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Web2day : au cœur de la newsroom et de l’animation Social Media

Flavien Chantrel, le 15 juin 2016

Nous vous avions proposé l’année dernière une interview sur le community management du Web2day. A l’occasion d’une édition 2016 qui voit son équipe dédiée doubler, voici un nouvel article vous présentant les nouveautés et les coulisses de la Newsroom, qui fait un excellent travail pour animer les conférences et donner de la visibilité au contenu. A cette occasion, nous retrouvons Olivier Dassonville, alias @TheDarkPixel sur Twitter. Pour la troisième année, il est en charge de gérer les équipes Social media. Merci à lui pour ses réponses.

web2day-logo

A quoi ressemble le dispositif cette année ?

Il était déjà important l’année dernière, mais il l’est encore plus cette année, puisque 47 personnes travaillent dans la newsroom. Il y a 6 salles à couvrir au lieu de 3, donc autant de conférences auxquelles être présent en simultanée. Il y a également un plateau d’exposants qui est passé du simple au quadruple. Cela nécessite des moyens assez conséquents, d’où l’équipe pléthorique ! Ils sont répartis en community managers (une vingtaine de personnes soit la moitié de l’équipe), graphistes, photographes, modérateurs, avec une équipe transversale qui assure le support et facilite le travail des équipes, pour qu’ils puissent se concentrer sur le cœur de leur mission.

Quelles sont les nouveautés par rapport à l’année dernière ?

Nous avons une équipe de speed painting, avec 4 personnes, qui font des illustrations en live pendant les conférences qui sont postées sur Instagram. De quoi donner une dimension plus graphique à l’évènement. Cette année, il y a également une emphase sur les médias, notamment vidéos. On va lancer des mini-interviews « Pourquoi êtes-vous venu au Web2day ? » auprès des 23 exposants. Nous avons également fait un Periscope ce matin pour la conférence de lancement, pour l’intervention de Carlos Diaz en ouverture et pour celle d’Axelle Lemaire.

Qui sont les personnes qui travaillent au sein de cette newsroom ?

Il y a peu d’étudiants et de stagiaires, ils ne sont que 7. Les autres sont en poste ou en alternance dans la communication digitale ou le social media, en agence ou chez l’annonceur. Je les connais personnellement, car certains ont déjà fait le Web2day les années précédentes ou ont travaillé sur d’autres évènements nantais avec moi.

Quelles sont les spécificités d’animer un évènement tel que le Web2day ?

Il y a des exigences élevées en termes de qualité et de précision. Le public du Web2day est composé d’early adopters en matière de réseaux sociaux. Pas étonnant donc que 94% des conversations autour de l’évènement sont sur Twitter. C’est cette exigence qui nous a par exemple poussé à prendre des développeurs (de la société AppVentus) pour live-tweeter les conférences Tech2day. Cela permet d’aborder les sujets techniques de manière plus pointue et d’éviter les contre-sens.

web2day-salle-macro

Au niveau de l’organisation d’un tel évènement, il doit y avoir des contraintes fortes ?

J’ai renoncé à faire un planning cadré à la minute, par expérience, ils explosent dès le début de l’évènement ! Entre les reports, les affinités, les besoins de souplesse… Je définis des groupes la veille, ils se calent ensuite en fonction du planning et j’organise les rotations par quarts de journée. Et comme les gens de l’équipe sont intelligents, rapides et performants, ils sont largement capables de s’organiser avec l’autonomie que je leur laisse. Il n’y a pas de chef ! Ceux qui ont des responsabilités sont là pour gérer les problèmes et soucis qui arrivent afin que le reste des équipes puisse travailler sereinement. C’est de l’agilité, on recalibre notre activité très régulièrement.

Quels outils utilisez-vous ?

Nous utilisons Swarmbird qui permet de gérer du multi-contributeurs sur Twitter avec un système de contrôle et d’ajout automatique de hashtags. Les gens ne tweetent pas directement, ils passent par ce service et leur référent (par spot physique) valide après avoir vérifié l’orthographe. TalkWalker nous a mis à disposition sa solution de social media analytics. Il permet de faire un suivi des performances, de la portée, des conversations et des influenceurs. Cela va nous permettre de publier une infographie à la fin de chaque journée mais aussi un récapitulatif un peu plus complet à la fin de l’évènement. Mais aussi Stamp.yt pour faire du watermark, Buffer, Periscope… Enfin, nous avons un channel Telegram par équipe pour échanger via messagerie instantanée.

Combien de temps faut-il s’y prendre à l’avance pour animer un évènement comme le Web2day ?

Je commence à travailler dès janvier avec l’équipe d’Atlantic 2.0. Je sollicite mes connaissances en février, et la team Pressroom est bouclée en mars. Il y a généralement entre 3 et 5 jours de retours à gérer à la fin de l’évènement (remerciements, félicitations, compte-rendus..), puis on publie les contenus froids : albums photos, chaînes Youtube, etc. Le live est très important, mais l’animation permet surtout d’assurer le succès des années suivantes ! Pour finir, je tiens à tirer mon chapeau à toute l’équipe d’Atlantic 2.0, qui réalise un travail incroyable tout au long de l’année pour réussir à caler un tel évènement !

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