25 astuces pour Gmail

Pour envoyer des emails, de nombreux services existent. Microsoft propose Outlook, quand les fournisseurs d’accès Ă  Internet encouragent leurs abonnĂ©s Ă  utiliser leur propre gestionnaire… Google ne dĂ©roge pas Ă  la règle, en mettant Gmail Ă  disposition des internautes.

Si l’outil est dĂ©jĂ  très puissant en soi, de nombreuses astuces permettent aux utilisateurs de profiter de fonctionnalitĂ©s supplĂ©mentaires, des raccourcis clavier aux outils de notification. Certaines astuces sont accessibles via les paramètres de votre compte Gmail. Pour y accĂ©der, il suffit de cliquer sur la petite roue dentĂ©e, en haut Ă  droite du site, et vous laisser guider.

 

Les raccourcis clavier

Pour utiliser les raccourcis clavier sur Gmail, vous devez auparavant les activer. Rien de plus simple, il suffit de se rendre dans les paramètres de votre compte et d’activer la fonctionnalitĂ©.

En sauvegardant ces paramètres, vous aurez accès Ă  plus de 60 raccourcis clavier. Voici la liste des 15 raccourcis principaux ; n’hĂ©sitez pas Ă  consulter la liste complète des raccourcis clavier sur Gmail.

  • C : nouveau message (SHIFT + C pour ouvrir une nouvelle fenĂŞtre)
  • K : passer Ă  la conversation suivante (N pour passer au message suivant)
  • J : passer Ă  la conversation prĂ©cĂ©dente (P pour passer au message prĂ©cĂ©dent)
  • O : ouvrir une conversation (ENTRÉE fonctionne aussi)
  • U : revenir Ă  la liste des conversations et actualiser la page
  • E : archiver un message
  • R : rĂ©pondre
  • A : rĂ©pondre Ă  tous
  • F : transfĂ©rer
  • CTRL + S : enregistrer comme brouillon
  • # : supprimer
  • / : accĂ©der directement au champ de recherche
  • TAB puis ENTRÉE : envoyer le message
  • Y puis O : archiver une conversation puis passer Ă  la suivante
  • G puis A : ouvrir le dossier Tous les messages

Envoyer une pièce jointe volumineuse (jusqu’Ă  10 gigaoctets)

Envoyer de lourdes pièces jointes avec Gmail, c’est dĂ©sormais possible. Concrètement, le système de messagerie va utiliser Google Drive, afin d’augmenter la limite de volume des fichiers joints. Sans ce stratagème, la taille maximale des pièces jointes sur Gmail est de 25 mĂ©gaoctets, email et codage de transport inclus. Pour envoyer un fichier plus volumineux grâce Ă  Google Drive, il suffit de crĂ©er un nouveau message, puis cliquer sur « InsĂ©rer des fichiers avec Drive ». La taille maximale du fichier joint dĂ©pend de l’offre choisie : utiliser la version gratuite de Google Drive vous limitera donc Ă  5 gigaoctets.

 

Changer de thème

Sur Gmail, de nombreux thèmes sont disponibles. Ils sont accessibles en cliquant sur la roue dentĂ©e en haut Ă  droite. Vous pouvez simplement modifier la couleur de Gmail, ou personnaliser davantage l’outil. Les thèmes proposĂ©s par Google sont variĂ©s, certains affichent un fond diffĂ©rent de façon alĂ©atoire, quand d’autres sont dĂ©pendants de l’heure.

Configurer une réponse automatique

En cas d’absence, il peut ĂŞtre utile de configurer une rĂ©ponse automatique. Pour se faire, rien de plus simple : il suffit de se rendre dans les paramètres Gmail, et d’activer la rĂ©ponse automatique. Vous pourrez personnaliser l’objet et le message envoyĂ©, choisir les destinataires concernĂ©s (tous ou uniquement les contacts), ainsi que les dates pendant lesquelles la rĂ©ponse automatique reste active.

 

ĂŠtre alertĂ© de la rĂ©ception d’un email

Pour afficher une notification lorsqu’on reçoit un email, il existe plusieurs mĂ©canismes. Si toutes les solutions sont efficaces, le mieux est de privilĂ©gier une seule mĂ©thode pour ne pas ĂŞtre submergĂ© de notifications.

Les notifications de bureau pour Gmail

Il s’agit d’un système d’alerte sous forme de programme Windows, distribuĂ© par Google. Il vĂ©rifie les emails toutes les deux minutes. Une version Mac est Ă©galement disponible et permet d’obtenir, en plus, les notifications de Google Agenda : il s’agit de Google Notifier.

Une extension dédiée pour Google Chrome

Google Mail Checker est une extension Chrome par Google, qui vĂ©rifie rĂ©gulièrement la rĂ©ception d’emails. Une fois installĂ©e, un nouvel icĂ´ne se glisse Ă  droite de la barre d’adresse. Lorsqu’un nouveau message est arrivĂ©, ce dernier pivote sur lui-mĂŞme et affiche le chiffre correspondant au emails non lus.

Un favicon dynamique pour Gmail

Cette fonctionnalitĂ© existe grâce au Google Labs : un laboratoire d’idĂ©e, toujours disponible sur Gmail, permettant aux dĂ©veloppeurs de proposer des amĂ©liorations. Pour l’utiliser, l’onglet correspondant Ă  Gmail doit ĂŞtre ouvert ; mais contrairement Ă  l’extension pour Google Chrome, cette mĂ©thode fonctionne avec tous les browsers.. Son fonctionnement est simple mais efficace : le favicon (l’icĂ´ne affichĂ© sur les onglets) est modifiĂ© Ă  chaque email reçu ou lu. Pour l’activer, rendez-vous dans les paramètres de votre compte Gmail, sĂ©lectionnez l’onglet Labos, et activez l’icĂ´ne de message non lu proposĂ© par Manu C.

Configurer une signature automatique

Rien de plus simple : rendez-vous dans les paramètres de l’outil, activez la signature, et celle-ci s’ajoutera Ă  la fin des prochains emails envoyĂ©s ; mĂŞme s’il s’agit de rĂ©ponses automatiques.

Améliorer la recherche au sein des emails

Rechercher un email, ce n’est pas toujours Ă©vident. Lorsqu’on ne se souvient pas de l’objet, du nom de l’expĂ©diteur ou avec prĂ©cision du contenu, le mieux est d’utiliser certains codes. Ils fonctionnent tous de la mĂŞme façon : un identifiant, deux points, et une variable. Pour n’afficher que les emails envoyĂ©s par adresse@provider.com, il suffit d’inclure from:adresse@provider.com dans la requĂŞte. Voici les principaux opĂ©rateurs ; n’hĂ©sitez pas Ă  consulter la page consacrĂ©e Ă  la recherche avancĂ©e sur Gmail.

  • from, to: – Pour filtrer les messages suivant les expĂ©diteurs ou les destinataires.
  • subject: – Pour rechercher uniquement dans les objets des emails.
  • has:attachement – Pour n’afficher que les messages concernant des pièces jointes.
  • after, before, older, newer: – Pour filtrer suivant la date des emails.
  • larger, smaller: – Pour n’afficher que les emails plus ou moins grand que le seuil choisi.
  • circle: – Pour filtrer les intervenants suivant les cercles auxquels ils appartiennent.

Modifier l’affichage de la boĂ®te de rĂ©ception

Sur Gmail, il existe plusieurs manières d’afficher la boĂ®te de rĂ©ception (pour modifier le type d’affichage, rendez-vous dans les paramètres, puis dans l’onglet BoĂ®te de rĂ©ception) :

  • Classique : très simplement, la liste des emails triĂ©e par ordre chronologique
  • Importants d’abord : divise la boĂ®te en deux, la première section affiche uniquement les messages importants. L’outil se base sur le marqueur d’importance intĂ©grĂ© Ă  Gmail.
  • Non lus d’abord : divise la boĂ®te en deux, la première section affiche les messages non lus.
  • Suivis d’abord : mĂŞme principe, la première partie affichant les emails suivis.
  • BoĂ®te de rĂ©ception prioritaire : ce type d’affichage permet d’entièrement personnaliser votre boĂ®te de rĂ©ception. Vous pouvez crĂ©er plusieurs sections, et choisir comment seront classĂ©s les messages reçus. Une première section peut contenir les messages non lus, la seconde afficher les emails importants, plusieurs sections peuvent ĂŞtre liĂ©es aux libellĂ©s configurĂ©s… L’outil est entièrement personnalisable, Ă  configurer suivant votre utilisation au quotidien !

A noter qu’il est Ă©galement possible de jouer sur la densitĂ© d’affichage en cliquant sur la roue dentĂ©e.

Partager l’accès Ă  son compte Gmail sans fournir son mot de passe

Tout est dans le titre : Gmail permet de dĂ©lĂ©guer l’accès Ă  votre compte Gmail, sans dĂ©voiler votre mot de passe. L’outil est accessible via les paramètres (roue dentĂ©e), onglet Comptes et importation. Vous pouvez partager votre compte avec 10 personnes diffĂ©rentes, et choisir de synchroniser ou non le marquage comme lu des messages avec l’ensemble des accès. L’expĂ©diteur des messages envoyĂ©s par les personnes autorisĂ©es sera indiquĂ© comme suit : Votre nom (envoyĂ© par DĂ©lĂ©guĂ©).

Classer les messages avec les filtres et les libellés

Sur Gmail, pour classer vos emails, il suffit d’utiliser les libellĂ©s. La liste des libellĂ©s s’affiche dans la colonne de gauche, et ces derniers sont visibles Ă  cĂ´tĂ© des emails lorsque vous regardez la liste de vos messages. Pour en crĂ©er, il suffit de se rendre dans les paramètres de votre compte. Il est possible de leur attribuer une couleur et d’imbriquer les libellĂ©s pour mieux s’y retrouver.

Une autre fonctionnalitĂ© permet de trier automatiquement ses emails au sein de libellĂ©s : il s’agit des filtres. L’idĂ©e consiste Ă  crĂ©er des règles pour classer les messages. Vous pouvez par exemple crĂ©er un libellĂ© Facebook, et indiquer Ă  Gmail quels sont les emails provenant de Facebook (via l’outil dĂ©diĂ© au sein des paramètres, onglet Filtres). Si vous le souhaitez, ces emails peuvent ne plus apparaĂ®tre dans vos messages reçus, mais uniquement au sein des libellĂ©s pour Ă©purer votre boĂ®te de rĂ©ception.

Fermer une session Gmail Ă  distance

Il est possible de vĂ©rifier ses emails Ă  travers de nombreux outils : navigateur, tĂ©lĂ©phone, tablette, logiciel dĂ©diĂ©… Votre session peut donc ĂŞtre ouverte dans de nombreux endroits.

Dans l’angle infĂ©rieur droit de Gmail en version web, un message vous indique le temps passĂ© depuis la dernière activitĂ© sur votre compte ; le lien DĂ©tails vous permet de visualiser les sessions ouvertes, et les dĂ©connecter Ă  distance. Vous pouvez Ă©galement recevoir des alertes en cas d’activitĂ© inhabituelle.

Recevoir et envoyer les emails d’une autre adresse, via Gmail

Via les paramètres de l’application, onglet « Comptes et importation », vous pouvez  très facilement importer vos messages et contacts provenant d’une autre adresse email. Si vous souhaitez profiter des services Gmail sans perdre vos messages et contacts situĂ©s sur une autre adresse, c’est l’outil idĂ©al. Vous pouvez Ă©galement envoyer des messages via une autre adresse ; cette fonctionnalitĂ© vous permet de ne pas avoir Ă  switcher entre plusieurs comptes pour vĂ©rifier et/ou envoyer vos messages !

Suivre les messages grâce aux étoiles et aux symboles

Pour retrouver facilement une conversation et suivre les messages, Gmail permet de les identifier grâce Ă  un symbole. Vous pouvez en utiliser plusieurs pour faire la distinction entre les conversations personnelles et professionnelles par exemple, ou mettre en Ă©vidence les Ă©changes importants. Cette fonctionnalitĂ© est personnalisable via l’onglet gĂ©nĂ©ral des paramètres. Vous pouvez notamment choisir les symboles que vous souhaitez utiliser. Il vous suffit de cliquer une ou plusieurs fois sur l’Ă©toile situĂ©e sur la ligne de l’email choisi, dans la boĂ®te de rĂ©ception par exemple, pour « marquer » le suivi. Il est mĂŞme possible de rechercher les messages en fonction de ces symboles, grâce Ă  l’identifiant « has ». Les conversations marquĂ©es d’une Ă©toile bleue seront par exemple retrouvĂ©es grâce Ă  has:blue-star.

Planifier ses mails avec l’extension Boomerang

De nombreuses extensions existent pour Gmail : elles permettent d’Ă©tendre les fonctionnalitĂ© de l’outil, et certaines sont très bien pensĂ©es. C’est le cas de l’extension Boomerang, qui permet de

 

  • planifier l’envoi d’emails
  • recevoir des notifications

 

 

Si la première fonctionnalitĂ© est surtout prĂ©vue pour les pros, nombreux seront ceux Ă  apprĂ©cier recevoir une notification, lorsqu’un email n’a pas reçu de rĂ©ponse par exemple. Ainsi, vous n’oublierez plus de rĂ©pondre aux emails importants dans les temps, et vos messages ne resteront pas sans rĂ©ponse ! A noter qu’une offre payante est proposĂ©e, mais la version gratuite conviendra au plus grand nombre.

DĂ©sactiver l’enregistrement d’un chat sur Gtalk

Sur Gmail, vous pouvez converser facilement avec vos contacts grâce Ă  Gtalk. Sur Google Plus, le mĂŞme système est utilisĂ©. A chaque conversation, Gmail enregistre automatiquement les Ă©changes : cette fonctionnalitĂ© vous permet de relire vos chats ultĂ©rieurement. Si vous souhaitez dĂ©sactiver cet enregistrement, il suffit de passer en mode privĂ©, après avoir cliquĂ© sur le lien « Plus » de la fenĂŞtre. Attention cependant : l’enregistrement des conversations dĂ©pend de chaque utilisateur, votre contact peut donc choisir de conserver l’histoire de vos Ă©changes.

DĂ©sactiver les conversations

Par dĂ©faut sur Gmail, les Ă©changes par email sont rassemblĂ©s en conversations. Ainsi, vous pouvez facilement suivre les Ă©changes en ouvrant n’importe quel message faisant partie d’une mĂŞme conversation. Cependant, ceci ne facilite pas toujours la recherche. Si vous prĂ©fĂ©rez qu’un mail reste un mail, il suffit de dĂ©sactiver les conversations, via les paramètres de l’application. Chaque message correspondra ainsi Ă  une seule et mĂŞme ligne dans votre boĂ®te de rĂ©ception et vos Ă©lĂ©ments envoyĂ©s.

Envoyer discrètement un même message à plusieurs personnes

Parfois, vous voulez envoyer un mĂŞme message Ă  plusieurs personnes ; cependant, vous ne souhaitez pas que les destinataires le sachent. Dans certains cas, vous aimeriez envoyer un mĂŞme email Ă  plusieurs personnes, sans dĂ©voiler Ă  l’ensemble des destinataires, les adresses emails utilisĂ©es. La mĂ©thode Ă  employer est assez simple : il suffit de placer l’ensemble des adresses au sein du champs CCi, correspondant aux destinataires cachĂ©s. Mais attention, cette technique n’est pas destinĂ©e Ă  encourager le spam ; pensez Ă©galement Ă  respecter dans tous les cas les limites imposĂ©es par Gmail.

Restaurer les contacts sur Gmail

Sur Gmail, la gestion des contacts n’est pas toujours très Ă©vidente. La première chose Ă  connaĂ®tre, c’est oĂą les retrouver : il faut cliquer sur le terme « Gmail » en rouge, situĂ© dans l’angle supĂ©rieur gauche, puis choisir logiquement le terme « Contacts ». Ensuite, vous trouverez une liste assez classique des personnes enregistrĂ©es sur votre carnet d’adresses, ainsi qu’une fonctionnalitĂ© qui peut servir : sachez en effet que Google sauvegarde rĂ©gulièrement votre carnet d’adresses, et vous pouvez restaurer votre liste de contacts Ă  la date que vous souhaitez (au cours des 30 jours passĂ©s).

Accéder à Gmail sans être connecté à Internet

Un des avantages de Gmail, c’est aussi sa fiabilitĂ© : il arrive rarement que le service soit indisponible. Cependant, nous ne disposons pas tous d’une connexion Ă  Internet Ă  toute Ă©preuve, notamment en dĂ©placement. Pour accĂ©der Ă  Gmail sans ĂŞtre connectĂ© Ă  Internet (ou lorsque par malheur, Gmail n’est pas disponible), il suffit d’installer l’extension dĂ©diĂ©e pour Google Chrome, Gmail hors connexion. Vous pourrez ainsi accĂ©der Ă  vos messages, et Ă©crire de nouveaux emails. L’extension est synchronisĂ©e avec Gmail, vos messages seront donc envoyĂ©s dès que la connexion sera rĂ©tablie.

Utiliser des alternatives Ă  son adresse Gmail

Sur Gmail, vous pouvez utiliser des alternatives Ă  votre adresse principale, en utilisant l’opĂ©rateur « + » et le terme de votre choix juste avant « @gmail.com« . De cette manière, vous pouvez crĂ©er des filtres et des libellĂ©s basĂ©es sur cette fonction pour organiser vos messages. Aussi, sachez que Gmail ne reconnaĂ®t ni les points, ni les majuscules. Une bonne idĂ©e de Google qui permet de rĂ©duire le nombre d’erreurs dans la saisie des adresses emails. De cette façon :

  • user.name@gmail.com = username@gmail.com
  • USERNAME@gmail.com = username@gmail.com
  • username+something@gmail.com = username@gmail.com

Annuler l’envoi d’un email

Le laboratoire Gmail accueille dĂ©cidĂ©ment de bien belles fonctionnalitĂ©s. En un clic, vous pouvez ainsi activer une fonction vous permettant d’annuler l’envoi d’un email. Pratique lorsqu’on se rend compte d’une erreur ou d’un oubli, juste après avoir cliquĂ© sur Envoyer ! Pour activer la fonctionnalitĂ©, il suffit de se rendre dans le labo (via les paramètres Gmail), et choisir l’extension proposĂ©e par Yuzo F.

Changer la mise en forme par défaut des messages

Les messages envoyĂ©s sur Gmail se ressemblent tous : par dĂ©faut, ils sont Ă©crits en noir sur blanc et utilisent la police d’Ă©criture Sans serif. Si vous souhaitez ajouter une touche personnelle Ă  la mise en forme de vos emails, rien de plus simple : rendez-vous dans le laboratoire Gmail, et activez l’option « Style par dĂ©faut du texte ». Ensuite, revenez dans la partie « GĂ©nĂ©ral » des paramètres de votre messagerie pour modifier la mise en forme par dĂ©faut.

Les fonctionnalités avancées du laboratoire Gmail

Sur Gmail, il existe de nombreuses extensions. Elles se trouvent dans le laboratoire Gmail, vĂ©ritable mine d’or des options avancĂ©es. Outre la possibilitĂ© d’annuler l’envoi d’un email par exemple, de nombreux dĂ©veloppeurs mettent Ă  disposition leurs outils. Voici les astuces que nous avons sĂ©lectionnĂ©es, toutes disponibles sur le labo :

  • Obtenir un aperçu rapide des emails dans la boĂ®te de rĂ©ception (en survol).
  • Afficher un aperçu Google Maps des adresses contenues dans les messages.
  • Afficher un bouton « Marquer comme lu » sur l’interface Gmail.
  • Activer un volet « Aperçu » pour visualiser directement les messages via votre boĂ®te de rĂ©ception.

Vous connaissez d’autres astuces pour amĂ©liorer Gmail ? N’hĂ©sitez pas Ă  les partager en commentaires ! Vous pouvez Ă©galement parcourir nos articles sur les mails pour dĂ©couvrir d’autres services : de l’outil pour se dĂ©sabonner des spammeurs Ă  la crĂ©ation d’adresses temporaires.

Commentaires

  1. jipay
    3 janvier 2013 - 11h32

    Merci pour cet article très intĂ©ressant qui m’a permis d’en apprendre beaucoup sur un service que j’utilise tout les jours !! :)

  2. Eskimo
    3 janvier 2013 - 13h57

    Google fait un très bon travail.
    Très intéressant ! Merci pour cet article instructif.

  3. thierryvanoffe
    4 janvier 2013 - 3h08

    Merci bcp pour cette sélection ;-)

170 commentaires supplémentaires

Laisser un commentaire

Il est possible d’utiliser ces balises HTML :
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>
Ce blog supporte le système Gravatar, pour obtenir le vôtre, inscrivez-vous sur Gravatar