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Non, votre boîte mail n’a pas besoin de 42 dossiers

Thomas Coëffé, le 22 février 2017

Beaucoup de professionnels ajoutent des dossiers à leur boîte mail pour mieux s’organiser. Sur Outlook, Gmail et les autres solutions de messagerie, on peut ajouter des dossiers pour classifier les emails. C’est pratique, à condition d’opter pour une technique de classement efficace, basée sur les actions et non sur les projets.

Un projet par dossier, une organisation pas toujours efficace

L’organisation par projet à au moins une vertu : elle permet d’accéder facilement aux emails d’une même thématique. Mais on peut également citer plusieurs problèmes :

  • Choisir le bon dossier n’est pas toujours aisé : certains emails concernent plusieurs projets ou n’ont pas de projet précis associé.
  • On peut oublier de répondre à un email important ou ne pas le prendre en compte car il est « bien caché » dans son dossier.
  • Certains projets, quand ils prennent de l’ampleur, peuvent être scindés en deux. Vous n’allez pas vous amuser à diviser votre dossier en deux.
  • Que vous utilisez Gmail ou Outlook, la recherche est en général suffisante pour retrouver un email, à condition de bien connaître son fonctionnement.

L’organisation « Un dossier = Un projet » peut être efficace dans certains cas, notamment quand on travaille sur de très nombreux dossiers ; mais elle ne semble pas optimale pour autant. D’autres choix peuvent permettre une gestion plus efficace.

Les emails ne sont pas tous égaux

Multiplier les dossiers n’est peut-être pas la solution. Pour commencer, il faut commencer à penser en actions et en deadlines plutôt qu’en projet.

Les emails qui arrivent dans notre boîte de réception ne sont pas tous égaux :

  • Certains sont inutiles
  • D’autres contiennent des informations
  • Certains nécessitent une réponse immédiate
  • D’autres nécessitent une réponse plus ou moins rapide
  • Certains contiennent des actions à effectuer immédiatement
  • D’autres contiennent des actions à effectuer plus ou moins rapidement

 

Moins de dossiers pour plus d’efficacité

Partant de ce constat, votre boîte email peut contenir ces quelques dossiers :

  • INBOX
  • TODAY
  • TODO
  • SPAM

Et c’est à peu près tout. De temps en temps dans la journée (ou une fois par jour, si vous préférez), regardez les emails non lus de votre boîte de réception. Chaque email doit correspondre à l’un de ces cas :

  • Réponse rapide ou urgente : répondez immédiatement
  • Réponse longue ou moins urgente : placez-les dans TODAY ou dans TODO
  • Action rapide ou urgente : effectuez-la immédiatement
  • Action longue ou moins urgente : ajoutez-la à votre to do list
  • Information utile, à conserver : laissez l’email dans votre INBOX
  • Aucun intérêt : placez l’email dans votre dossier SPAM

Chaque jour, réservez une plage horaire pour traiter votre dossier TODAY. Une fois traité, replacez ces emails dans votre boîte de réception. Chaque semaine, réservez une plage horaire pour traiter votre dossier TODO. De temps en temps, regardez votre dossier SPAM et tentez de les éradiquer (désinscription des newsletters, usage de Slack en entreprise pour supprimer de nombreux emails inutiles…).

Pour retrouver un email, utilisez la recherche, voire la recherche avancée, sur Gmail ou Outlook. Dans tous les cas, votre boîte mail n’est sans doute pas le lieu le plus adapté à la centralisation des informations importantes comme les factures, les bons de commande, les devis, les décisions prises en réunion…

Une organisation à adapter en fonction de son travail

Cette organisation en seulement 4 dossiers (spam compris) est une première base. Elle peut être suffisante ou nécessiter quelques adaptations. Certains apprécient l’Inbox Zero et préféreront créer un dossier pour rassembler tous les emails reçus et traités (à conserver), hors messages inutiles ou indésirables. On peut aussi créer un dossier Modèles qui rassemble des modèles d’emails, le fonctionnement des canned responses n’étant pas optimal sur Outlook. Voire un dossier CR qui rassemble tous les compte-rendus de réunion. Les utilisateurs de WordPress pourront aussi créer un dossier Commentaires associé à une règle Outlook ou Gmail pour éviter que leur boîte de réception ne soit polluée par des notifications de commentaires à modérer. Et ainsi de suite, en fonction de vos missions quotidiennes.

Plutôt que de créer un dossier dédié, les managers pourront créer une règle pour que les emails Demande de congé soient automatiquement placés dans TODAY ou TODO (en fonction de l’email de l’expéditeur ou de l’objet, s’il s’agit d’un email automatique). Il est sans doute préférable de rationaliser sa gestion des emails en fonction de l’action attendue (réponse rapide ou pas, tâche rapide à effectuer ou pas) plutôt que de multiplier les dossiers, perdre ses emails et oublier d’y répondre.

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Commentaires
  1. Vincent dit :

    Bonjour,
    100% d’accord !
    J’avais partagé quelques principes très complémentaires à ceux ci-dessus ici :
    https://www.linkedin.com/pulse/comment-siphonner-votre-inbox-vincent-malavelle
    Si cela peut aider…
    @+
    Vincent

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