25 astuces pour Gmail

Pour envoyer des emails, de nombreux services existent. Microsoft propose Outlook, quand les fournisseurs d’accès à Internet encouragent leurs abonnés à utiliser leur propre gestionnaire… Google ne déroge pas à la règle, en mettant Gmail à disposition des internautes.

Si l’outil est déjà très puissant en soi, de nombreuses astuces permettent aux utilisateurs de profiter de fonctionnalités supplémentaires, des raccourcis clavier aux outils de notification. Certaines astuces sont accessibles via les paramètres de votre compte Gmail. Pour y accéder, il suffit de cliquer sur la petite roue dentée, en haut à droite du site, et vous laisser guider.

 

Les raccourcis clavier

Pour utiliser les raccourcis clavier sur Gmail, vous devez auparavant les activer. Rien de plus simple, il suffit de se rendre dans les paramètres de votre compte et d’activer la fonctionnalité.

En sauvegardant ces paramètres, vous aurez accès à plus de 60 raccourcis clavier. Voici la liste des 15 raccourcis principaux ; n’hésitez pas à consulter la liste complète des raccourcis clavier sur Gmail.

• C : nouveau message (SHIFT + C pour ouvrir une nouvelle fenêtre)
• K : passer à la conversation suivante (N pour passer au message suivant)
• J : passer à la conversation précédente (P pour passer au message précédent)
• O : ouvrir une conversation (ENTRÉE fonctionne aussi)
• U : revenir à la liste des conversations et actualiser la page
• E : archiver un message
• R : répondre
• A : répondre à tous
• F : transférer
• CTRL + S : enregistrer comme brouillon
• # : supprimer
• / : accéder directement au champ de recherche
• TAB puis ENTRÉE : envoyer le message
• Y puis O : archiver une conversation puis passer à la suivante
• G puis A : ouvrir le dossier Tous les messages

Envoyer une pièce jointe volumineuse (jusqu’à 10 gigaoctets)

Envoyer de lourdes pièces jointes avec Gmail, c’est désormais possible. Concrètement, le système de messagerie va utiliser Google Drive, afin d’augmenter la limite de volume des fichiers joints. Sans ce stratagème, la taille maximale des pièces jointes sur Gmail est de 25 mégaoctets, email et codage de transport inclus. Pour envoyer un fichier plus volumineux grâce à Google Drive, il suffit de créer un nouveau message, puis cliquer sur « Insérer des fichiers avec Drive ». La taille maximale du fichier joint dépend de l’offre choisie : utiliser la version gratuite de Google Drive vous limitera donc à 5 gigaoctets.

 

Changer de thème

Sur Gmail, de nombreux thèmes sont disponibles. Ils sont accessibles en cliquant sur la roue dentée en haut à droite. Vous pouvez simplement modifier la couleur de Gmail, ou personnaliser davantage l’outil. Les thèmes proposés par Google sont variés, certains affichent un fond différent de façon aléatoire, quand d’autres sont dépendants de l’heure.

Configurer une réponse automatique

En cas d’absence, il peut être utile de configurer une réponse automatique. Pour se faire, rien de plus simple : il suffit de se rendre dans les paramètres Gmail, et d’activer la réponse automatique. Vous pourrez personnaliser l’objet et le message envoyé, choisir les destinataires concernés (tous ou uniquement les contacts), ainsi que les dates pendant lesquelles la réponse automatique reste active.

 

Être alerté de la réception d’un email

Pour afficher une notification lorsqu’on reçoit un email, il existe plusieurs mécanismes. Si toutes les solutions sont efficaces, le mieux est de privilégier une seule méthode pour ne pas être submergé de notifications.

Les notifications de bureau pour Gmail

Il s’agit d’un système d’alerte sous forme de programme Windows, distribué par Google. Il vérifie les emails toutes les deux minutes. Une version Mac est également disponible et permet d’obtenir, en plus, les notifications de Google Agenda : il s’agit de Google Notifier.

Une extension dédiée pour Google Chrome

Google Mail Checker est une extension Chrome par Google, qui vérifie régulièrement la réception d’emails. Une fois installée, un nouvel icône se glisse à droite de la barre d’adresse. Lorsqu’un nouveau message est arrivé, ce dernier pivote sur lui-même et affiche le chiffre correspondant au emails non lus.

Un favicon dynamique pour Gmail

Cette fonctionnalité existe grâce au Google Labs : un laboratoire d’idée, toujours disponible sur Gmail, permettant aux développeurs de proposer des améliorations. Pour l’utiliser, l’onglet correspondant à Gmail doit être ouvert ; mais contrairement à l’extension pour Google Chrome, cette méthode fonctionne avec tous les browsers.. Son fonctionnement est simple mais efficace : le favicon (l’icône affiché sur les onglets) est modifié à chaque email reçu ou lu. Pour l’activer, rendez-vous dans les paramètres de votre compte Gmail, sélectionnez l’onglet Labos, et activez l’icône de message non lu proposé par Manu C.

Configurer une signature automatique

Rien de plus simple : rendez-vous dans les paramètres de l’outil, activez la signature, et celle-ci s’ajoutera à la fin des prochains emails envoyés ; même s’il s’agit de réponses automatiques.

Améliorer la recherche au sein des emails

Rechercher un email, ce n’est pas toujours évident. Lorsqu’on ne se souvient pas de l’objet, du nom de l’expéditeur ou avec précision du contenu, le mieux est d’utiliser certains codes. Ils fonctionnent tous de la même façon : un identifiant, deux points, et une variable. Pour n’afficher que les emails envoyés par adresse@provider.com, il suffit d’inclure from:adresse@provider.com dans la requête. Voici les principaux opérateurs ; n’hésitez pas à consulter la page consacrée à la recherche avancée sur Gmail.

• from, to: - Pour filtrer les messages suivant les expéditeurs ou les destinataires.
• subject: – Pour rechercher uniquement dans les objets des emails.
• has:attachement - Pour n’afficher que les messages concernant des pièces jointes.
• after, before, older, newer: - Pour filtrer suivant la date des emails.
• larger, smaller: – Pour n’afficher que les emails plus ou moins grand que le seuil choisi.
• circle: – Pour filtrer les intervenants suivant les cercles auxquels ils appartiennent.

Modifier l’affichage de la boîte de réception

Sur Gmail, il existe plusieurs manières d’afficher la boîte de réception (pour modifier le type d’affichage, rendez-vous dans les paramètres, puis dans l’onglet Boîte de réception) :

• Classique : très simplement, la liste des emails triée par ordre chronologique
• Importants d’abord : divise la boîte en deux, la première section affiche uniquement les messages importants. L’outil se base sur le marqueur d’importance intégré à Gmail.
• Non lus d’abord : divise la boîte en deux, la première section affiche les messages non lus.
• Suivis d’abord : même principe, la première partie affichant les emails suivis.
• Boîte de réception prioritaire : ce type d’affichage permet d’entièrement personnaliser votre boîte de réception. Vous pouvez créer plusieurs sections, et choisir comment seront classés les messages reçus. Une première section peut contenir les messages non lus, la seconde afficher les emails importants, plusieurs sections peuvent être liées aux libellés configurés… L’outil est entièrement personnalisable, à configurer suivant votre utilisation au quotidien !

A noter qu’il est également possible de jouer sur la densité d’affichage en cliquant sur la roue dentée.

Partager l’accès à son compte Gmail sans fournir son mot de passe

Tout est dans le titre : Gmail permet de déléguer l’accès à votre compte Gmail, sans dévoiler votre mot de passe. L’outil est accessible via les paramètres (roue dentée), onglet Comptes et importation. Vous pouvez partager votre compte avec 10 personnes différentes, et choisir de synchroniser ou non le marquage comme lu des messages avec l’ensemble des accès. L’expéditeur des messages envoyés par les personnes autorisées sera indiqué comme suit : Votre nom (envoyé par Délégué).

Classer les messages avec les filtres et les libellés

Sur Gmail, pour classer vos emails, il suffit d’utiliser les libellés. La liste des libellés s’affiche dans la colonne de gauche, et ces derniers sont visibles à côté des emails lorsque vous regardez la liste de vos messages. Pour en créer, il suffit de se rendre dans les paramètres de votre compte. Il est possible de leur attribuer une couleur et d’imbriquer les libellés pour mieux s’y retrouver.

Une autre fonctionnalité permet de trier automatiquement ses emails au sein de libellés : il s’agit des filtres. L’idée consiste à créer des règles pour classer les messages. Vous pouvez par exemple créer un libellé Facebook, et indiquer à Gmail quels sont les emails provenant de Facebook (via l’outil dédié au sein des paramètres, onglet Filtres). Si vous le souhaitez, ces emails peuvent ne plus apparaître dans vos messages reçus, mais uniquement au sein des libellés pour épurer votre boîte de réception.

Fermer une session Gmail à distance

Il est possible de vérifier ses emails à travers de nombreux outils : navigateur, téléphone, tablette, logiciel dédié… Votre session peut donc être ouverte dans de nombreux endroits.

Dans l’angle inférieur droit de Gmail en version web, un message vous indique le temps passé depuis la dernière activité sur votre compte ; le lien Détails vous permet de visualiser les sessions ouvertes, et les déconnecter à distance. Vous pouvez également recevoir des alertes en cas d’activité inhabituelle.

Recevoir et envoyer les emails d’une autre adresse, via Gmail

Via les paramètres de l’application, onglet « Comptes et importation », vous pouvez  très facilement importer vos messages et contacts provenant d’une autre adresse email. Si vous souhaitez profiter des services Gmail sans perdre vos messages et contacts situés sur une autre adresse, c’est l’outil idéal. Vous pouvez également envoyer des messages via une autre adresse ; cette fonctionnalité vous permet de ne pas avoir à switcher entre plusieurs comptes pour vérifier et/ou envoyer vos messages !

Suivre les messages grâce aux étoiles et aux symboles

Pour retrouver facilement une conversation et suivre les messages, Gmail permet de les identifier grâce à un symbole. Vous pouvez en utiliser plusieurs pour faire la distinction entre les conversations personnelles et professionnelles par exemple, ou mettre en évidence les échanges importants. Cette fonctionnalité est personnalisable via l’onglet général des paramètres. Vous pouvez notamment choisir les symboles que vous souhaitez utiliser. Il vous suffit de cliquer une ou plusieurs fois sur l’étoile située sur la ligne de l’email choisi, dans la boîte de réception par exemple, pour « marquer » le suivi. Il est même possible de rechercher les messages en fonction de ces symboles, grâce à l’identifiant « has ». Les conversations marquées d’une étoile bleue seront par exemple retrouvées grâce à has:blue-star.

Planifier ses mails avec l’extension Boomerang

De nombreuses extensions existent pour Gmail : elles permettent d’étendre les fonctionnalité de l’outil, et certaines sont très bien pensées. C’est le cas de l’extension Boomerang, qui permet de

 

• planifier l’envoi d’emails
• recevoir des notifications

 

 

Si la première fonctionnalité est surtout prévue pour les pros, nombreux seront ceux à apprécier recevoir une notification, lorsqu’un email n’a pas reçu de réponse par exemple. Ainsi, vous n’oublierez plus de répondre aux emails importants dans les temps, et vos messages ne resteront pas sans réponse ! A noter qu’une offre payante est proposée, mais la version gratuite conviendra au plus grand nombre.

Désactiver l’enregistrement d’un chat sur Gtalk

Sur Gmail, vous pouvez converser facilement avec vos contacts grâce à Gtalk. Sur Google Plus, le même système est utilisé. A chaque conversation, Gmail enregistre automatiquement les échanges : cette fonctionnalité vous permet de relire vos chats ultérieurement. Si vous souhaitez désactiver cet enregistrement, il suffit de passer en mode privé, après avoir cliqué sur le lien « Plus » de la fenêtre. Attention cependant : l’enregistrement des conversations dépend de chaque utilisateur, votre contact peut donc choisir de conserver l’histoire de vos échanges.

Désactiver les conversations

Par défaut sur Gmail, les échanges par email sont rassemblés en conversations. Ainsi, vous pouvez facilement suivre les échanges en ouvrant n’importe quel message faisant partie d’une même conversation. Cependant, ceci ne facilite pas toujours la recherche. Si vous préférez qu’un mail reste un mail, il suffit de désactiver les conversations, via les paramètres de l’application. Chaque message correspondra ainsi à une seule et même ligne dans votre boîte de réception et vos éléments envoyés.

Envoyer discrètement un même message à plusieurs personnes

Parfois, vous voulez envoyer un même message à plusieurs personnes ; cependant, vous ne souhaitez pas que les destinataires le sachent. Dans certains cas, vous aimeriez envoyer un même email à plusieurs personnes, sans dévoiler à l’ensemble des destinataires, les adresses emails utilisées. La méthode à employer est assez simple : il suffit de placer l’ensemble des adresses au sein du champs CCi, correspondant aux destinataires cachés. Mais attention, cette technique n’est pas destinée à encourager le spam ; pensez également à respecter dans tous les cas les limites imposées par Gmail.

Restaurer les contacts sur Gmail

Sur Gmail, la gestion des contacts n’est pas toujours très évidente. La première chose à connaître, c’est où les retrouver : il faut cliquer sur le terme « Gmail » en rouge, situé dans l’angle supérieur gauche, puis choisir logiquement le terme « Contacts ». Ensuite, vous trouverez une liste assez classique des personnes enregistrées sur votre carnet d’adresses, ainsi qu’une fonctionnalité qui peut servir : sachez en effet que Google sauvegarde régulièrement votre carnet d’adresses, et vous pouvez restaurer votre liste de contacts à la date que vous souhaitez (au cours des 30 jours passés).

Accéder à Gmail sans être connecté à Internet

Un des avantages de Gmail, c’est aussi sa fiabilité : il arrive rarement que le service soit indisponible. Cependant, nous ne disposons pas tous d’une connexion à Internet à toute épreuve, notamment en déplacement. Pour accéder à Gmail sans être connecté à Internet (ou lorsque par malheur, Gmail n’est pas disponible), il suffit d’installer l’extension dédiée pour Google Chrome, Gmail hors connexion. Vous pourrez ainsi accéder à vos messages, et écrire de nouveaux emails. L’extension est synchronisée avec Gmail, vos messages seront donc envoyés dès que la connexion sera rétablie.

Utiliser des alternatives à son adresse Gmail

Sur Gmail, vous pouvez utiliser des alternatives à votre adresse principale, en utilisant l’opérateur « + » et le terme de votre choix juste avant « @gmail.com« . De cette manière, vous pouvez créer des filtres et des libellés basées sur cette fonction pour organiser vos messages. Aussi, sachez que Gmail ne reconnaît ni les points, ni les majuscules. Une bonne idée de Google qui permet de réduire le nombre d’erreurs dans la saisie des adresses emails. De cette façon :

• user.name@gmail.com = username@gmail.com
• USERNAME@gmail.com = username@gmail.com
• username+something@gmail.com = username@gmail.com

Annuler l’envoi d’un email

Le laboratoire Gmail accueille décidément de bien belles fonctionnalités. En un clic, vous pouvez ainsi activer une fonction vous permettant d’annuler l’envoi d’un email. Pratique lorsqu’on se rend compte d’une erreur ou d’un oubli, juste après avoir cliqué sur Envoyer ! Pour activer la fonctionnalité, il suffit de se rendre dans le labo (via les paramètres Gmail), et choisir l’extension proposée par Yuzo F.

Changer la mise en forme par défaut des messages

Les messages envoyés sur Gmail se ressemblent tous : par défaut, ils sont écrits en noir sur blanc et utilisent la police d’écriture Sans serif. Si vous souhaitez ajouter une touche personnelle à la mise en forme de vos emails, rien de plus simple : rendez-vous dans le laboratoire Gmail, et activez l’option « Style par défaut du texte ». Ensuite, revenez dans la partie « Général » des paramètres de votre messagerie pour modifier la mise en forme par défaut.

Les fonctionnalités avancées du laboratoire Gmail

Sur Gmail, il existe de nombreuses extensions. Elles se trouvent dans le laboratoire Gmail, véritable mine d’or des options avancées. Outre la possibilité d’annuler l’envoi d’un email par exemple, de nombreux développeurs mettent à disposition leurs outils. Voici les astuces que nous avons sélectionnées, toutes disponibles sur le labo :

• Obtenir un aperçu rapide des emails dans la boîte de réception (en survol).
• Afficher un aperçu Google Maps des adresses contenues dans les messages.
• Afficher un bouton « Marquer comme lu » sur l’interface Gmail.
• Activer un volet « Aperçu » pour visualiser directement les messages via votre boîte de réception.

Vous connaissez d’autres astuces pour améliorer Gmail ? N’hésitez pas à les partager en commentaires ! Vous pouvez également parcourir nos articles sur les mails pour découvrir d’autres services : de l’outil pour se désabonner des spammeurs à la création d’adresses temporaires.