10 conseils pour réussir vos comptes-rendus de réunion

Le compte-rendu de réunion : pourquoi est-il important ?

Le compte-rendu est un document indispensable, à réaliser après chaque réunion. Il permet de récapituler la nature des échanges, les différentes propositions des intervenants et les décisions qui ont été prises. En cela, il a pour intérêt de cadrer les discussions afin de produire des réunions efficaces, centrées sur un objet défini. Pourtant, le compte-rendu est souvent relégué à l’état de brouillon, perdant ainsi son intérêt de synthèse et de clarté.

Heureusement, de nombreux outils permettent désormais de gagner un temps considérable dans la réalisation de comptes-rendus, et de produire des rapports fournis et hiérarchisés. Ces outils peuvent intégrer prises de notes automatiques, suivis de missions, description des étapes, etc.

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10 points clés pour un compte-rendu réussi

1. Utiliser des outils adaptés : en fonction de vos besoins, divers outils peuvent vous permettre de faciliter la rédaction de comptes-rendus. Si vous réalisez une réunion en ligne, des plateformes de visioconférence peuvent vous offrir des fonctionnalités intégrées de prise de note ou de génération de récapitulatifs. Vous pouvez également opter pour un logiciel de retranscription, qui vous permettra de gagner du temps de rédaction.
2. Désigner un rapporteur : en amont de la réunion, il est primordial de définir un rapporteur qui sera chargé de la prise de note et de la réalisation du compte-rendu. Cela vous évitera de devoir composer avec des prises de notes éparses, souvent incomplètes, prises par différents interlocuteurs. Si vous utilisez un outil de retranscription, le rapporteur sera chargé de vérifier le contenu et d’optimiser l’organisation des informations.
3. Rédiger le compte-rendu juste après la réunion : l’après-réunion représente sans aucun doute le meilleur moment pour rédiger votre compte-rendu. En effet, les informations importantes sont encore fraîches dans votre esprit et dans ceux des participants, que vous pourrez solliciter en cas de doute. Cela vous permettra également de diffuser rapidement le récapitulatif.
4. Enregistrer la réunion : durant les réunions, la prise de notes peut parfois être complexe, en particulier si les idées et les contradictions fusent. Ainsi, il est pertinent d’enregistrer la réunion pour vous assurer de conserver une trace. L’enregistrement pourra également vous permettre d’utiliser un logiciel de retranscription automatique après la réunion. En revanche, assurez-vous que tous les participants consentent à cet enregistrement.
5. Rappeler le contexte de la réunion : les premières informations à indiquer dans un compte-rendu sont la date, les participants et l’objet de la réunion. Ces éléments permettent de cadrer le contexte et de fournir une base claire pour comprendre le déroulement des discussions. Par la suite, vous pourrez classer efficacement les comptes-rendus d’un même projet.
6. Mettre en exergue les décisions prises : une réunion constructive doit aboutir par des prises de décision. Le compte-rendu a donc pour utilité d’apporter une preuve des choix qui ont été effectués. Si cela a été défini, vous pouvez également intégrer le calendrier des étapes jusqu’à la prochaine réunion, afin d’apporter une vision claire aux participants.
7. Noter les points d’accord et de désaccord : le compte-rendu de réunion témoigne de l’état d’avancement d’un projet à un instant T. Il est ainsi important de souligner les points divergents et ceux qui font consensus au sein des équipes. Vous pourrez ainsi préciser les éléments nécessitant une analyse supplémentaire ou un point de vue extérieur.
8. Proposer une mise en page claire et soignée : le document doit être simple à lire, et doit permettre à un collaborateur absent à la réunion de comprendre en un coup d’œil les enjeux et les éléments clés abordés. Veillez donc à réaliser un récapitulatif synthétique, aéré, en prenant soin d’organiser des informations. Il est notamment possible d’opter pour un template, qui vous aidera à soigner la présentation et uniformiser vos différents comptes-rendus.
9. Faire valider le compte-rendu : tous les participants n’ont pas nécessairement un ressenti similaire d’une même réunion. Ainsi, une fois votre compte-rendu rédigé, il est important de vous assurer que tous les interlocuteurs sont en phase avec votre document. Cette étape est particulièrement importante dans la mesure où le compte-rendu agit comme une preuve des positions de chacun et des décisions prises.
10. Organiser les comptes-rendus dans un espace accessible : une fois votre récapitulatif réalisé, il est recommandé de le mettre à disposition des différents collaborateurs au sein d’un espace commun répertoriant tous les comptes-rendus de réunion d’un même projet. Vous permettrez ainsi aux collaborateurs de retrouver un témoignage des différentes étapes de travail. Les comptes-rendus peuvent être accessibles via un serveur interne, dans le cloud ou sur une plateforme de travail collaboratif.