Astuce : comment garder sa boite mail vide

Il y a deux types de boîtes mails. Celles qui sont pleines à craquer et que l’on n’arrive pas à vider, et celles qui affichent un joli « 0 mail(s) non traité(s) ». Si vous faites partie du premier groupe, il est temps d’agir. Parce qu’une boîte de réception trop pleine nuit gravement à votre productivité, à votre humeur et à votre capacité à gérer vos priorités. Alors autant prendre une heure pour remettre les compteurs à 0 et ensuite reprendre de bonnes habitudes..

Le site How to get focused a publié un diagramme décisionnel très simple destiné à vous aider dans le traitement quotidien de votre boîte mail. Que du très logique : si un mail est inutile, on le supprime. S’il n’est pas lié à votre activité directement, forwardez-le à la personne concernée et déléguez la tâche. S’il peut être traité en deux minutes, occupez-vous en tout de suite, et sinon ajoutez la tâche concernée à votre to-do-list. De cette manière, vous n’aurez jamais de mails en attente ! Il y a bien sur quelques conseils supplémentaires à ajouter, comme le fait de se désinscrire aux listes de diffusion non désirées plutôt que de les entasser en mails non lus… Ou de créer des dossiers par types d’émetteurs ou de priorités. A chacun sa manière de fonctionner !

Commentaires

  1. Simon Tripnaux
    19 juillet 2013 - 10h42

    C’est la méthode que j’applique depuis quelques jours et ça marche assez bien. Cela dit je conserve quand même pas mal de trucs en inbox quand je n’ai personne à qui déléguer (c’est souvent le cas) et que c’est un peu compliqué à expliquer sur un todo … Avec RTM ça avance quand même plus vite !

  2. Yohann
    19 juillet 2013 - 10h45

    Intéressant ce workflow, directement inspiré de la méthode GTD (Getting Things Done).

    Pour aller encore plus loin, il est possible de définir différentes TODO lists (au lieu d’une seule), en fonction du contexte de réalisation: est-ce un appel à passer (je peux le faire n’importe où)? un email à écrire (il me faut une connexion)? une proposition commerciale à réaliser (il me faut mon ordinateur).

    Décomposer ainsi en listes contextualisées vous permettra d’être encore plus efficace dans le traitement de vos emails ;-)

  3. fa8ulousfab
    19 juillet 2013 - 13h53

    Bonjour,

    Effectivement ça va à l’essentiel et j’avoue ça me plait!
    Car après tous 90% des mails ne servent qu’à pallier une impossibilité de communiquer de visu ou par téléphone…
    Quoi que, entre « les mails de confirmations  » à tout va et les « mauvais destinataires », il est difficile de savoir ce qui est réellement intéressant. On devrait dire aux personnes qui mettent en copie « en cécé » (comme on dit oralement) de n’envoyer des mails que lorsque s’ils avaient uniquement un téléphone ils contacteraient individuellement ou en groupe chacun des destinataires. D’ou la solution de plutôt recommander à ses collègues de vous appeler plutôt que d’envoyer des mails, qui ces derniers serviront d’appui aux discussions téléphonique. Rien qu’en adoptant cette méthode vous économisez facilement 30% des mails, et c’est d’autant plus convivial. Dernier point le gain de temps par téléphone et les échanges à battons rompu ainsi que que l’intonation de la voix font gagner des minutes précieuses, plutôt que de réfléchir à la rédaction du mail, les fautes, d’attendre la réponse…

    Le fait est que c’est tellement plus simple de taper les trois premières lettre d’un collègue pour l’inclure dans le mail « au cas où », que c’est ainsi que l’on est vite débordé.

    Par conte le schéma n’aborde pas un point important concernant l’archivage, car les précautions veulent que ce soit d’un client, d’un supérieur, d’un exécutant, on conserve des traces/preuves écrites des dires des uns et des autres (oui certains sont paranoïaques).
    Car si l’on a pas de crm, la boite mail reste l’outil favoris d’archivage…

    Qu’en pensez-vous?

8 commentaires supplémentaires

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