La signature électronique arrive dans Google Docs et Drive

La eSignature bientôt disponible dans Google Workspace

La suite bureautique de Google s’enrichit d’une nouvelle fonctionnalité : la signature électronique. En effet, les utilisateurs Google Workspace vont pouvoir signer et faire signer des documents directement dans Google Docs et depuis Google Drive. L’arrivée de cette « eSignature » en bêta ouverte fait suite au succès des tests alpha lancés à l’été 2022. « Sur la base des commentaires que nous avons reçus, nous sommes prêts à passer cette fonctionnalité au niveau supérieur », a annoncé le géant californien dans un blog post. Ce qui ne veut pas dire que tous les utilisateurs ont déjà accès à la signature électronique. Pour le moment, son déploiement sera limité à certains utilisateurs :

• Les « abonnés individuels de Google Workspace » ont accès à la bêta ouverte sans inscription supplémentaire,
• Les clients Google Workspace Business Standard et Plus, Entreprise Starter, Standard, Plus, Essentials, Essentials Plus, Education Plus et les associations sont éligibles à la version bêta.

Le déploiement va se faire progressivement dans les deux semaines qui suivent le 8 août, tandis que les candidatures à la bêta seront étudiées et les clients autorisés au cours des prochaines semaines.

Un accès direct dans Google Docs et via Google Drive

Pour utiliser la signature électronique, il suffit aux utilisateurs de créer un document ou d’en importer un via Google Drive dans Docs. Sous l’onglet Outils, une option eSignature est ajoutée. Un champ va alors apparaître sur votre document, qu’il sera possible de déplacer et de paramétrer en y demandant la signature, les initiales, le nom, la date. Il sera parallèlement possible de :

• Demander des signatures,
• Rejeter la demande de signature,
• Consulter l’état des signatures en attente,
• Rechercher les contrats terminés,
• Créer une copie d’un document pour chaque demande.

Cette fonctionnalité devrait aider, selon Google, « les entrepreneurs individuels et les petites entreprises à rationaliser ce flux de travail » en leur permettant donc « d’ajouter des signatures aux contrats officiels, directement dans Google Docs ». Parallèlement, la firme travaille à d’autres options pour sa eSignature, notamment l’ajout d’un rapport de poste d’audit dans tous les contrats terminés, la possibilité de demander une signature à plusieurs utilisateurs ou à des utilisateurs « non-Gmail », ainsi que celle d’initier une signature électronique sur des PDF stockés dans Drive.