Une méthode pour bien gérer ses tâches avec un carnet et un crayon

Pour gérer ses tâches, il y a deux écoles : utiliser un PC ou un carnet. Pour ceux qui préfèrent se servir d’un crayon et d’un calepin, une méthode est particulièrement populaire : Bullet Journal. Conçue par le designer Ryder Caroll, elle permet de bien organiser ses tâches sur papier, en structurant davantage le carnet de notes.

bullet-journal

Pour appliquer cette méthode, vous devrez donc vous munir d’un carnet vierge et d’un crayon. Vous devrez également vous plier à certaines règles, pour gagner en efficacité, tel que le « rapid logging » : évitez de noter de longues phrases voire des paragraphes entiers pour coucher vos tâches sur le papier. Un mot, voire quelques mots suffisent la plupart du temps. Ce principe vous permettra également de noter davantage de tâches sur une même page, un bon point pour s’y retrouver. Le designer conseille aussi d’utiliser un seul et même carnet pour noter ses tâches, ses notes et les événements à venir. Il suffit de choisir un type de puce pour chaque élément afin de bien s’organiser.

Organiser son carnet pour bien gérer ses tâches

Le principe est d’organiser son carnet en plusieurs parties :

  • un Index, qui référence tous ses dossiers,
  • un Future log, qui référence ses projets futurs,
  • un Monthly log, qui référence ses tâches à effectuer ce mois-ci,
  • un Daily log, qui référence ses tâches à effectuer ce jour.

Partie 1 : Index

Les premières pages de votre carnet sont dédiées à l’index (2, 4 voire 6 pages). Avant toute chose, numérotez les pages de votre carnet pour pouvoir utiliser cet index. Dès qu’un dossier est évoqué, ajoutez-le à l’index pour retrouver les contenus associés. À côté, notez les pages concernées par ce sujet. Ainsi, vous pouvez facilement retrouver un dossier ou des tâches concernées grâce aux premières pages de votre carnet.

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Partie 2 : Future log

Cette seconde partie permet de noter les tâches et les événements prévus à l’avance, avec une date ou une échéance précise. Réservez également plusieurs pages pour votre Future log : au moins 4 pages si un tiers de page suffit pour noter les principaux événements d’un mois entier.

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Partie 3 : Monthly log

Cette troisième partie concerne les tâches du mois. À gauche, indiquez les numéros et la première lettre des jours de la semaine. Vous pourrez ensuite indiquer les événements à venir et les tâches planifiées. À droite, il s’agit de votre liste de tâches. Mobilisez simplement deux pages pour le mois en cours ; les suivantes seront réservées au tâches du jour. Lorsque le mois sera terminé, vous pourrez à nouveau réserver deux pages pour les tâches du nouveau mois.

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Partie 4 : Daily log

Cette dernière partie est celle que vous utiliserez le plus au quotidien : il s’agit des tâches à effectuer ce jour. Chaque matin (ou chaque soir), il suffit d’indiquer les tâches à accomplir aujourd’hui uniquement. Pensez à bien diviser vos projets en micro-tâches, pour maximiser vos chances de les accomplir. Et évitez d’inclure tout votre log mensuel dans vos tâches quotidiennes, il est préférable de fixer un nombre de tâches raisonnable puis de s’y tenir. Vous pouvez également ajouter des étoiles pour montrer l’importance d’un élément.

daily-log

Vous pouvez aussi réserver des pages de votre carnet à des notes plus fouillées, si vous souhaitez explorer des concepts ; ou à des listes pour vous assurer que tous les éléments d’un projet ont été effectués par vous-même ou par les personnes avec qui vous travaillez.

Re-planifier les tâches non-accomplies (ou pas)

Ces éléments sont intéressants, mais n’ont pas de sens s’ils ne sont pas liés. Au quotidien, vous utiliserez principalement le daily log. Lorsque vous terminez une tâche, il suffit de remplacer son bullet point par une croix (dans votre daily log et votre monthly log). À la fin du mois, passez en revue les éléments de votre daily log du mois et ceux de votre monthly log. Pour chaque tâche non-accomplie, posez-vous la question : « est-ce que cette tâche a encore un sens » ? Si oui : ajoutez-la au prochain montly log et remplacez le bullet point par un « > ». Sinon, rayez-la. Ajoutez également les éléments référencés dans le future log qui correspondent au mois à venir.

Cette vidéo présente la méthode Bullet Journal en détail.

Objectif : éviter la procrastination

Cette méthode peut paraître pénible : on réécrit souvent les mêmes tâches, si celles-ci n’ont pas été effectuées dans les temps. Mais c’est volontaire : le designer estime que cela oblige le professionnel à se poser régulièrement la question de l’intérêt de conserver une tâche dans sa liste de tâches à accomplir. C’est chronophage au début, mais cette méthode assainie la liste de tâches au fur et à mesure. Il est souvent préférable de se concentrer sur un nombre de tâches restreint, plutôt que de traîner un lourd fardeau de tâches qu’on ne pourra jamais accomplir.

> Les 3P de la non-productivité : Perfectionnisme, Procrastination et Paralysie

Une méthode à adapter pour améliorer sa productivité

Si cette méthode est intéressante pour de nombreuses raisons, elle ne peut pas forcément être appliquée telle quelle. Si votre rythme de travail est calqué sur une semaine, préférez un rythme hebdomadaire à un rythme mensuel. Si les événements planifiés ont une place prépondérante dans votre travail, réservez davantage de place au Future Log. Et si votre quotidien est rythmé par une routine stable ou si vous accomplissez des tâches récurrentes, cette méthode devra également être adaptée pour en tenir compte.

> Rendez-vous sur le site dédié à la méthode Bullet Journal pour en savoir plus.

via Quartz

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Commentaires

  1. Sophie BADREAU
    18 juillet 2016 - 12h00

    Je ne sais pas si on peut faire de la publicité ici (sinon, annulez mon commentaire), mais on trouve de très jolis carnets chez Le papier fait de la résistance (entreprise française, même si elle fait imprimer ses carnets à Barcelone – personne n’est parfait).

  2. Guillaume
    19 juillet 2016 - 9h50

    J’ai testé pas mal d’applications de gestion des tâches, mais quand je vois un système comme celui-là je suis presque découragé par avance à l’idée de l’utiliser 🙂

    Pour moi, un système de gestion des tâches qui demande plus d’effort à mettre en oeuvre que de faire les tâches à proprement parler est voué à l’échec… Mais peut-être ne suis-je pas assez discipliné !

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