Comment créer une réponse type sur Gmail ou Outlook ?

Chaque jour, on perd un temps fou à traiter ses emails. Selon Varonis, on reçoit en moyenne 50 mails par jour et 25% d’entre nous en reçoivent plus de 100. On peut classer ces emails en 3 catégories :

  • Ceux qui ne mérite pas de réponse de votre part
  • Ceux qui mérite une réponse personnalisée et précise
  • Ceux qui ne mérite qu’une réponse type

Les premiers n’occupent pas trop de temps dans la journée. On peut difficilement passer à côté des seconds. Mais on perd généralement trop de temps à rédiger les réponses aux emails qui ne méritent qu’une réponse type. On rédige alors continuellement les mêmes phrases et ce n’est pas très productif. Pour aller plus vite, certains copie colle les réponses déjà formulées par le passé. Mais une astuce permet d’automatiser ce processus. Voici comme créer une réponse type sur Gmail et Outlook.

Envoyer une réponse standardisée (canned response) sur Gmail

Pour accéder aux réponses type sur Gmail, vous devez vous rendre dans les paramètres (roue dentée en haut à droite), onglet Labos, puis activer les réponses standardisées (canned responses si vous utilisez Gmail en anglais). Pensez à « enregistrer les modifications ».

reponses-standardisees-gmail

Ensuite, créez un nouveau message. Cliquez sur la petite flèche, en bas à droite, pour créer une nouvelle réponse standardisée. Donnez-lui le nom de votre choix : « Expédition commande » par exemple, ou « Validation client », selon le type de réponse. Vous n’avez plus qu’à rédiger votre email en évitant les mots personnalisés (nom du destinataire, nom de l’entreprise etc.).

reponses-standardisees-editeur

Une fois votre email terminé, accédez à nouveau au menu puis cliquer sur le nom de votre réponse standardisée, dans la partie « Enregistrer ». Lorsque vous aurez à nouveau besoin de cette réponse, vous n’aurez qu’à accéder au menu, puis cliquer sur le nom de votre réponse dans la partie « Insérer ». Enfin, sachez que les réponses standardisées sont compatibles avec les filtres. Vous pouvez donc créer une règle dans Gmail pour qu’une réponse type soit envoyée automatiquement selon des critères précis (email de l’expéditeur, objet, etc.). C’est parfois très pratique !

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Envoyer une réponse type avec Outlook

Malheureusement, Outlook ne supporte toujours pas les réponses standardisées. Il va donc falloir ruser pour envoyer une réponse type avec Outlook. Créez un nouveau message ou répondez à un message, puis accéder aux signatures (depuis Outlook 2007, c’est disponible depuis le ruban). Créez alors une nouvelle signature, qui contiendra votre réponse type. La prochaine fois que vous voudrez envoyer une réponse type, il suffira d’insérer la bonne signature !

reponse-type-outlook

via Fast Company

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