15 astuces pour Google Agenda

Outil de gestion de calendrier par excellence, Google Agenda fait partie des services majeurs proposĂ©s par le gĂ©ant amĂ©ricain. Outre la crĂ©ation d’Ă©vènements uniques ou rĂ©currents, il est possible de personnaliser son expĂ©rience utilisateur via de nombreuses fonctionnalitĂ©s. Que votre utilisation de l’outil soit personnelle ou professionnelle, dĂ©couvrez 15 astuces pour optimiser l’agenda Google !

 

Les raccourcis clavier

De nombreux services Google proposent d’utiliser des raccourcis clavier. Ceux-ci sont moins nombreux que sur Gmail par exemple, mais peuvent s’avĂ©rer utiles.

  • Navigation : K ou P pour passer Ă  la date prĂ©cĂ©dente, J ou N pour passer Ă  la date suivante. R rafraĂ®chit le calendrier, et T permet de revenir Ă  la date du jour.
  • Affichage : vous pouvez switcher entre les diffĂ©rents modes de vues grâce aux chiffres 1, 2, 3, 4, 5 (respectivement vue par jour, par semaine, par mois, version personnalisĂ©e, et planning). Les raccourcis D, W, M, X, A permettent Ă©galement d’accĂ©der Ă  ces types d’affichage.
  • Actions : C permet de crĂ©er un nouvel Ă©vènement, E d’accĂ©der aux dĂ©tails d’un rendez-vous. Les touches suppr et backspace permettent de supprimer une entrĂ©e. Certaines combinaisons « classiques » fonctionnent Ă©galement, comme Ctrl + Z (annuler), Ctrl + S (sauver) et Echap (pour quitter l’Ă©dition d’un Ă©vènement par exemple et retourner au calendrier).
  • Divers : / permet d’accĂ©der Ă  la zone de recherche (comme sur Gmail) et Ctrl + P lance l’impression de votre agenda, en respectant l’affichage actif.

 

Recevoir un email quotidien qui résume ses rendez-vous

Google Agenda permet Ă  tous de recevoir chaque jour un email, rĂ©sumant les rendez-vous prĂ©vus dans la journĂ©e. Pour l’activer, il suffit de cliquer sur le menu dĂ©roulant, Ă  droite du calendrier choisi (colonne de gauche, sous le titre Mes agendas). Vous devez ensuite cliquer sur le lien Rappels et Notifications, et activer le planning quotidien. Cette page permet Ă©galement de modifier la façon dont Google Agenda vous averti, suivant les situations qu’il rencontre (notifications par dĂ©faut, Ă©vènement annulĂ©…)

 

Exporter ou importer un agenda

Google Agenda permet d’exporter les calendriers : il suffit de se rendre sur les dĂ©tails d’un agenda pour gĂ©nĂ©rer le fichier correspondant. Vous pouvez choisir entre les formats XML et iCal. Pour exporter l’ensemble des calendriers, vous devez vous rendre dans les paramètres, onglet Agendas. Le fichier contenant tous vos agendas sera gĂ©nĂ©rĂ© au format ICS.

Pour importer un calendrier, vous devrez d’abord le compiler (les formats iCal et CSV sont pris en charge). Vos Ă©vènements seront importĂ©s au sein d’un agenda spĂ©cifique : vous pouvez donc en crĂ©er un si vous souhaitez utiliser un calendrier dĂ©diĂ© aux rendez-vous importĂ©s. Il suffit ensuite de se rendre dans les paramètres, onglet Agendas, pour intĂ©grer les Ă©vènements au calendrier de votre choix.

 

Intégrer les anniversaires des amis Facebook et les évènements

Facebook permet d’exporter les donnĂ©es correspondant aux Ă©vènements planifiĂ©s sur le rĂ©seau social. Concrètement, deux options s’offrent Ă  vous. Vous pouvez exporter :

  • Les anniversaires de vos amis
  • Les Ă©vènements planifiĂ©s

Pour se faire, vous devez vous connecter sur Facebook, et cliquer sur Évènements. Via la petite roue dentĂ©e, dans l’angle supĂ©rieur droit, vous pouvez choisir l’option d’export souhaitĂ©e. Une fois le fichier gĂ©nĂ©rĂ©, il suffit d’intĂ©grer les Ă©vènements Ă  votre agenda Google en suivant la procĂ©dure habituelle.

 

AccĂ©der Ă  Google Agenda en« mode hors connexion »

En dĂ©placement, il peut ĂŞtre utile d’avoir accès Ă  son agenda, mĂŞme sans connexion. Et Google le permet ! Il vous suffit de cliquer sur la petite roue dentĂ©e, dans l’angle supĂ©rieur droit. Cliquez ensuite sur le lien « Mode hors connexion ». Google prĂ©vient : vous ne devez activer cette fonctionnalitĂ© que si vous utilisez un ordinateur personnel, car la mise en place de cet outil va tĂ©lĂ©charger les dĂ©tails de vos Ă©vènements passĂ©s et futurs. Une fois activĂ©, le mode hors connexion vous permet de choisir quels agendas seront synchronisĂ©s.

Personnaliser l’affichage

Par dĂ©faut, vous pouvez choisir entre diffĂ©rents modes d’affichages sur Google Agenda : version quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, ou directement votre planning avec vos prochains rendez-vous. Vous pouvez Ă©galement configurer un affichage personnalisĂ© (de deux jours Ă  quatre semaines consĂ©cutives). Il suffit de se rendre dans les paramètres (roue dentĂ©e de l’angle supĂ©rieur droit) pour choisir son format prĂ©fĂ©rĂ©. Le nouveau mode d’affichage sera automatiquement intĂ©grĂ© Ă  la liste.

Les rĂ©glages permettent Ă©galement de personnaliser de nombreuses options : affichage de l’heure, jour correspondant au dĂ©but de la semaine, suppression des week-ends, vue par dĂ©faut… A noter qu’il est Ă©galement possible d’ajuster la densitĂ© d’affichage des informations sur Agenda via la roue dentĂ©e.

Masquer une partie de la journée sur Google Agenda

Si vous prĂ©fĂ©rez la version jour, sur plusieurs jours, ou semaine, une astuce permet de supprimer la nuit de l’affichage : concrètement, vous pouvez choisir l’heure de dĂ©but de l’agenda, et son heure de fin. Ainsi, les heures oĂą vous n’avez jamais de rendez-vous (ou presque) prendront moins de place sur votre planning ! Pour rendre cette fonctionnalitĂ© opĂ©rationnelle, il suffit de se rendre dans le labo (via la roue dentĂ©e), et activer l’option « Masquer la matinĂ©e et la nuit ».

Utiliser la recherche avancée

Comme de nombreux services Google, Agenda dispose d’un outil de recherche avancĂ©e. Il vous permet notamment de rĂ©aliser une recherche dans un seul calendrier, rechercher un objet, des participants, ou un lieu dĂ©terminĂ©. Vous pouvez Ă©galement choisir les mots-clefs que vous ne souhaitez pas rechercher, et filtrer les rĂ©sultats suivant les dates. Un outil pratique lorsque vous recherchez un Ă©vènement !

 

Partager un agenda

FonctionnalitĂ© très pratique, vous pouvez partager un agenda. Si vous utilisez Google Agenda dans un contexte professionnel, ceci peut s’avĂ©rer très utile pour faire connaĂ®tre ses rendez-vous Ă  un collaborateur. Ce partage permet Ă©galement de gĂ©rer Ă  plusieurs les Ă©vènements liĂ©s. Pour partager un agenda, vous devez cliquer sur la petite flèche situĂ©e près du nom du calendrier choisi, au sein de la colonne de gauche. L’option apparaĂ®t alors dans le menu. Vous pouvez choisir de rendre l’agenda public,  ou d’activer le partage uniquement avec des personnes dĂ©finies. Il suffit de connaĂ®tre l’adresse email de la personne choisie pour partager un agenda. Diverses options sont disponibles pour contrĂ´ler la confidentialitĂ© du calendrier et la modification des Ă©vènements.

Affiche la météo locale sur le calendrier

La mĂ©tĂ©o dans le calendrier, cela peut paraĂ®tre futile. Mais dĂ©trompez-vous : grâce Ă  cette fonctionnalitĂ©, vous saurez comment vous habiller lorsque vous vous rendrez Ă  votre prochain rendez-vous. Via les paramètres de l’outil, vous devez choisir votre localitĂ© pour activer la mĂ©tĂ©o.

Utiliser un calendrier public

Sur Google Agenda, de nombreux calendriers publics existent. Ils permettent d’intĂ©grer Ă  l’outil des Ă©vènements communs Ă  de nombreuses personnes : on pense par exemple aux jours fĂ©riĂ©s, aux fĂŞtes religieuses, et aux rencontres sportives. Vous pouvez parcourir la liste des agendas publics via la flèche situĂ©e près de la catĂ©gorie Autres agendas, situĂ©e dans la colonne de gauche.

Modifier les notifications liées aux évènements

Le système de notification intĂ©grĂ© Ă  l’outil permet d’ĂŞtre alertĂ© des Ă©vènements Ă  venir de plusieurs façons : par email, par pop-up, et par SMS (Ă  noter que pour pouvoir recevoir ce type de notification, vous devez au prĂ©alable ajouter un numĂ©ro de tĂ©lĂ©phone). Il suffit de se rendre dans les dĂ©tails d’un agenda, onglet Rappels et notifications pour configurer les rappels par dĂ©faut. Vous pouvez Ă©galement modifier les notifications liĂ©es Ă  chaque rendez-vous, en modifiant les Ă©vènements au cas par cas.

 

Planifier une réunion et ajouter des invités

Si Google Agenda est un outil puissant pour gĂ©rer ses rendez-vous, il permet Ă©galement d’inviter des personnes. De cette manière, chaque participant n’aura pas Ă  entrer manuellement les informations d’un rendez-vous pour le voir apparaĂ®tre dans l’outil. Vos invitĂ©s ne pourront plus feindre l’oubli d’un Ă©vènement ! Pour inviter des participants, rien de plus simple : il suffit de crĂ©er un rendez-vous, puis d’ajouter des invitĂ©s via la colonne de droite. La proposition peut ĂŞtre acceptĂ©e ou refusĂ©e par les invitĂ©s, ceux-ci peuvent Ă©galement diffĂ©rer leur rĂ©ponse. Si vous avez accès Ă  l’agenda des invitĂ©s, Google peut proposer des horaires sur mesure pour satisfaire les participants.

 

Ajouter une liste de tâches Ă  l’agenda

Outre la gestion des Ă©vènements, Google Agenda permet de gĂ©rer une liste de tâches (Google Todo). Ce n’est certainement pas l’outil le plus puissant, mais l’utiliser permet de visualiser ses tâches au sein des interfaces Google. Pour activer la fonctionnalitĂ©, il suffit de cliquer sur le calendrier Tâches, situĂ© dans la colonne de gauche (catĂ©gorie Mes agendas). Vous pouvez ensuite gĂ©rer les tâches via la colonne de droite, celles-ci Ă©tant intĂ©grĂ©es Ă  l’agenda Google Ă  leur date limite respective.

Les options avancées du laboratoire de Google Agenda

En 2011, Google a officialisĂ© la fermeture des Google Labs… Heureusement, les laboratoires existent toujours sur certains services, notamment Gmail, Google Maps, et Google Agenda. Via la roue dentĂ©e de l’angle supĂ©rieur droit, vous pouvez très facilement activer la fonctionnalitĂ© de votre choix ! Nous vous conseillons notamment :

  • Les rappels discrets : pour recevoir vos notifications via Google Chrome.
  • Les pièces jointes : pour informer les participants via les Ă©vènements.
  • L’horloge internationale : pour ne plus rater vos rendez-vous internationaux.
  • Libre ou occupĂ© : pour connaĂ®tre en un coup d’Ĺ“il, la disponibilitĂ© de vos collaborateurs.

Commentaires

  1. mercier
    14 janvier 2013 - 17h15

    lorsque l’on prend une rdv il serait bien de pouvoir mettre un de ses contacts dans la fenĂŞtre « Ă©vènement sans titre « 

  2. Thomas Coëffé
    14 janvier 2013 - 17h48

    Bonsoir,

    Je vous conseille de vous rendre dans le labo, et d’activer la fonctionnalitĂ© suivante :
    « Avec qui mon rendez-vous en face Ă  face est-il prĂ©vu ? »

    Le nom de la personne sera indiquĂ© directement dans votre agenda, si vous n’ĂŞtes pas plus que 2 au rendez-vous.
    J’espère que cette astuce pourra vous ĂŞtre utile !

  3. mercier
    14 janvier 2013 - 22h41

    pas mal merci ou dans gmail /contact un lien prendre un rdv

181 commentaires supplémentaires

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