer leurs dépenses de manière simple et sécurisée. Pour ce faire, il suffit d’importer un justificatif depuis l’appareil ou de le scanner avec la caméra du smartphone. Une interface permet ensuite de saisir les informations relatives à la dépense : nature de la transaction, date, montant, taux de TVA, etc. Certaines de ces données seront automatiquement pré-remplies grâce à la reconnaissance de document (technologie OCR).

Cleemy peut aussi être synchronisé avec les principaux sites marchands ou sociétés de transport, permettant ainsi la transmission automatique des factures au logiciel.

Des notes de frais créées automatiquement

Une fois l’ensemble des justificatifs de dépenses intégrés, le collaborateur peut générer sa note de frais en un clic. Celle-ci est instantanément envoyée au manager par email, accompagnée d’un lien d’approbation. Le manager se charge alors d’approuver les notes de frais manuellement. Des alertes automatiques, émises par l’outil selon les règles établies par l’administrateur (plafond de dépense, types de dépenses autorisées, etc.) ou en cas d’anomalie ou de doublon, aident le manager dans sa décision.

Le manager a la possibilité de valider la note de frais dans son ensemble, de la rejeter ou de refuser certaines dépenses spécifiques. Un espace de commentaire est disponible pour expliquer les motifs de refus, permettant ainsi au collaborateur d’ajuster ou de supprimer sa dépense. Dès lors que la note de frais est approuvée, elle est transmise à l’administrateur, responsable du remboursement. Celui-ci peut ensuite exporter les données vers le système comptable.

Des fonctionnalités d’analyse

Les administrateurs ont également accès à des tableaux de bord analytiques, qui permettent de visualiser la répartition des frais au sein de l’organisation. Les types de rapports disponibles incluent :

• Les rapports de dépenses : un résumé des dépenses par collaborateur, détaillé par type de dépense,
• Les invités externes : une vue d’ensemble des dépenses engagées pour des acteurs externes (partenaires ou prospects par exemple),
• Le kilométrage : un récapitulatif des distances parcourues par chaque collaborateur et du montant remboursé.

Toutes les données peuvent être exportées en format CSV. En cas de contrôle administratif, les responsables peuvent télécharger les archives à valeur probante pour l’ensemble de l’entreprise ou pour certains utilisateurs désignés.

Des tarifs en fonction de la taille d’entreprise

Les tarifs de Cleemy Notes de frais, et des solutions de Lucca en général, dépendent de la taille de l’entreprise. Voici un aperçu des tarifs :

• 6 € HT par déclarant et par mois : pour une PME de 50 collaborateurs,
• 5,50 € HT par déclarant et par mois : pour une ETI de 200 collaborateurs,
• Sur devis : pour une société de plus de 500 collaborateurs.

Pour en savoir davantage sur les tarifs spécifiques pour votre entreprise, vous pouvez contacter le service commercial de la plateforme.