After Action Review : une méthode pour réaliser un bilan de projet efficace

À la fin d’un projet, il est important de faire un bilan général, pour analyser ce qu’il s’est passé, pourquoi les choses se sont passées de cette façon, quelles sont les forces et les faiblesses que l’on a pu constater… L’une des techniques les plus efficaces pour débriefer les projets est la méthode After Action Review (AAR), qu’on pourrait traduire en français comme : « un examen après action ».

Le principe est simple, il implique de se réunir immédiatement après la fin projet pour répondre aux questions suivantes :

• Qu’est-ce qui était prévu ?
• Qu’est-ce qui a été réalisé ?
• Pourquoi existe-t-il des écarts ?
• Qu’est-ce qui a bien fonctionné et pourquoi ?
• Qu’est-ce qui peut être amélioré et comment ?
• Faut-il changer de méthode pour le prochain projet ? Si oui, comment ?

La méthode AAR peut s’appliquer à n’importe quel type de projet, et idéalement tous les collaborateurs impliqués dans le projet sont invités à participer, pour avoir un maximum de retours différents.

1. Contexte : rappel des objectifs et buts de l’action

Avant de vouloir analyser les résultats, il est important rappeler quels étaient les objectifs initiaux avant le lancement du projet, mais également de rappeler quels sont les objectifs de ce débriefing. C’est l’occasion de vérifier que tous les participants partagent bien la même vision des objectifs.

Vous pouvez également profiter de ce moment de l’échange pour reprendre les documents associés aux objectifs prévus initialement, de sorte à pouvoir les comparer aux résultats obtenus dans les étapes suivantes de l’ARR.

À l’issue de cette première étape, il faut avoir répondu aux questions suivantes : Qu’est-ce qui était prévu ? Quels étaient les livrables attendus ? Quels étaient les événements clés prévus ? 

2. Analyse : observation des résultats post action et analyse des causes des écarts

Après avoir reposé clairement les objectifs initiaux, vous pouvez comparer ce qui était prévu avec ce qui s’est vraiment déroulé, et constater les écarts positifs, puis les écarts négatifs. Il arrive que des écarts soient très significatifs entre ce qui était prévu et ce qui s’est réellement déroulé, c’est donc le moment d’essayer de comprendre pourquoi cet écart existe.

Pour bien comprendre les résultats et les écarts constatés, vous pouvez répondre aux questions suivantes : Qu’est-ce qui a été réalisé ? Quels ont été les résultats ? L’action est-elle un succès ? Y’a-t-il eu des échecs ? Est-ce conforme à ce qui était attendu ? Qu’est-ce qui a fonctionné ? Qu’est-ce qui explique un tel succès ? Qu’est-ce qui n’a pas fonctionné ? Pourquoi cela s’est-il passé ? Quelles difficultés ont-été rencontrées ?

3. Recommandations : recherche des pistes d’améliorations

Après avoir effectué les deux premières étapes, vous avez toutes les clés pour déterminer ce qui peut être amélioré et ce qui doit être gardé. Les écarts positifs sont souvent indicateurs des choses qu’il faudra reconduire lors du prochain projet, et au contraire les écarts négatifs doivent aboutir sur une réflexion pour qu’ils ne se reproduisent plus.

Pour identifier les changements les plus efficaces à effectuer, vous pouvez répondre aux questions suivantes : Comment pourrions-nous éviter cette situation ? Que conseilleriez-vous pour les actions à venir ? Comment pourrions-nous faire différemment la prochaine fois ? Que changerions-nous si nous devions refaire le projet ? Devrions-nous faire différemment la prochaine fois ? Si oui, comment ?