Outil de gestion de calendrier par excellence, Google Agenda fait partie des services majeurs proposés par le géant américain. Outre la création d’évènements uniques ou récurrents, il est possible de personnaliser son expérience utilisateur via de nombreuses fonctionnalités. Que votre utilisation de l’outil soit personnelle ou professionnelle, découvrez 15 astuces pour optimiser l’agenda Google !

 

Les raccourcis clavier

De nombreux services Google proposent d’utiliser des raccourcis clavier. Ceux-ci sont moins nombreux que sur Gmail par exemple, mais peuvent s’avérer utiles.

  • Navigation : K ou P pour passer à la date précédente, J ou N pour passer à la date suivante. R rafraîchit le calendrier, et T permet de revenir à la date du jour.
  • Affichage : vous pouvez switcher entre les différents modes de vues grâce aux chiffres 1, 2, 3, 4, 5 (respectivement vue par jour, par semaine, par mois, version personnalisée, et planning). Les raccourcis D, W, M, X, A permettent également d’accéder à ces types d’affichage.
  • Actions : C permet de créer un nouvel évènement, E d’accéder aux détails d’un rendez-vous. Les touches suppr et backspace permettent de supprimer une entrée. Certaines combinaisons « classiques » fonctionnent également, comme Ctrl + Z (annuler), Ctrl + S (sauver) et Echap (pour quitter l’édition d’un évènement par exemple et retourner au calendrier).
  • Divers : / permet d’accéder à la zone de recherche (comme sur Gmail) et Ctrl + P lance l’impression de votre agenda, en respectant l’affichage actif.

 

Recevoir un email quotidien qui résume ses rendez-vous

Google Agenda permet à tous de recevoir chaque jour un email, résumant les rendez-vous prévus dans la journée. Pour l’activer, il suffit de cliquer sur le menu déroulant, à droite du calendrier choisi (colonne de gauche, sous le titre Mes agendas). Vous devez ensuite cliquer sur le lien Rappels et Notifications, et activer le planning quotidien. Cette page permet également de modifier la façon dont Google Agenda vous averti, suivant les situations qu’il rencontre (notifications par défaut, évènement annulé…)

 

Exporter ou importer un agenda

Google Agenda permet d’exporter les calendriers : il suffit de se rendre sur les détails d’un agenda pour générer le fichier correspondant. Vous pouvez choisir entre les formats XML et iCal. Pour exporter l’ensemble des calendriers, vous devez vous rendre dans les paramètres, onglet Agendas. Le fichier contenant tous vos agendas sera généré au format ICS.

Pour importer un calendrier, vous devrez d’abord le compiler (les formats iCal et CSV sont pris en charge). Vos évènements seront importés au sein d’un agenda spécifique : vous pouvez donc en créer un si vous souhaitez utiliser un calendrier dédié aux rendez-vous importés. Il suffit ensuite de se rendre dans les paramètres, onglet Agendas, pour intégrer les évènements au calendrier de votre choix.

 

Intégrer les anniversaires des amis Facebook et les évènements

Facebook permet d’exporter les données correspondant aux évènements planifiés sur le réseau social. Concrètement, deux options s’offrent à vous. Vous pouvez exporter :

  • Les anniversaires de vos amis
  • Les évènements planifiés

Pour se faire, vous devez vous connecter sur Facebook, et cliquer sur Évènements. Via la petite roue dentée, dans l’angle supérieur droit, vous pouvez choisir l’option d’export souhaitée. Une fois le fichier généré, il suffit d’intégrer les évènements à votre agenda Google en suivant la procédure habituelle.

 

Accéder à Google Agenda en« mode hors connexion »

En déplacement, il peut être utile d’avoir accès à son agenda, même sans connexion. Et Google le permet ! Il vous suffit de cliquer sur la petite roue dentée, dans l’angle supérieur droit. Cliquez ensuite sur le lien « Mode hors connexion ». Google prévient : vous ne devez activer cette fonctionnalité que si vous utilisez un ordinateur personnel, car la mise en place de cet outil va télécharger les détails de vos évènements passés et futurs. Une fois activé, le mode hors connexion vous permet de choisir quels agendas seront synchronisés.

Personnaliser l’affichage

Par défaut, vous pouvez choisir entre différents modes d’affichages sur Google Agenda : version quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, ou directement votre planning avec vos prochains rendez-vous. Vous pouvez également configurer un affichage personnalisé (de deux jours à quatre semaines consécutives). Il suffit de se rendre dans les paramètres (roue dentée de l’angle supérieur droit) pour choisir son format préféré. Le nouveau mode d’affichage sera automatiquement intégré à la liste.

Les réglages permettent également de personnaliser de nombreuses options : affichage de l’heure, jour correspondant au début de la semaine, suppression des week-ends, vue par défaut… A noter qu’il est également possible d’ajuster la densité d’affichage des informations sur Agenda via la roue dentée.

Masquer une partie de la journée sur Google Agenda

Si vous préférez la version jour, sur plusieurs jours, ou semaine, une astuce permet de supprimer la nuit de l’affichage : concrètement, vous pouvez choisir l’heure de début de l’agenda, et son heure de fin. Ainsi, les heures où vous n’avez jamais de rendez-vous (ou presque) prendront moins de place sur votre planning ! Pour rendre cette fonctionnalité opérationnelle, il suffit de se rendre dans le labo (via la roue dentée), et activer l’option « Masquer la matinée et la nuit ».

Utiliser la recherche avancée

Comme de nombreux services Google, Agenda dispose d’un outil de recherche avancée. Il vous permet notamment de réaliser une recherche dans un seul calendrier, rechercher un objet, des participants, ou un lieu déterminé. Vous pouvez également choisir les mots-clefs que vous ne souhaitez pas rechercher, et filtrer les résultats suivant les dates. Un outil pratique lorsque vous recherchez un évènement !

 

Partager un agenda

Fonctionnalité très pratique, vous pouvez partager un agenda. Si vous utilisez Google Agenda dans un contexte professionnel, ceci peut s’avérer très utile pour faire connaître ses rendez-vous à un collaborateur. Ce partage permet également de gérer à plusieurs les évènements liés. Pour partager un agenda, vous devez cliquer sur la petite flèche située près du nom du calendrier choisi, au sein de la colonne de gauche. L’option apparaît alors dans le menu. Vous pouvez choisir de rendre l’agenda public,  ou d’activer le partage uniquement avec des personnes définies. Il suffit de connaître l’adresse email de la personne choisie pour partager un agenda. Diverses options sont disponibles pour contrôler la confidentialité du calendrier et la modification des évènements.

Affiche la météo locale sur le calendrier

La météo dans le calendrier, cela peut paraître futile. Mais détrompez-vous : grâce à cette fonctionnalité, vous saurez comment vous habiller lorsque vous vous rendrez à votre prochain rendez-vous. Via les paramètres de l’outil, vous devez choisir votre localité pour activer la météo.

Utiliser un calendrier public

Sur Google Agenda, de nombreux calendriers publics existent. Ils permettent d’intégrer à l’outil des évènements communs à de nombreuses personnes : on pense par exemple aux jours fériés, aux fêtes religieuses, et aux rencontres sportives. Vous pouvez parcourir la liste des agendas publics via la flèche située près de la catégorie Autres agendas, située dans la colonne de gauche.

Modifier les notifications liées aux évènements

Le système de notification intégré à l’outil permet d’être alerté des évènements à venir de plusieurs façons : par email, par pop-up, et par SMS (à noter que pour pouvoir recevoir ce type de notification, vous devez au préalable ajouter un numéro de téléphone). Il suffit de se rendre dans les détails d’un agenda, onglet Rappels et notifications pour configurer les rappels par défaut. Vous pouvez également modifier les notifications liées à chaque rendez-vous, en modifiant les évènements au cas par cas.

 

Planifier une réunion et ajouter des invités

Si Google Agenda est un outil puissant pour gérer ses rendez-vous, il permet également d’inviter des personnes. De cette manière, chaque participant n’aura pas à entrer manuellement les informations d’un rendez-vous pour le voir apparaître dans l’outil. Vos invités ne pourront plus feindre l’oubli d’un évènement ! Pour inviter des participants, rien de plus simple : il suffit de créer un rendez-vous, puis d’ajouter des invités via la colonne de droite. La proposition peut être acceptée ou refusée par les invités, ceux-ci peuvent également différer leur réponse. Si vous avez accès à l’agenda des invités, Google peut proposer des horaires sur mesure pour satisfaire les participants.

 

Ajouter une liste de tâches à l’agenda

Outre la gestion des évènements, Google Agenda permet de gérer une liste de tâches (Google Todo). Ce n’est certainement pas l’outil le plus puissant, mais l’utiliser permet de visualiser ses tâches au sein des interfaces Google. Pour activer la fonctionnalité, il suffit de cliquer sur le calendrier Tâches, situé dans la colonne de gauche (catégorie Mes agendas). Vous pouvez ensuite gérer les tâches via la colonne de droite, celles-ci étant intégrées à l’agenda Google à leur date limite respective.

Les options avancées du laboratoire de Google Agenda

En 2011, Google a officialisé la fermeture des Google Labs… Heureusement, les laboratoires existent toujours sur certains services, notamment Gmail, Google Maps, et Google Agenda. Via la roue dentée de l’angle supérieur droit, vous pouvez très facilement activer la fonctionnalité de votre choix ! Nous vous conseillons notamment :

  • Les rappels discrets : pour recevoir vos notifications via Google Chrome.
  • Les pièces jointes : pour informer les participants via les évènements.
  • L’horloge internationale : pour ne plus rater vos rendez-vous internationaux.
  • Libre ou occupé : pour connaître en un coup d’œil, la disponibilité de vos collaborateurs.