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Astuce : comment garder sa boite mail vide

Il y a deux types de boîtes mails. Celles qui sont pleines à craquer et que l’on n’arrive pas à vider, et celles qui affichent un joli « 0 mail(s) non traité(s) ». Si vous faites partie du premier groupe, il est temps d’agir. Parce qu’une boîte de réception trop pleine nuit gravement à votre productivité, à votre humeur et à votre capacité à gérer vos priorités. Alors autant prendre une heure pour remettre les compteurs à 0 et ensuite reprendre de bonnes habitudes..

Le site How to get focused a publié un diagramme décisionnel très simple destiné à vous aider dans le traitement quotidien de votre boîte mail. Que du très logique : si un mail est inutile, on le supprime. S’il n’est pas lié à votre activité directement, forwardez-le à la personne concernée et déléguez la tâche. S’il peut être traité en deux minutes, occupez-vous en tout de suite, et sinon ajoutez la tâche concernée à votre to-do-list. De cette manière, vous n’aurez jamais de mails en attente ! Il y a bien sur quelques conseils supplémentaires à ajouter, comme le fait de se désinscrire aux listes de diffusion non désirées plutôt que de les entasser en mails non lus… Ou de créer des dossiers par types d’émetteurs ou de priorités. A chacun sa manière de fonctionner !

Commentaires

  1. Simon Tripnaux
    19 juillet 2013 - 10h42

    C’est la méthode que j’applique depuis quelques jours et ça marche assez bien. Cela dit je conserve quand même pas mal de trucs en inbox quand je n’ai personne à qui déléguer (c’est souvent le cas) et que c’est un peu compliqué à expliquer sur un todo … Avec RTM ça avance quand même plus vite !

  2. Yohann
    19 juillet 2013 - 10h45

    Intéressant ce workflow, directement inspiré de la méthode GTD (Getting Things Done).

    Pour aller encore plus loin, il est possible de définir différentes TODO lists (au lieu d’une seule), en fonction du contexte de réalisation: est-ce un appel à passer (je peux le faire n’importe où)? un email à écrire (il me faut une connexion)? une proposition commerciale à réaliser (il me faut mon ordinateur).

    Décomposer ainsi en listes contextualisées vous permettra d’être encore plus efficace dans le traitement de vos emails ;-)

  3. fa8ulousfab
    19 juillet 2013 - 13h53

    Bonjour,

    Effectivement ça va à l’essentiel et j’avoue ça me plait!
    Car après tous 90% des mails ne servent qu’à pallier une impossibilité de communiquer de visu ou par téléphone…
    Quoi que, entre « les mails de confirmations  » à tout va et les « mauvais destinataires », il est difficile de savoir ce qui est réellement intéressant. On devrait dire aux personnes qui mettent en copie « en cécé » (comme on dit oralement) de n’envoyer des mails que lorsque s’ils avaient uniquement un téléphone ils contacteraient individuellement ou en groupe chacun des destinataires. D’ou la solution de plutôt recommander à ses collègues de vous appeler plutôt que d’envoyer des mails, qui ces derniers serviront d’appui aux discussions téléphonique. Rien qu’en adoptant cette méthode vous économisez facilement 30% des mails, et c’est d’autant plus convivial. Dernier point le gain de temps par téléphone et les échanges à battons rompu ainsi que que l’intonation de la voix font gagner des minutes précieuses, plutôt que de réfléchir à la rédaction du mail, les fautes, d’attendre la réponse…

    Le fait est que c’est tellement plus simple de taper les trois premières lettre d’un collègue pour l’inclure dans le mail « au cas où », que c’est ainsi que l’on est vite débordé.

    Par conte le schéma n’aborde pas un point important concernant l’archivage, car les précautions veulent que ce soit d’un client, d’un supérieur, d’un exécutant, on conserve des traces/preuves écrites des dires des uns et des autres (oui certains sont paranoïaques).
    Car si l’on a pas de crm, la boite mail reste l’outil favoris d’archivage…

    Qu’en pensez-vous?

  4. Tim
    19 juillet 2013 - 16h39

    Excellent guide pour garder sa boite mail clean. Et fa8ulousfab très bien ta catégorisation des todolist en fonction des moyens à ta disposition.
    Personnellement, quand je vois un mail et que je décide de ne pas le traiter immédiatement, je le laisse en non lu, ce qui n’est pas le mieux, mais reste efficace.

    Sinon, connaissez vous un bon outils type extensions chrome, qui mettent éléments des todo liste en alarme en fonction de l’heure ?

  5. Romain
    19 juillet 2013 - 16h55

    Dans la méthode GTD, on a une partie « Référence » qui sert d’archive à tout ce qui pourrait resservir… Mais il faut s’organiser des session de tri dans cette référence !

    Autre chose : penser à arrêter le client mail de temps en temps et se faire 2 ou 3 sessions de tri par jour. Le mail n’est pas le téléphone : les gens ne devraient pas attendre de réponse immédiate.

  6. Brice
    19 juillet 2013 - 19h14

    Bonjour,

    Personnellement avec Gmail, les libellés et les filtres permettent de faire des choses magique et d’épargner 90% de la première étape.

    Déjà de mettre de côté automatiquement de côté les mails que vous souhaitez conserver mais que vous ne voulez pas avoir sous les yeux. Comme ceux de maman qui vous demande quelle montre acheter à Papa et qui vous bombarde de 10 messages pendant les heures de boulots. Ou les newsletters que vous souhaitez consulter quand vous aurez le temps.

    Personnellement c’est une fonctionnalité qui m’a changée la vie.

  7. Camille
    22 juillet 2013 - 12h54

    Top ! J’aime bien l’idée des TODO contextualisées lue dans les commentaires : à essayer de notre côté :)

  8. jerome
    22 juillet 2013 - 13h18

    Bonjour,

    quand on a mis des tas de drapeaux partout et de toutes les couleurs en plus ? Comment faisons-nous ?

    La recherche dans les mails : un destinataire qui ne met pas d’objet à ses mails, un destinataire qui répond à un mail sans laisser dans le corps ce à quoi il répond ? un destinataire qui répond à un mail et en profite pour ajouter des informations concernant 4 autres projets différents.

    La boîte mail a à peine évoluer depuis Caramel. Les technologies l’on rendu plus sexy et plus rapide mais fondamentalement, elle n’a pas changé. Une adresse mail que vous possédez depuis 10 se retrouve invariablement destinatrice de 50 mails (plus le week end) Spam par jour (aucune désinscription).

    Il est temps de revoir l’usage de l’email.
    1 – Technique :
    – aucun mail ne devrait nous parvenir si le contact n’existe pas dans notre base contacts
    – Le mail devrait être systématiquement accompagné d’un outil d’organisation qui permet de les découper en autant de mini-messages que l’on peut organiser selon notre souhait.
    – Les newsletters devraient être perçu par la boîte mail comme un outil de communication et devraient être rangés dans une catégorie par défaut adéquate : un système en réseau qui permettrait de mettre ces newsletters dans un pot commun avec d’autres utilisateurs et donc accéder à leurs newsletters aussi sans pour autant s’y inscrire.
    – etc. Il y a plein de chose à faire

    2 – Principes à appliquer dans le cadre professionnel :
    – si le problème peut être traité par téléphone alors téléphonez
    – le téléphone répond en règle général à 80% des cas à la place des mails
    – ATTENTION : ces deux lignes précédentes impliquent qu’il faut cesser d’avoir peur du téléphone et du fait de devoir parler à quelqu’un d’autre : donc décrochez votre téléphone.
    – un mail n’est pas Messenger, si vous vous trompez dans une phrase effacez et réécrivez-la.
    – organisez la structure du mail en paragraphe notamment et mettez en exergue les phrases importantes ou demandant une réaction.
    – ne négligez pas les rappels aux épisodes précédents.
    – un mail sert de compte rendu
    – un mail sert à garder une trace dans des échanges et éventuellement de liste de tâches à parcourir.

    En appliquant ces quelques règles, on réduit notre quantité de mails à lire, à supprimer, à mettre en tâche avec un barème d’urgence plus ou moins clair.

    Certaines entreprises sont sur du Zéro mail. Cette idée est stupide car forcément, ils utilisent un autre système (basecamp ?) qui deviendra aussi nécrosé qu’une boîte mail. C’est avant tout affaire d’explication.

    Dans la vie privée, c’est différent mais pas tant que cela : l’écrit est sujet à interprétation alors que l’oral repose sur un système de question réponse qui pousse à la compréhension. Même dans la vie privée, le mail devrait être réservé à des choses informatives ou organisationnelles ou aux monologues de toute sorte comme certaines lettres d’entant.

    Merci

  9. Stéphanie
    22 juillet 2013 - 14h53

    Très efficace au moins comme méthode, même si à mon avis au bout d’un certain moment donné on est obligé d’y passer plus de deux minutes. Depuis que gmail a MAJ sa boite email, ça devient déjà beaucoup plus simple pour traiter ses emails et les faire basculer sur un autre dossier. Bon aller, je m’y essaie :)

  10. daniel b
    23 octobre 2013 - 20h57

    Chez moi, les mails qui parlent de rien ou qui veulent me proposer quoi que ce soit vont plus vite que l’éclair dans la poub’!
    Je ne lis que ceux des la famille, des amis très proches et des mes clients!
    ..et j’aime cette rondeur poétique du 0 !

  11. Lara
    10 juillet 2014 - 16h57

    Ce thème est intéressant. Pour créer votre mail professionnel consultez le site: http://www.creer-mail-professionnel.fr/

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