Créer un diagramme de Gantt pour organiser un projet efficacement

Qu’est ce qu’un diagramme de Gantt ?

Créé dans les années 1890 par l’ingénieur Karol Adamiecki puis démocratisé par Henry Gantt 20 ans plus tard, le diagramme de Gantt est un outil qui permet de visualiser en un coup d’œil la globalité de l’avancée d’un projet et des étapes nécessaires à sa réalisation.

Cet outil permet de représenter graphiquement :

• la durée précise du projet, avec une date de début et de fin,
• les différentes tâches qui composent le projet,
• la date de début et de fin de chacune de ces tâches ainsi que leur durée,
• le chevauchement des tâches ainsi que la durée de chaque chevauchement.

Visuellement, cet outil prend la forme d’un tableau avec plusieurs éléments clés. Dans la colonne de gauche, on retrouve une liste de tâches et de sous-tâches. L’axe temporel du projet s’inscrit en ligne d’en-tête. Finalement, chaque ligne correspond à une tâche identifiée et représentée par un rectangle plus ou moins long selon la durée estimée. La couleur des rectangles définit en général la personne ou l’équipe en charge de la tâche.

En somme, le diagramme de Gantt permet de planifier efficacement un projet ainsi que de suivre les tâches, échéances et ressources affectées de façon quotidienne. Les informations sont centralisées et accessibles à tous grâce à un fonctionnement simple.

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Les étapes pour créer un diagramme de Gantt

Afin de planifier un projet efficacement en utilisant un diagramme de Gantt, il est nécessaire de suivre une série d’étapes :

1. Lister les tâches

Pour mener à bien un projet, il est important d’inclure toutes les tâches et sous-tâches nécessaires à son bon déroulement. Commencez donc par établir un listing complet des actions qui doivent être accomplies. Identifiez les tâches, des moins significatives aux plus conséquentes en les hiérarchisant. Utilisez le système de sous-tâches pour une organisation plus claire. Cette étape est parfois fastidieuse mais il est indispensable de la réaliser correctement pour estimer le plus justement possible le temps à accorder à l’ensemble du projet et éviter tout retard.

2. Lister les ressources disponibles et attribuer les tâches

Chaque réalisation de projet nécessite la mise à disposition de ressources. Durant cette étape, faites la liste de vos ressources humaines, matérielles et financières qui permettront de mener à bien le projet. De même, essayez d’estimer le plus justement possible vos ressources pour éviter toute mauvaise surprise. Par la suite, il faudra attribuer les tâches ou sous-tâches définies au préalable aux personnes concernées.

3. Définir la durée de chaque tâche

Ensuite, il est nécessaire d’attribuer des durées estimées à chaque tâche, avec ici aussi, une date de début et de fin. Cette étape permettra de construire les rectangles qui figurent dans le diagramme de Gantt, dont la longueur dépend du temps estimé.

La date de fin de votre projet pourra découler de cette estimation ou être définie en amont, pour ceux qui disposent d’une date d’échéance. Dans ce cas, c’est la date de lancement du projet qui sera déduite de l’estimation globale des tâches à réaliser. Pensez à prévoir les aléas !

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4. Définir les corrélations

Le diagramme de Gantt permet également de visualiser la corrélation entre les tâches. Pour expliciter ces corrélations, inscrivez des flèches entre les tâches dépendantes. Imaginons qu’il existe une tâche A, une tâche B et une tâche C. Les trois tâches sont corrélées et les tâches B et C ne peuvent pas être effectuées avant que la tâche A soit terminée. Si la tâche A accuse un retard dans le délai, celui-ci sera automatiquement répercuté sur les tâches B et C. Un fonctionnement bien pratique pour des modifications en temps réel tout au long du projet.

5. Ajouter des jalons

Les jalons représentent des dates clés qui entrent en compte lors de la réalisation de votre projet. Cela peut-être une date de réunion importante, la clôture d’une période, la date de mise en production… En général, les jalons sont représentés par des losanges sur les diagrammes de Gantt.

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